קטע מתוך ספר של מומחה לפריון שניסה על עצמו טכניקות ריכוז ובחר את היעילות ביותר.
איך לעצור הסחות דעת כל 5 דקות ולהתמקד במשימות חשובות
מיקוד היפר הוא היכולת להקדיש את זמנך ותשומת הלב לנושא או פרויקט בודד. ב-Hyperfocus: How I Learned to Do More With Less Time, כריס ביילי מסביר כמה דברים לתכנן ליום כדי לבצע דברים בהצלחה, איך לבחור את המשימות החשובות ביותר מתוך רשימה של משימות, ולבטל כל הסחות דעת.
היפרפוקוס מרמז על דברים רבים בו זמנית: זהו מצב מודע, כאשר איננו מוסחים, משחזרים במהירות את הריכוז ומשקעים לחלוטין בעבודה.
אנו מפרסמים קטע מתוך פרק 3, כוחו של היפרפוקוס, המסביר כיצד להיכנס למצב היפר מיקוד ולבחור את המיקוד הנכון להתמקד בו.
ארבעה שלבים של מיקוד יתר
בכל רגע נתון אתה מרוכז או בסביבה החיצונית, או במחשבות שבראש, או בשתיהן בו זמנית. אם אתה מודאג רק מהסביבה החיצונית, זה אומר שאתה חי במצב טייס אוטומטי. אתה נכנס למצב הזה בזמן שאתה מחכה לרמזור או מעבר אינסופי בין אותן אפליקציות בסמארטפון שלך. אם אתה עסוק רק במחשבות שלך, אז אתה שקוע בחלומות. זה יכול לקרות אם תחליט ללכת בלי הטלפון שלך, אתה חושב על משהו במקלחת או יוצא לריצה.
כדי להיכנס למצב של מיקוד היפר, אתה צריך להתחבר למחשבות שלך ולסביבה החיצונית ולכוון את כל זה במודע לפתרון בעיה אחת.
מהבחינה הזו, מיקוד היפר הולך לפני המצב שמיחאי צ'יקסנטמיהאלי מכנה "זרימה" - כאשר אנחנו שקועים לגמרי בעסק שלנו והזמן טס הרבה יותר מהר. כפי שמסביר Csikszentmihalyi בספרו Flow, במצב זה, "כל השאר נראה לנו לא רלוונטי". זו סיבה נוספת לכך שחובה בהחלט להתמקד בדבר אחד בלבד: הסיכויים להיכנס למצבי זרימה גדלים באופן אקספוננציאלי כאשר אובייקטים מרובים אינם מתחרים על תשומת הלב המוגבלת שלנו. היפרפוקוס הוא התהליך שמביא אותנו לזרימה.
כיצד להיכנס למצב היפר מיקוד
לפי מחקר מדעי, כאשר אנו מתרכזים, אנו עוברים ארבעה שלבים. אנחנו ממוקדים (ופרודוקטיביים) בהתחלה. ואז, אם אנחנו בעצמנו לא עוברים למשהו אחר ואם הם לא מפריעים לנו, המחשבות מתחילות להתפזר. בשלב השלישי, אנו שמים לב שאנו חושבים על דברים זרים. עלול לקחת הרבה זמן עד לרגע זה, במיוחד אם אין לנו הרגל לבדוק באופן קבוע מה ממלא את מרחב הקשב. (בממוצע, אנו שמים לב שאנו חושבים על דברים זרים, כחמש פעמים בשעה.) ובשלב הרביעי, אנו חוזרים למושא הקשב המקורי.
ארבעת השלבים של מיקוד יתר מבוססים על דיאגרמה זו.
כדי להיכנס למצב היפר מיקוד, עליך:
בחר מושא תשומת לב פרודוקטיבי או משמעותי.
הסר כמה שיותר הסחות דעת חיצוניות ופנימיות.
התמקד במושא הקשב הנבחר.
חזור כל הזמן אל האובייקט הזה והתמקד בו שוב.
קבלת החלטה במה אנו מתכננים להתמקד היא הצעד החשוב ביותר, מכיוון שככל שהמשימה פרודוקטיבית ומשמעותית יותר, כך הפעולות שלך הופכות ליותר פרודוקטיביות ומשמעותיות. לדוגמה, אם תחליט להתמקד בהכשרת עובד חדש, אוטומציה של פעילות שחוזרת על עצמה, או סיעור מוחות על השקת מוצר חדש, תהיה פרודוקטיבי לאין שיעור מעבודה במצב טייס אוטומטי.
אותו רעיון תקף בחוג הבית: ככל שמושא תשומת הלב שלך משמעותי יותר, כך כל החיים שלך משמעותיים יותר. אנו קוטפים את היתרונות של מיקוד יתר על ידי גיבוש כוונות פשוטות מאוד - למשל, לשקוע במלואו בשיחה עם אדם אהוב או ליהנות מארוחת ערב משפחתית ככל האפשר. אנחנו לומדים יותר, זוכרים יותר ומנתחים את הפעולות שלנו טוב יותר. כתוצאה מכך, החיים שלנו מקבלים יותר משמעות.
הצעד ההכרחי הראשון להתמקדות יתר הוא הכוונה, שחייבת להקדים את תשומת הלב.
השלב הבא הוא לבטל כמה שיותר הסחות דעת פנימיות וחיצוניות. יש סיבה פשוטה מדוע אנו נופלים טרף להם: בשלב מסוים, הסחות הדעת הופכות לאובייקטים מושכים יותר של תשומת לב מאשר דברים שאנו באמת צריכים לעשות. זה נכון גם בעבודה וגם בבית. התראות על מכתבים חדשים המופיעים בפינת צג מחשב מפתים אותנו בדרך כלל יותר מהעבודה שאנו עושים בחלון אחר, והטלוויזיה מאחורי גבו של בן השיח בפאב הופכת לאטרקטיבית יותר מהשיחה בפועל.
הרבה יותר קל להתמודד איתן מראש - עד שהן מופיעות, לרוב מאוחר מדי להגן על כוונותיך מפניהן. צריך לנטרל גם הפרעות - כולל זיכרונות ומחשבות שרירותיים (ולפעמים מביכים) שצצים לנו בראש כשאנחנו מנסים להתמקד, התנגדות נפשית למשימות לא אטרקטיביות (כמו הגשת החזר מס או ניקיון המוסך), ופשוט הדחף. לחשוב על דברים שונים. דברים כאשר נרצה להתמקד באחד.
שלישית, מיקוד יתר הופך אפשרי כאשר אנו מתרכזים באובייקט נבחר של תשומת לב לתקופה קבועה מראש. זה אומר שיש לנו תוכנית לשקוע בעבודה לתקופה מסוימת, שהיא גם נוחה וגם אפשרית עבורנו. ככל שנעבוד בזהירות רבה יותר על שני השלבים הראשונים, כך נתמודד עם המשימה בצורה טובה ובטוחה יותר בשלב זה.
לבסוף, רביעית, יש צורך במיקוד יתר על מנת להחזיר את תשומת הלב לאובייקט המקורי כאשר התודעה מתחילה לנדוד. אחזור על אמירה זו יותר מפעם אחת, כי היא בין הרעיונות החשובים ביותר של הספר הזה: לפי מחקר, המחשבות שלנו מתפזרות לצדדים 47% מהזמן. במילים אחרות, אם אנחנו ערים 18 שעות, אז רק במהלך שמונה מהן אנחנו שקועים במשימות שוטפות. זה נורמלי שמחשבות נסחפות הצידה, אבל חשוב להחזיר אותן כדי להשקיע זמן ותשומת לב בחפצים שנמצאים מולנו.
בנוסף, לוקח 22 דקות לחזור למשימה הנוכחית לאחר הפרעה או הפרעה. ואם אנחנו עצמנו מוסחים או מופרעים, אז לוקח לנו כבר 29 דקות לחזור לעבודה על המשימה המקורית.
ככל שאנו מעריכים לעתים קרובות יותר מה בדיוק תופס את מרחב הקשב, כך נוכל לחזור למסלול מהר יותר.
אבל אל תדאג יותר מדי לגבי זה לעת עתה - נדון בזה בפירוט מאוחר יותר.
אפשר לסכם את הרעיון של מיקוד היפר במשפט אחד: תוך כדי עבודה, שמור את תשומת הלב שלך על אובייקט אחד חשוב ומורכב.
בחירה במה להתמקד
תשומת לב ללא כוונה היא בזבוז אנרגיה.תמיד יש להקדים את תשומת הלב בכוונה - יתר על כן, הם משולבים בצורה מושלמת. לאחר שגיבשת את כוונתך, תוכל להחליט כיצד לבלות את זמנך; על ידי התמקדות במשימה, אנו מסוגלים להתמודד איתה ביעילות. הדרך הטובה ביותר להיות פרודוקטיבי יותר היא לבחור מה אתה רוצה להשיג לפני שתתחיל.
בעת גיבוש כוונות, חשוב לזכור שלא כל משימות העבודה נוצרות שוות. חלקם יכולים להשיג תוצאות מדהימות בכל דקה שמבלה. זה כולל יעדים כמו תכנון המשימות העיקריות שאתה רוצה לבצע במהלך היום, הכשרת עובד חדש שהצטרף לצוות לפני חודש ועבודה על ספר שאתה כותב כבר כמה שנים. משימות אלו נכללות בקטגוריות ה"הכרחיות" וה"ממוקדות", בהן דנו בפרק 1. קל לקשר בין עבודה במגזרים אלו לפעילויות מיותרות ומסיחות דעת כמו השתתפות בפגישות חסרות תועלת, קריאת עדכונים של מדיה חברתית ובדיקת אימייל כל הזמן. לראות מה יותר פרודוקטיבי.אם לא תבחר באילו סקטורים לבלות זמן, מצב הטייס האוטומטי מופעל.
זה לא אומר שאתה לא יכול איכשהו לצאת מהמצב, פועל במצב טייס אוטומטי. על ידי מענה לכל משימות העבודה שמגיעות, אתה יכול לשמור על רובן בשליטה ולהישאר פרודוקטיבי מספיק כדי לא לאבד את עבודתך. אבל הטייס האוטומטי לא מאפשר התקדמות רבה בעבודה. אני חושד שלא משלמים לך על זה שאתה כסדרן בדואר שולח מכתבים, שיחות והודעות בשליחים לכיוונים הנכונים ככל שהם מגיעים. לפעמים אנחנו צריכים לעשות זאת, כמו גם להגיב לבקשות בלתי צפויות שנכנסות. אבל במידת האפשר, עליך לבחור באופן אקטיבי במה אתה רוצה להשקיע זמן ותשומת לב.
לאחר מחקר של תשומת לב וכוונות לאורך השנים, פיתחתי מספר תרגילים יומיומיים שעוזרים לך להגדיר מטרה. הנה שלושה מהתרגילים האהובים עלי.
1. כלל השלוש
אם אתם כבר מכירים את הטקסטים שלי, סביר להניח שניתן להפעיל את הקטע הזה באלכסון. אם לא, הרשו לי להציג את כלל השלושה. התחל את היום שלך בבחירת שלוש משימות שאתה רוצה להשלים עד הערב.
אנו זקוקים לרשימת מטלות כדי לפרט את הפעולות הקרובות, ושלוש הכוונות הללו צריכות להיות מכוונות למשימות החשובות ביותר.
עשיתי זאת כל בוקר מאז ששמעתי על הכלל הזה לפני שנים מג'יי די מאייר, מנהל הטרנספורמציה הדיגיטלית של מיקרוסופט. הכלל נראה פשוט בצורה מטעה. קובעים הכל בתחילת היום
שלוש משימות עיקריות עבורך, אתה משיג מספר מטרות. אתה מחליט מה חשוב ומה לא חשוב עכשיו - האילוצים שמטיל הכלל מראים מה הכי חשוב לך. בנוסף, הכלל נותן לך גמישות מסוימת במהלך היום. אם הוא עמוס בפגישות, זה עשוי לקבוע את נפחם ותכולתם, וניתן להקדיש יום פנוי לעניינים חשובים יותר ופחות דחופים. אם יתעוררו נסיבות ופרויקטים בלתי צפויים, ניתן יהיה לשקול מחדש את סדר התוכניות החדשות והקיימות. מכיוון ששלושת המשימות משתלבות היטב במרחב הקשב, אתה יכול לזכור את הכוונות המקוריות שלך בקלות יחסית.
הקפד לשמור על שלוש המשימות המובילות שלך בתצוגה - אני רושם אותן על לוח לבן גדול במשרד שלי, או, אם אני לא, מעל רשימת המטלות ליום שבו OneNote מסתנכרן בין הגאדג'טים שלי. יתכן ויעזור לך להגדיר שלוש משימות לשבוע, וגם לבחור שלוש משימות יומיות שאינן בעבודה, כגון לא לחשוב על עבודה במהלך ארוחת הערב, ללכת לחדר כושר בערב או איסוף קבלות עבור החזר המס שלך.
2. משימות עם השפעה מקסימלית
כלל האצבע השני בקביעת הכוונות, שעוזר לי מאוד, הוא להחליט לאילו דברים ברשימת המטלות שלי יש את ההשפעה הגדולה ביותר.
אם אתם רגילים להכין רשימת מטלות (ואני ממליץ עליה בחום, ואני אספר לכם בהמשך איך היא יכולה להועיל), חשבו שניה על ההשלכות של כל אחד מהם, הן לטווח הקצר והן לטווח הארוך. -טווח. המשימות המובילות ברשימה זו הן אלו שיובילו לתוצאות החיוביות המשמעותיות ביותר.
מה ישתנה בעולם - או בעבודה ובחיים שלך אם תקדיש זמן להשלמת כל אחת מהנקודות? איזו משימה, כמו דומינו שנפל בשורה ארוכה, תפעיל תגובת שרשרת ובסופו של דבר תוביל לתוצאה מרשימה?
דרך נוספת להעריך את המצב: כשאתה מחליט מה לעשות, חשוב לא רק על ההשלכות המיידיות של מעשיך, אלא גם על ההשפעה של הסדר השני והשלישי. למשל, אתם מחליטים אם להזמין עוגת אנטיל לקינוח. התוצאה המיידית של החלטה זו היא ההנאה שבאכילת המתוק. אבל ההשלכות של הסדר השני והשלישי יכולות להיות מאוד עצובות - למשל, אז תרגיש נורא, או תעלה במשקל, או תשבור את הדיאטה שנקבעה.
זהו רעיון רב עוצמה שכדאי ללמוד היטב, במיוחד מכיוון שהרבה משימות חשובות לרוב אינן אלה שנראות הכי דחופות ופרודוקטיביות ברגע נתון. לדוגמה, כתיבת מדריך לעובדים חדשים אולי לא תיראה מתגמלת כמו תגובה לתריסר הודעות דוא ל, אבל מדריך יקצר את זמן ההצטרפות של עובדים חדשים, יגרום להם להרגיש רצויים ולהגדיל את הפרודוקטיביות. זה אומר שזו משימה עם מקסימום השלכות. משימות אלו יכולות להיות אוטומציה של תהליך שחוזר על עצמו שמעצבן אותך, הקצאת תפקידים בפרויקט מתמשך, או הכנת תוכנית המאפשרת לעובדים לחלוק ידע.
אם יש לכם הרבה פריטי מטלות ברשימת המטלות שלכם, שאלו את עצמכם אילו מהם יובילו להשלכות החשובות ביותר?
תרגיל זה עובד היטב בשילוב עם ארבע קבוצות של מקרים. ברגע שתציבו אותם במגזרים הנחוצים, התכליתיים, המסיחים את הדעת וחסרי החשיבות, שאלו את עצמכם: איזו מהפעילויות ההכרחיות והתכליתיות יכולה לעורר תגובת שרשרת?
3. האות השעה למודעות
הגדרת שלוש כוונות ליום ותעדוף המשימות עם ההשלכות החשובות ביותר היא דרך מצוינת להתרכז בכל יום ובכל שבוע. אבל האם אתה בטוח שאתה פועל במודע בכל רגע של זמן?
כשזה מגיע לפרודוקטיביות, הרגעים האלה הם בעלי חשיבות עליונה - זה חסר תועלת להגדיר יעדים ולגבש יעדים אם אתה לא עושה שום דבר כדי ליישם אותם במהלך היום. הדרך האהובה עלי לשלוט בכך שאני דבק במטרות שלי היא לבדוק לעתים קרובות ככל האפשר מה תופס את מרחב הקשב שלי. זה מאפשר לי לדעת אם אני מתמקד בדברים חשובים שיש להם השלכות חמורות, או אם אני נכנס למצב טייס אוטומטי. לשם כך, אני משתמש באות המודעות לשעה.
אחד הרעיונות המרכזיים של Hyperfocus הוא לא להטיל דופי בעצמך יותר מדי אם אתה שם לב שהמחשבות שלך נודדות לאנשהו. זה בלתי נמנע, אז שקול את הרגעים האלה כהזדמנות להעריך איך אתה מרגיש ולהתווה דרך לאתגר הבא שלך. מחקר הראה שיש לנו סיכוי גבוה יותר לשים לב שדעתנו מוסחת כאשר אנו מתגמלים את עצמנו על כך.
גם אם תבטלו הסחת דעת אחת או שתיים או תנסחו מטלה אחת או שתיים ליום, התוצאות שלכם כבר יהיו טובות יותר מרובן.
אם אנחנו דומים בצורה כלשהי, האות השעתי למודעות יראה שאתה בדרך כלל לא עוסק בשום דבר חשוב או עם השלכות ארוכות טווח. זה נורמלי - ואפילו צפוי.
הדבר החשוב הוא שתוכלו לבדוק באופן קבוע מה תופס כרגע את מקום תשומת הלב שלכם. הגדר אות לפי שעה בטלפון, בשעון או במכשיר אחר - וזהו המכשול הכי פרודוקטיבי של היום שלך.
כשהצלצול השעה נשמע, שאל את עצמך:
האם המוח שלך היה עסוק במחשבות זר כאשר נשמע האות למודעות?
האם אתה על טייס אוטומטי או שאתה עסוק במשימה שנתפסת? (עם הזמן, ככל שהמצב עם המודעות משתפר, זה ייתן הרבה סיבות להרגיש שביעות רצון).
האם אתה שקוע בפעילויות פרודוקטיביות? אם כן, כמה זמן השקעת בהתמקדות בזה? (אם זה היה פרק זמן מוצק, אל תיתן לאות למודעות להפיל אותך מהמסלול - המשך לעבוד!)
לאילו מהמשימות שאתה עשוי לעבוד עליהן כעת יש את ההשפעה החיובית ביותר? אתה עובד על זה?
כמה מלא מרחב הקשב שלך? אם זה כבר צפוף, האם יש לך משאבי תשומת לב נוספים?
האם יש הסחות דעת שמפריעות למיקוד ההיפר שלך?
אינכם חייבים לענות על כל השאלות הללו – בחרו שלוש או שתיים שהכי מועילות לכם ויאפשרו לכם להתמקד שוב בדברים החשובים.אם תענה עליהם כל שעה, איכות הקשב תעלה בכל שלושת התחומים: תוכל להתמקד טוב יותר כי תבחין בהסחות דעת באופק ותמנע את השפעתן; לעתים קרובות יותר תשימו לב שהמחשבות הלכו הצידה, ותוכלו להתמקד שוב; עם הזמן, תבלה את רוב היום בעבודה ממוקדת.
כשתתחילו לתרגל את זה לראשונה, אתם עלולים לגלות שלעיתים קרובות אתם נכנסים למצב טייס אוטומטי, מוסחים את דעתכם ומבזבזים זמן על דברים לא משמעותיים ומבלבלים. זה בסדר! בזמנים כאלה, אתה צריך לשנות את מסלול המחשבות שלך ולעבור למשימה פרודוקטיבית יותר, להתמודד עם הסחות הדעת שעמדו בדרכך. אם אתם מוצאים את עצמכם מוסחים באופן קבוע מאותם דברים, הכינו תוכנית להתמודדות עם הבעיה. (אנחנו נעסוק בזה בפרק הבא.)
בחר יום עסקים אחד השבוע ונסה להגדיר את האות השעה. זה יכול להיות מעצבן בהתחלה, אבל עם הזמן תפתח הרגל חדש בעל ערך. אם אתה לא אוהב את הרעיון של רמז, נסה גירויים חיצוניים אחרים שיגרמו לך לראות מה תופס את מרחב הקשב שלך. אני כבר לא משתמש באות השעה למיינדפולנס, למרות שזו הייתה השיטה היעילה ביותר עבורי בהתחלה. עכשיו אני שוקל את מרחב הקשב כמה פעמים ברגעים קבועים מראש: בכל פעם שאני הולך לשירותים, כשאני הולך להביא מים או תה, או כשהטלפון מצלצל. (אני עונה אחרי כמה צלצולים, מבינה מה עובר עליי.)
תמונה
כריס ביילי הוא סופר ויוצר קנדי של פרויקט A Life of Productivity. לאחר שסיים את לימודיו באוניברסיטה, הקדיש שנה שלמה ללימודי פרודוקטיביות. במהלך תקופה זו, כריס שוחח עם עשרות מומחים, קרא מאמרים מדעיים רבים והקים מספר ניסויים על עצמו על מנת להבין כיצד תוכל להפיק את המרב מהיכולות שלך. כל יום כתב כריס דוח על מה שלמד בבלוג שלו. בהיפרפוקוס: איך למדתי לעשות יותר עם פחות זמן, הוא חולק טכניקות ותרגילים שהוא ניסה בעצמו.
עצלות היא רחוקה מלהיות הסיבה היחידה שבגללה אנחנו איטיים לעשות את העבודה שלנו. או שאנחנו אפילו לא עושים את זה בכלל. הסחות דעת שונות תורמות לכך רבות. המאמר שלנו יעזור לך להתגבר עליהם. גם אם אתה מאוד מגניב בשליטה עצמית, יכול להיות לך מאוד קשה להתמקד בעבודה.
