איך להתרחק מה"שגרה" ולבסוף להתמודד עם משימות אסטרטגיות

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

"מי אם לא אני?" - מחשבה אופיינית שמושכת אותך לשגרה. הכנה נכונה תעזור לכם למצוא זמן לדברים החשובים באמת.

ניהול אירועים אקטואליים בארגון, או ניהול תפעולי, הוא חלק הכרחי מעבודת הפרויקט. זה כולל, למשל, אינטראקציה יומיומית עם הכפופים או תגובה מיידית לכל המשימות הנכנסות. אבל זה מביא תועלת אמיתית רק אם העבודה נבנית על בסיס אסטרטגיה מחושבת ומאושרת, שבעל המיזם צריך לעשות. אחרת, זהו תהליך כאוטי אינסופי שצורך את כל המשאבים.

בכל ספר לימוד על פעילויות ניהול, כתוב כיצד לארגן נכון את העבודה: לעצב, ליישם ולאחר מכן להאציל את מערכת הניהול התפעולי של החברה להנהלה הבכירה. אבל בפועל, הכל מסתבר הרבה יותר מסובך. לפני הכנסת מערכת ניהול חדשה, חשוב ליצור את התנאים הדרושים.

הרכבת צוות

כדי להתרחק מה"שגרה" יש להאציל משימות. ולעשות את זה כדי לא להיות מוסחת כל הזמן על ידי שליטה.

כדי שהחברה תשגשג והבעלים יוכל לעסוק במשימות אסטרטגיות, על הצוות להיות בעל מנהיגים יזומים ומבצעים מצפוניים.

ישנן מערכות טיפולוגיות רבות של עובדים, אך כולן, כך או כך, מסתכמות בעובדה שאנשים בעלי מוטיבציה ומתעניינים צריכים לעבוד בחברה. לכן, בשלב זה, חשוב מאוד לבצע הערכת כוח אדם איכותית. הדרכים הטובות ביותר לפתור בעיה זו הן דרכים שבהן הקריטריון העיקרי הוא ביצועים, לא יכולת. לדוגמא, ניתן להשתמש בשיטת "360 מעלות" - זוהי הערכה של עובד על ידי עמיתיו, הכפופים לו, ההנהלה, הלקוחות והוא עצמו.

מה לעשות עם אלה שהוכיחו שהם עובדים לא יעילים? מלכתחילה ננסה "לתקן" אותם, כלומר להניע אותם. כאן אתה צריך לזהות את אלה שמקבלים השראה מהישגים: הם יעבדו יותר כיף אם יובטח להם פרס. אבל מי שמונע מעונש, ומי שלא מגיב כלל לגירוי (זה אפילו יותר גרוע), צריך להיפטר ממנו. חשוב להפוך את התהליך הזה שלב אחר שלב ולא ברור לצוות. אחרת, יש לך כל סיכוי להרוס את החברה.

לשאר, אתה צריך להעביר בבירור את הרעיון של מה אתה מצפה מהם, או ליתר דיוק, בשביל מה אתה מחלק את המשכורת שלך. עובד חייב להבין שמעשיו מביאים רווח כזה לחברה, ולכן הוא מקבל שכר כזה ובונוס כזה. במילים אחרות, הטמיעו מערכת שקופה של הנעה חומרית המבוססת על מדדי ביצוע – KPI (Key Performance Indicator).

להתמודד עם כספים

אז הצוות הוסדר. נעבור לנושא הבוער ביותר עבור כל איש עסקים – מימון חברה.

לפעמים, במיוחד בזמן צמיחה מהירה, הבעלים וההנהלה הבכירה שוכחים מהדבר החשוב ביותר - הכלכלה של הפרויקט. על מנת שתוכלו להבין בבירור כיצד כסף בא והולך, עליכם לבצע מספר הליכים.

• חשב את כלכלת היחידה של הפרויקט - הרווחיות או ההפסד של יחידת סחורה או שירות אחת לכל לקוח. זה יאפשר לכם להבין אילו מוצרים צריך לחזק, ואילו כדאי לנטוש כליל, כדי שהעסק בכללותו יישאר רווחי.
• זיהוי וקידום המוצר השולי ביותר. להיות מונחה על ידי העיקרון: לחזק את החזק כדי לפתח את החלש. אם אין רווח, פשוט לא יהיו לך משאבים לכיוונים חדשים.
• בדוק את פנקס השכר (שכר) להתאמה.תתפלאו, אבל בחישוב נכון של כלכלת הפרויקט, אולי יתברר ש"שניים וחצי מחפרים" יספיקו לכם. לעיתים, במקום להשאיר שלושה עובדים, עדיף לחלק (בתוספת תשלום) חלק נוסף מהמשימות בין שני עובדים - זה יחסוך משמעותית את השכר.

כל זאת חייב להיעשות על מנת להכין את הסביבה להעברת התהליכים הבנויים לצמרת החברה.

תקן תהליכים

בואו נעבור לפעולות טקטיות. תהיתם פעם מדוע עובדים במסעדות מזון מהיר כל כך מהירים? כי יש להם תהליכים מוגדרים בצורה ברורה: הם יודעים באיזה סדר לשים המבורגרים, איך להסתובב במטבח כדי לא לפגוע בקולגה, כמה גרם רוטב להוסיף למנה מסוימת. אותו הדבר צריך להיעשות עם כל תהליך בחברה שלך.

אתה יכול להתחיל עם אותו צוות: לכתוב תיאורי תפקיד. רק אל תורידו מהאינטרנט, אלא כתבו בדיוק מה עובד ספציפי בחברה שלכם צריך לעשות. חשבו גם את מערכת ה-KPI - כבר דיברנו על הצורך להשתמש בטכניקה זו. עדיף שזה יאושר לכל העובדים.

במכירות הקפידו להטמיע מערכת CRM (ניהול קשרי לקוחות) על מנת לא לפספס אף לקוח ולא לעבוד עוקף תקנים ורשימות תיוג.

יש צורך להסדיר את כל התהליכים: מהמשימות הפשוטות ביותר ועד להחלטות ניהול מורכבות. כמובן שלפעמים ניתן לשבור כללים, אך הודות למערכת קואורדינטות ברורה, אינך יכול לדאוג למה שקורה ברמה כזו או אחרת של החברה.

הטמעת אוטומציה

במהלך תהליך הסטנדרטיזציה, תזהו את אותם אזורים שניתן וצריכים להיות אוטומטיים, כלומר, לבטל את הצורך לחזור על אותו סוג של פעולות. לדוגמה, עם קבלת בקשה נכנסת, מנהל מזין את נתוני הלקוח למערכת CRM, לאחר מכן מעתיק את המידע למומחה שירות לקוחות לאקסל, ולשיווק מעביר את המידע ל-Google Sheets. ניתן להימנע מכל המניפולציות הללו ובכך להגביר משמעותית את היעילות של העובדים ושל תהליך הייצור בכללותו.

תופתעו כמה זמן ומאמץ תוכלו לחסוך אם לא תנצלו את עבודתו של מנהל לחישובים סטנדרטיים, אלא תבזבזו פעם אחת על פתרון תפעולי חכם. מערכות כאלה קיימות כיום ל-CRM במכירות, ולמשימות הנהלת חשבונות, ואפילו לגיוס עובדים.

הפוך כל מה שאתה יכול לאוטומטי. כך תמנעו מטעויות אינסופיות בשל הגורם האנושי, תייעל תהליכים ואולי תחסכו בשכר.

להקים ניהול תפעולי

אז אתה מוקף בעובדים חדורי מוטיבציה שיודעים מה הם צריכים לעשות כדי להשיג תוצאה ראויה. יש לך מודל פיננסי ברור, ויש לך מושג לאן לעבור כדי להגדיל כל הזמן רווחים. התהליכים בתוך החברה הם סטנדרטיים ואוטומטיים.

עכשיו אתה צריך להאציל שליטה תפעולית. חשוב: אל תקשור תהליכים לאדם אחד, כדי לא להעמיד את עצמך במצב שבו העסק שלך תלוי לחלוטין במנהל שנשכר. לאחר שהסרת את הניהול התפעולי מעצמך, אל תיצור עמוד נוסף, אלא נסו לחלק משימות למספר תחומים שונים: למשל, הפקידו את כל הנושאים הכספיים בידי המחלקה הפיננסית, ועבודה מול לקוחות - למחלקת השירות.

עכשיו אתה יכול לעסוק בניהול אסטרטגי בראש שקט. אבל הקפידו לבדוק לפחות פעם ברבעון האם החלק הטקטי של ניהול הפרויקט עולה בקנה אחד עם האסטרטגיה שאתם מיישמים. אחרי הכל, שליטה סבירה היא המפתח לעבודה יציבה וארוכת טווח של החברה.