5 שלבים פשוטים לניקוי תיבת הדואר הנכנס שלך

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

אם נמאס לך לגרוף את הדואר שלך ולא יכול להסתכל בתיבת הדואר הנכנס שלך בלי אימה, אולי כדאי לך לנסות כמה אמצעים בסיסיים אך קבועים כדי להילחם בזרימת המכתבים הגוברת?

1. בכל מצב לא ברור, מיין את הדואר שלך

תור בקופה בסופרמרקט, בתחנת דלק, לרופא או המתנה לרכבת בסינר/מטוס בשדה התעופה זה מקום וזמן טוב למיין דואר נכנס, למיין ולמחוק מכתבים מיותרים. האם הפסקתם להתעניין במשהו, האם אינכם מתעניינים יותר בשאלות או נושאים מסוימים? פשוט מחק מיילים והודעות לא רלוונטיות מבלי לפתוח אותם! אם אתה רוצה להפוך את התהליך הזה לאוטומטי, אתה עדיין יכול להשתמש בכל הדיוור והמנויים הישנים בזמן הפנאי שלך.

2. תוויות עם עומס פונקציונלי

צור אוסף של תוויות עם שמות שמסבירים את עצמם - ופשוט שלח את כל הדואר הנכנס בבת אחת לתיקיות שונות עם התוויות הללו. יחד עם זאת, האותיות הנכנסות ישתו כל הזמן לאפס. מה הטעם לשמור שם את כל המקרים, המשימות, ההזמנות, הפרויקטים או ההזמנות, כאשר לכל קטגוריה או נושא ניתן ליצור תיקיות אוניברסליות עם שמות מתאימים.

יתרה מכך: לתיקיות וקיצורי דרך כאלה, ניתן (וכדאי) להקצות גם תזכורות בלוח השנה – ואז לעולם לא תלכו לאיבוד במשימות המתוכננות ובתאריכים/פגישות/אירועים חשובים.

3. כפתור הארכיון הוא החבר הכי טוב שלך

סימון מכתב כנקרא אינו זהה לקריאתה בפועל. אותו דבר לגבי שמירת מיילים. אם אינך מהאנשים ששולחים את כל מה שאתה קורא לפח, אל תשכח את היכולת לאחסן דואר ולהסתיר ארכיונים. אם אתם רגילים להזכיר לעצמכם דברים חשובים ופגישות בעזרת אותיות נקראות אך לא נסתרות, אולי עדיף לנסות אפליקציות ליצירת רשימות משימות?

4. בעת הפתיחה יש להקפיד לא לבזבז זמן

רמז פשוט: שולח לא ידוע או שורת נושא לא מוגדרת הם האות הראשון שניתן להתעלם מכתב זה בבטחה או לדחות למועד מאוחר יותר. החלט אם לקרוא מייל מסוים לפני שאתה פותח אותו. זה יחסוך לעצמך הרבה זמן, עצבים ולחיצות מיותרות.

5. תנו לאפליקציות ייעודיות לעשות עבורכם את כל העבודה

אם אתם מרגישים שאתם בעצמכם לא מצליחים לשמור על סדר בתיבת המייל שלכם, תמיד תוכלו להפחית את רמת רעשי המידע ולהתמודד עם שגרת הדואר באמצעות אפליקציות מיוחדות. הנה רק כמה אפשרויות לבחירה:

• : עוזר להסתיר את המכתב ולהזכיר לו בזמן הנכון, ולא לזכור את כל הפגישות / התשובות / המשימות הנדרשות. ובהודעות הנכנסות תמיד יהיו ריקות בו זמנית.
• : יעזור לך ללמוד מי כותב לעתים קרובות יותר בעסק, ומי רק מייצר רעש, אילו מכתבים יש להסתיר או מאילו דיוור לבטל את המנוי ועוד.
• : שירות דואר אלקטרוני בענן, ששומר לא יותר מ-5 אותיות בתיבת הדואר הנכנס.