כיצד לתכנן את הזמן שלך ב-Notion באמצעות GTD

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

אסוף את כל העניינים שלך בטבלה שימושית אחת לשליטה קלה.

מה זה GTD

האקר החיים פרסם שוב ושוב מאמרים על טכניקת GTD - Getting Things Done. הוא הומצא ותואר בפירוט בספרו על ידי המאמן העסקי דיוויד אלן. בקצרה, ניתן לתאר את הכללים הבסיסיים של מערכת זו באופן הבא:

1. ללכוד את כל המידע … רשום את כל הרעיונות, המשימות והמעשים. אם יש משהו שאתה לא יכול לעשות עכשיו, עשה חותם מבלי להסתמך על הזיכרון. כל מה שאתה מקליט מאוחסן במה שנקרא Inbox.
2. לשמור על הסדר. כשהתיקיה עם "משימות נכנסות" מתמלאת, עליכם לארגן את תוכנה, למיין משימות לקטגוריות וליצור הסברים והערות כדי שלא תשכחו דבר.
3. תעדוף … לכל משימה צריך להיות תאריך יעד ומידת חשיבות כדי שתדע מה לעשות קודם ומה יכול לחכות.
4. שמור הכל בהישג יד … ל-GTD אין מקום לעקרון "כתוב מאוחר יותר". רשימות המטלות וההערות שלך צריכות להיות תמיד לעיניך: במחשב, בסמארטפון, בטאבלט ובמכשירים אחרים. בדרך זו, אם עולה בראש רעיון מעניין או שאתה חושב על מקרה לא מוקלט, אתה יכול לרשום אותו מיד. כאשר המועד האחרון למשימה מתקרב, תקבל תזכורת, תהילה להתראות בכל מקום.

אתה יכול לקרוא עוד על GDT במדריך שלנו.

הטכניקה טובה עבור הרבגוניות שלה. היוצר שלו, דיוויד אלן, מיושן משהו: ב"אינבוקס" הוא מתכוון לתיקיית נייר אמיתית. הוא אפילו הדפיס מיילים והעלה אותם על ערכות קבצים.

אבל באותה הצלחה ניתן להחיל GTD על קבצי מחשב ותיקיות, באמצעות מערכת זו בשילוב עם שירות כלשהו. לדוגמה, אתה יכול להשתמש בטכניקה זו כדי למיין את הודעות האימייל שלך ב-Gmail, לכתוב משימות ל"", או לקחת שליטה מלאה על החיים שלך עם. לבסוף, מנהלי משימות רבים כמו אותה Wunderlist מתחדדים תחת הפילוסופיה של GTD.

וכמובן, אתה יכול להשתמש בטכניקה בתוכנית נפלאה ורב-תכליתית כמו Notion.

זהו הכלאה של Google Docs, Evernote, Trello ועוד תריסר יישומים אחרים. Notion יכול לעשות כמעט כל מה שאתה צריך כדי לעבוד. הערות, גיליונות אלקטרוניים, מאגרי ידע, רשימות מטלות, לוחות קנבן, מסמכים - לתוכנית יש הכל. זה חטא לא להשתמש בו כדי לארגן את העניינים שלך בסגנון GTD.

ומריה אלדרי, יועצת עסקית שעוזרת למנהיגים עסקיים לארגן את עבודתם, יצרה מערכת משלה מבוססת GTD עבור Notion. היא שיתפה את ההתפתחויות הללו בבלוג שלה.

כיצד להשתמש ב-GTD ב-Notion

אני לא מאוד מאורגן. אז כשגיליתי על ה-GTD של דיוויד אלן, החיים שלי ממש השתנו. עכשיו זה סוג של דת בשבילי. בהדרגה בניתי מערכת משלי, שמאפשרת לי להתעדכן בהכל, לעבוד בקצב הרגיל שלי.

אני משתמש בתרגול שאני מכנה תכנון שבועי. אני מקדיש שעה בכל יום ראשון (או שני) כדי לתכנן את השבוע קדימה. הרגל זה עוזר לי לפתור בעיות מורכבות על ידי פירוקן לקטנות יותר וניתנות לניהול. אז אני עושה יותר, פחות עייפות, ומתמקד יותר בקלות בעבודה.

בשבילי, Notion הוא כמו משחק. לוקח זמן להגדיר את המערכת. אבל כשהיא מוכנה, השלמת משימות הופכת למהנה, פשוטה ומהירה.

מדי שבוע אני לוחץ על כפתור ב-Notion ומופיע לפניי גיליון אלקטרוני ריק. יש כאן אחד ריק, שבו אתה יכול לאסוף ולהשתמש.

הנה התהליך שלב אחר שלב שבו אני משתמש כדי לתזמן את המשימות שלי עם Notion.

1. אסוף את הרעיונות שלך

הקדישו 10 דקות לרשום ולרשום את כל הרעיונות שלכם בעמודה זו. הם יהפכו למשימות שאתה צריך להשלים בשבוע הקרוב.

1. רשום את כל הפרויקטים שלך שעדיין לא הושלמו.
2. בדוק את המשימות שלך בשלושת החודשים הקודמים כדי למצוא את המשימות המצטיינים.
3. תסתכל בלוח השנה שלך: אולי גם שם מתוכנן משהו.
4. בדוק את מחברת הנייר שלך, אם זמינה. אולי יש גם כמה רעיונות שצריך להעביר ל-Notion.
5. תחשוב אם יש עוד משימות שאתה צריך לעשות או אנשים לעבוד איתם.

אסוף את כל הרעיונות הללו יחד ורשום אותם בעמודה הראשונה. זו התוכנית שלך לשבעת הימים הבאים.

2. הקצה את הפעולות המתאימות

רעיון הוא לא רע, אבל ללא פעולה אקטיבית, הוא יישאר רעיון. שאלו את עצמכם, "מה עליי לעשות כדי להעביר את המשימה לסוף?"

לדוגמה:

• המשך למלא את האתר בתוכן ← כתוב טיוטה של מדור "עליי".
• צור לוח שנה לפרסום תוכן ← צייר מפת זיכרון לפוסטים והקצה תאריכים.
• צור סרטון לבלוג ← כתוב תסריט וידאו.
• הכירו את כריס ← שלח לו מייל עם תאריך ומקום הפגישה.

זכור, אם נדרשת יותר מפעולה אחת כדי להשלים משימה, עליך להחליט מה לעשות קודם.

3. הגדר דחיפות

לאחר מכן, עליך להגדיר את הדחיפות של כל משימה. זה הכרחי כדי להתמקד בדברים החשובים באמת, ולא רק לעשות המון עבודה.

כדי להבין אילו דברים לעשות קודם, אני ממיין את הרעיונות שלי לארבע קטגוריות:

• משימות חשובות - דברים שמקרבים אותנו להשגת יעדים.
• משימות דחופות - פעולות הדורשות התייחסות מיידית.
• זה לא יזיק - קטגוריה זו כוללת עניינים שאולי אינם דחופים ואינם חשובים, אך יישומם יקל על חייכם בשבעת הימים הבאים.
• יכול לחכות - אלו משימות שניתן לתזמן מחדש לשבוע נוסף.

4. קבעו את רמת הריכוז

למרבה הצער, לכולנו יש כמות מוגבלת של תשומת לב, זמן ואנרגיה. כל משימה צורכת אחוז מסוים מהמשאבים החשובים הללו. לכן, הערך את המשימה המתוזמנת והקצה לה את המספר המתאים בעמודה הרביעית.

לדוגמה, כתיבת טיוטה לפוסט בבלוג לקחה בערך 20% מתשומת הלב שלי. והמכתב לכריס הוא שלוש שורות - רק 2%.

5. הקצה עדיפות

תיבת סימון זו מסמנת משימות בעלות התגים "חשוב" ו"דחוף". כלומר, הם צריכים להיעשות, לא משנה מה. זו רשימת העדיפויות שלך.

כשתסיים לבחור את המשימות הללו, הוסף את האחוזים מהעמודה הקודמת כדי לראות כמה משאבים תוציא עליהם. אם התברר ליותר מ-90%, אז הערכת יתר על המידה את הכוח שלך ונגסת יותר ממה שאתה יכול ללעוס. תזמינו מחדש חלק ממנו לשבוע הבא, אחרת תהיו עמוסים מדי ולא יהיה לכם זמן לכלום.

אגב, טיפ שימושי: Notion מאפשר לסנן את התוכן של שורות טבלה - כך תוכלו לבחור משימות עדיפות.

6. תזמן את המשימה

סימן ביקורת בעמודה הבאה מראה אם המשימה מתוזמנת בלוח השנה שלך. החליטו מתי תפעילו אותו וצרו אירוע מתאים.

אגב, אם אתה לא משתמש ביומן גוגל או משהו כזה, קנה לעצמך Notion. שם תוכל להוסיף משימות מתוכננות לשבוע.

7. האצל את המשימה

כן, יש לך אותו מספר שעות ביום כמו ביונסה, אבל יש לה צוות עצום של עוזרים שעושים עבורה את העבודה המלוכלכת, אז היא עושה יותר. עם זאת, אם יש לך גם מישהו שעל כתפיו אתה יכול להעביר חלק מהמשימות, עשה זאת וסמן את המשימה המואצלת בעמודה המתאימה.

8. סיים את המשימה

ובכן, הכל פשוט. כשתסיים את הפרויקט שלך או תסיים משימה, סמן את התיבה בעמודה האחרונה.

מַעֲנָק

הנה כמה שלבים שיעזרו לך להתארגן עוד יותר:

1. בדוק את ההוצאות שלך בשבוע האחרון ותכנן את התקציב שלך לשבוע הבא.
2. חשבו על התפריט שלכם לשבוע, הוסיפו מוצרים לרשימת הקניות.
3. עבד את תיבת הדואר הנכנס שלך בשבעת הימים האחרונים בזמן וממיין את כל מה שהצטבר שם.
4. תכנן לפחות יום אחד בשבוע לפעילות גופנית.

זכור כי GTD די גמיש וניתן להתאים אותו לצרכים שלך. אל תהסס להתאים את תבניות ה-Notion. למשל, טור הקשב של מריה נראה לי מיותר. מבחינתי מספיקה הערה אם המשימה דחופה או לא. אתה יכול בקלות למחוק את העמודות שלו ולהוסיף עמודות משלך. אז יצרתי עמודה שכותרתה "עבודה", "בית", "יצירתיות" ואחרות כדי למיין משימות לפי קטגוריות. אתה יכול לעשות את זה בדרך שלך.