מהי ביקורת פנימית וכיצד עושים זאת

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

יש לבצע בדיקות לא לראווה, אלא כדי לשפר את זרימות העבודה.

מהי ביקורת פנימית

ראשית, עליך להבין מה הכוונה במילה זו. במובן הצר, המאושר בחוק, מדובר בבדיקת מהימנות דוחות חשבונאיים. כל ביקורת יכולה להיות חיצונית במעורבות מבקרי צד שלישי או פנימית – בעזרת המשאבים שלנו.

ביקורת פנימית של מסמכים חשבונאיים נדרשת על ידי כל ארגון המנהל הנהלת חשבונות. כלומר, הביקורת חייבת להתבצע על ידי כל אנשי העסקים, למעט יזמים בודדים.

בפועל נראה שההליך מחייב, אבל לא מאוד: אין תקנות ברורות להתנהלות, ואין אחריות להתחמקות. כל כך הרבה אנשים מארגנים "ביקורת פוטמקין": הם רושמים הכל במסמכים, אבל בעצם לא בודקים כלום (ולשווא, אבל על כך בהמשך).

ישנן מספר קטגוריות של ארגונים המחויבים לבצע ביקורת בהתאם לכל הכללים ולדווח למדינה. אבל הבדיקה כבר לא לגמרי פנימית: היא יכולה להתבצע רק על ידי חברות ביקורת או רואי חשבון בודדים הכלולים בפנקס משרד האוצר. הליך כזה הוא חובה עבור תאגידים ממלכתיים, קרנות השקעות, חברות מניות, בנקים וארגוני מיקרו-פיננסים, וכן חברות עם הכנסה של 800 מיליון בשנה או עם נכסים מאזניים של יותר מ-400 מיליון בסוף השנה. הרשימה המלאה היא נרחבת (ניתן לצפות בה), אך אינה חלה על הרוב המכריע של אנשי העסקים.

לכן נתמקד בביקורת שנקבעה לרוב החברות.

למה אתה צריך ביקורת פנימית

זה זמן טוב לזכור שלביקורת יש משמעות רחבה יותר.

לא מדובר רק בבדיקת דוחות כספיים, אלא גם בבדיקת הפעילות של הארגון שלך בכללותו. המספרים, כמובן, צריכים לקבל עדיפות ותשומת לב עדיפות. אבל אם יש הזדמנות לחפור עמוק יותר, לצלול לתוך התהליכים, אז עדיף לעשות את זה.

תוצאות ביקורת כזו אינן נחוצות להצגה בפני רשויות הפיקוח. בדיקות נחוצות בעיקר למנהיגים עסקיים כדי להשיג מספר יעדים:

• בדקו את מהימנות הדוחות וראו איך באמת המצב עם הכספים. כמובן שאם העבודה מתבצעת בצורה אחראית, אתם כבר יודעים מה קורה. אבל אף אחד לא חסין מטעויות. ביקורת תוודא שהכל תקין עם המסמכים.
• קבע באיזו יעילות החברה והחטיבות שלה פועלות.
• זהה והעריך את הסיכונים איתם מתמודד הארגון בזמן הפעילות.
• היכונו לתקשורת עם משקיע או מלווה. ממצאי הביקורת ידגימו ברהיטות את מצבה של החברה.
• מצא מאמרים לחיסכון.

מה לבדוק במהלך ביקורת פנימית

אין הגבלות, אבל שימו לב לנקודות הבאות:

• דוחות כספיים. כבר דנו בחשיבות בדיקת מסמכי הנהלת חשבונות, הכל ברור כאן.
• מיסים. מה ומתי משולם, האם ניירות הערך מועברים לשירות המס הפדרלי בזמן, האם יש מחסור, האם משטר המס נבחר בצורה מיטבית וכו'.
• עמידה בחוקים ובתקנות. האם כל התהליכים מנופאים מנקודת מבט של חקיקה והאם הפקחים, אם יגיעו, לא ימצאו הפרות. יתרה מכך, כדאי לזכור על כל הפקחים - כבאים, שומרי סביבה וכדומה.
• אבטחת מידע. כיצד מאוחסנים מסמכים ונתונים, האם עובדים מאומנים לא להיות מותקפים על ידי פולשים.

כיצד לארגן ביקורת פנימית

ישנם מספר שלבים בסיסיים.

קבע מי יבצע את הביקורת

התנאי העיקרי כאן הוא עצמאות.נניח לבקש מרואה חשבון לבדוק דוחות כספיים זה מוזר מסיבות ברורות. הוא עצמו חיבר אותם. אתה צריך מישהו עם פרספקטיבה עצמאית. אך יחד עם זאת, חשוב שהאדם יבין את הנושא שייבדק.

ביקורת פנימית יכולה להתבצע על ידי עובדי המיזם, מחלקה נפרדת, אם יש כזו, או המנהל עצמו. ניתן גם לשכור קבלן.

תוציא פקודה מהראש

על הנייר לציין את מועדי הביקורת, לציין מי עורך אותה ובאילו תנאים.

תחליט מה אתה רוצה מהבדיקה

לפני ביקורת פנימית, עליך לערוך מסמכים. הם רושמים מדוע הבדיקה מתבצעת, כלומר אילו מטרות אתה רוצה להשיג. כדאי גם לקבוע מי יעשה מה, איך ומה יבדקו המבקרים, איך עליהם להציג את ממצאיהם. אל תשכח לציין לפי אילו קריטריונים יוערכו ביצועי הפקחים. זה חשוב במיוחד אם מעורב קבלן ואתם צריכים לשלם איתו.

המשך לבדוק

אנשים אחראיים בודקים מסמכים, מדברים עם עובדים, עושים כל מה שנדרש מהם.

ערכו דו"ח ביקורת

אם אנו מדברים על דוח ביקורת המבוסס על תוצאות בדיקת מסמכים חשבונאיים, שנערך בהתאם לכל הכללים, הוא צריך להכיל:

• השם "דוח מבקר";
• ציון הלקוח - למי ימסר הדיווח;
• פרטי החברה המבוקרת;
• מידע על המפקח;
• רשימת מסמכים שנבדקו;
• נתונים על העבודה שנעשתה על ידי רואי החשבון;
• מידע על הפרות שהתגלו;
• תאריך המסקנה.

באופן כללי, אתה יכול להיות מונחה על ידי תוכנית זו. או לארגן זאת אחרת, אם מדובר במסמך לשימוש פנימי בלבד.

עיין בדוח והחליט מה לעשות הלאה

אם הביקורת לא מבוצעת לראווה, יש לנתח את המידע המתקבל ולהבין כיצד להיות. למשל, להביא מסמכים בהתאם לחוקים או לבנות מחדש תהליכים במחלקה לא יעילה.

עם זאת, חשוב לא לחתוך מהכתף. יש צורך לא רק ללמוד את הדו ח, אלא גם להבין כיצד ומדוע יכולות להופיע השגיאות המתוארות בו. יש לזכור גם שלפעמים מבקרים מנסים יותר מדי למצוא פגמים וכתוצאה מכך מוצאים בעיות במקום שאין כאלה. באופן כללי, אל תמהרו להעניש ולפרגן מבלי להבין.

באיזו תדירות אתה צריך לערוך ביקורת פנימית?

התנאים נקבעים על ידי ראש החברה. למעשה, יש צורך לצאת מפרטי החברה וצרכיה. למשל, אם הארגון קטן ויש מעט מסמכים, ולצורך אימות יש צורך לקרוע חלק מהעובדים מעבודתם הישירה, אין צורך לבצע ביקורת לעיתים קרובות. ובכן, אם מדובר בחברה ענקית, אולי כדאי לעשות בדיקות מספר פעמים בשנה.