כיצד לנקות במהירות ובקלות את תיבת הדואר הנכנס שלך ב-Gmail

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

הבעיה של המספר ההולך וגדל של הודעות שלא נקראו בתיבת הדואר הנכנס מטרידה מספר עצום של משתמשים. כדי לפתור אותה, נוצרו עשרות הרחבות ונכתבו מאמרים רבים על מתודולוגיית השימוש בג'ימייל. עם זאת, אין צורך כלל להמציא משהו חדש אם יש כלי עבודה מוכחים. במאמר זה אראה לכם כיצד להתמודד עם תעבורת דואר אלקטרוני באמצעות מערכת הקיצורים של Gmail.

תוויות Gmail הן תוויות מותאמות אישית שבהן אתה יכול להשתמש כדי לסווג הודעות דוא ל. יחד עם זאת, בניגוד לתיקיות, למכתב יכולות להיות מספר תוויות, כלומר, מכתב יכול להיות בו זמנית בכמה קטגוריות.

אחת הסיבות להצפה ההדרגתית של תיבת הדואר הנכנס היא שמשתמשים רבים משתמשים בה כדי לאחסן את כל הדואר שנכנס לתיבת הדואר הנכנס שלהם. יחד עם זאת, ניתוח הדואר מתחיל באותיות החדשות ביותר, כך שאותן הודעות שנמצאות בתחתית תיבת הדואר שלך עשויות לעולם לא להגיע לעיניך.

מערכת התוויות שבה אני משתמש מאפשרת לי לעבד מכתבים לא לפי זמן ההגעה שלהם, אלא לפי חשיבותם. אתה יכול בקלות למיין את כל המיילים לקטגוריות של פעולות מיועדות ולהקדיש את זמנך לדברים חשובים באמת, ולא לזבל פרסומי. לשם כך, עליך ליצור רק חמש תוויות חדשות.

• "!בֵּדְחִיפוּת!". מכתבים הדורשים פעולה דחופה נכנסים לקטגוריה זו. תווית זו דורשת תשומת לב מלכתחילה, שכן יש לעבד את המיילים המסומנים בה באופן מיידי.
• "מתוכנן." סמן בתווית זו את האותיות המחייבות אותך לפעול בעתיד הנראה לעין ויש לה תאריך ספציפי. למשל, תזכורת לשלם עבור אירוח בהקדם או הודעה על פגישה עתידית.
• "לענות". קטגוריה זו תאסוף את כל המיילים שאתה רוצה להשיב להם, אך אין הגבלת זמן לתשובתך. ברור שדואר זה יעובד ככל שיתפנה זמן.
• "הַמתָנָה". לפעמים יש מצבים שבהם עסק או פרויקט שדיברת עליו בהתכתבות הדואר שלך, כמו שאומרים, קופא. כלומר, עשית כל מה שתלוי בך בצד שלך, ועכשיו אתה רק מחכה לתגובה או להזמנה הבאה. מכתבים שאינם דורשים מכם השתתפות פעילה כרגע, אך עדיין חשובים, אנו מסמנים בתווית זו.
• "עָשׂוּי". זוהי תווית למקרים שהושלמו ובעיות שנפתרו. באופן עקרוני, ניתן יהיה לאחסן התכתבות כזו באופן מיידי, אך עדיין עדיף לשים אותה זמנית באבא נפרד. זה יאפשר לך לפנק את ההערכה העצמית שלך בסוף שבוע העבודה, וגם ישמש חומר לניתוח התפוקה שלך.

לפיכך, הניתוח הראשוני של התכתבות בג'ימייל מסתכם במבט מהיר על הכותרות או התוכן וסיווג כל המיילים. זה ייקח לך פחות זמן בסדר גודל מעיבוד רציף של כל אות, כך שבקרוב תיבת הדואר הנכנס שלך תהיה ריקה לחלוטין.

ברגע שזה קורה, אתה יכול לנווט אל "! דחוף!" ולהתמודד עם המכתבים החשובים ביותר באמת. כאשר עסקנו בקטגוריית העדיפות הזו, אז אנחנו עוברים לקטגוריית המשימות שתוכננו בעבר ומבצעים את אלו שאמורות לפוג. אם אחרי זה עדיין נשאר לך זמן, אז פתח את התיקיה עם אותיות משניות ממתין לתגובה. תהליך זה, ככלל, אינו דורש מאמץ רב ותשומת לב מיוחדת, ולכן ניתן לבצע אותו בסוף יום העבודה. ובכן, ניתן להעריץ את האותיות שכותרתן "בוצע" פעם בשבוע כשמסכמים את התוצאות.

כך, בעזרת השלבים הפשוטים הללו, תמיד אפשר לשים לב מספיק לדברים חשובים ולא לבזבז אותה על התכתבויות ריקות.תיבת הדואר שלך תמיד תהיה ריקה, ולעולם לא תאבד עוד אות אחת בתוך הכאוס והבלבול של אלפי מכתבים בלתי נראים.

האם אתה משתמש בתגיות Gmail כדי למיין את הדואר שלך?