איך לקבץ משימות בצורה נכונה כדי לעמוד בקצב של הכל

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

הגדל את הפרודוקטיביות על ידי סידור רשימת המשימות שלך.

כולם יודעים כבר מזמן שריבוי משימות זה לא דבר כל כך טוב: זה מונע מאיתנו להתמקד ביעילות בדבר אחד.

העניין הוא שמעבר ממשימה אחת לאחרת לוקח הרבה זמן - זה מאושש על ידי מחקרים על Multitasking: מעבר עלויות. אנשים עובדים בצורה היעילה ביותר כשהם נכנסים למצב של זרימה: ממוקדים לחלוטין בפעילות אחת, מבלי להיות מוסחת על ידי שום דבר אחר.

למרבה הצער, לא תמיד ניתן לתפוס את הזרם, כי אנחנו כל הזמן מוצפים בהמון דברים שונים שדורשים את תשומת הלב שלנו. עם זאת, יש טריק אחד המאפשר לך למזער את בזבוז הזמן והאנרגיה במעבר בין פעילויות שונות. זה נקרא אצווה משימות.

המהות של טכניקה זו היא כדלקמן: אתה משלב משימות מאותו סוג לתוך מה שנקרא חבילות, ולאחר מכן מבצע אותן בכמויות גדולות. זה פשוט.

מדוע כדאי לבצע משימות קבוצתיות

הכי קל לעשות דברים בסדר אקראי: לא צריך להתעסק בתכנון, בתעדוף ובשאר דברים משעממים. זכרת משהו - ועשית אותו. ואז עברנו למשימה הבאה.

עם זאת, גישה זו אינה שימושית במיוחד עבור היכולת שלך להתמקד. על פי המחקר The True Cost Of Multi-Tasking, שפורסם ב- Psychology Today, אדם מאבד עד 40% מהפרודוקטיביות שלו במעבר בין משימות לא קשורות.

במילים אחרות, אם קודם כל כותבים דו"ח, ואז מתחילים להגיב למיילים, אחר כך מסדרים מסמכי נייר, ואז חוזרים שוב לדו"ח, אז כל פעם מבזבזים זמן להתרכז במשימה חדשה שאינה כמו הקודמת. טום דמרקו, מחבר הספר "הגורמים האנושיים: פרויקטים וצוותים מוצלחים", טוען ש"החלפת הילוכים" זו יכולה להימשך עד 15 דקות או יותר.

משימות קיבוץ אצווה מקלות על מעבר מפעילות אחת לאחרת. ככל שהמשימות שלך דומות יותר, כך קל יותר, לאחר סיום אחת, לבצע את המשימות הבאות.

כיצד להשתמש בעיבוד אצווה

1. צור רשימת מטלות

ראשית, רשום מה אתה מתכוון לעשות ברשימה פשוטה, שורה אחר שורה. אתה יכול לעשות זאת על הנייר או להשתמש באפליקציות רבות לניהול משימות. העיקר לתקן הכל. זה אידיאלי להקדיש זמן תכנון כל יום (או לפחות פעם בשבוע).

2. חלק את המשימות לקטגוריות

כעת כשהרשימה מוכנה, חלק את כל הפריטים שלה לקטגוריות. הם יכולים להיות שונים - בחר מה שאתה רוצה. העיקר שזה נוח ויזואלי.

לדוגמה, אסוף משימות כגון "השב למיילים" או "התקשר לעמיתים" בסעיף "משא ומתן", ו"כתוב מאמר" ו"בצע עריכות" בקטע "טקסט". צור קטגוריות נפרדות עבור מטלות הבית, משימות עבודה, קניות ועוד. יהיה קל יותר לנווט ברשימה מסודרת כזו.

אפשרות נוספת היא איסוף משימות בחבילות לפי המקום בו יש לבצען. לדוגמא, קשר את כל הרכישות למיקום "סופרמרקט", ומשימות עבודה למיקום "משרד" וכן הלאה. בדרך זו, אם אתה מוצא את עצמך ליד חנות, אתה יכול להסתכל ברשימת המטלות שלך ולראות מיד את כל הרכישות שאתה צריך.

3. חסום את השעה

עיבוד אצווה של משימות עובד נהדר בשילוב עם מה שנקרא טכניקת חסימת זמן. לאחר שפירקת את הרשימה לקטגוריות, הקצו שעה ספציפית ביום לכל קטגוריה. והוסיפו את הבלוק המתאים ליומן שלכם.במהלך גוש זמן אחד, עשה רק דברים מקטגוריה אחת והתעלם מהאחרות.

אפשרות נוספת היא לקשור את טכניקת הפומודורו הפופולרית לאיסוף משימות. במשך 25 דקות אתה עוסק במשימות ללא הפרעה מחבילה אחת. לאחר מכן נח 5 דקות. לאחר מכן חזור על המחזור עם קבוצה נוספת של מקרים.

4. שקול את שיא הפרודוקטיביות שלך

החלט באיזו שעה ביום אתה הכי פרודוקטיבי. לרוב האנשים יש את הבוקר הזה, אבל יש גם ינשופי לילה שקל להם יותר להתמקד בחושך. מצא את שיא הפרודוקטיביות שלך ונסה להשלים משימות מקטגוריות העדיפות הגבוהה ביותר בתוכו.

5. הסר הסחות דעת

כאשר אתה מתחיל לבצע את קבוצת המשימות הבאה, ודא כי לא מפריע לך התראה מקרית או שיחת טלפון. אתה יכול להקדיש זמן מיוחד לבדיקת הטלפון החכם שלך. בזמן שאתה מתמודד עם משימות מקטגוריה אחת, אל תחשוב על השאר.

אילו משימות ניתן לקבץ

למעשה, באופן כללי, כל. סקוט יאנג, סופר, מתכנת, יזם וחובב גדול של עיבוד אצווה, נותן כמה דוגמאות:

• אימייל.טים פריס, מחבר הספר איך לעבוד 4 שעות בשבוע, מקבל לפעמים 300 אימיילים בשעה. ולמרות נפח כזה, הוא עונה להם רק פעם ביום, ומקדיש זמן במיוחד בשביל זה.
• קריאה.לקרוא משהו באמצע זה כמעט חסר תועלת, מכיוון שבכל מקרה לא תזכור הרבה. מוטב שתקבע בעצמך מתי נוח לך יותר לקחת את המידע בתשומת לב, והזמינו את הפעם לקריאה.
• שיחות טלפון.רשום את שמות האנשים שאתה צריך להתקשר ואת מספרי הטלפון שלהם ברשימה אחת. לאחר מכן התקשר לכל המועמדים ברשימה בבת אחת. ראשית, דעתך לא תוסח על ידי שיחות טלפון שוב. שנית, תוכל לבחור את השעה ביום שבה אנשים הכי פחות עסוקים ויוכלו לדבר איתך.
• בילוי ובידור. העבר את כל הבידור - סרטים, משחקי מחשב, טיולים - לסוף היום. זה יניע אותך לסיים את העבודה בהקדם האפשרי, ויהיה לך קל יותר להירגע בידיעה שהכל להיום כבר שופץ.
• טיולי קניות. לפני היציאה מהבית, אספו את כל המשימות, הרכישות והסידורים בערימה והשלימו אותם במכה אחת. לדוגמה, אתה יכול לבקר בסופר, סניף דואר וניקוי יבש במקביל. חסכו לא רק זמן אלא גם בנזין.
• התכתבות ברשתות חברתיות. הקדישו שעה בערב לצ'אט באינטרנט. ובשאר הזמן, השאר את ההתראות של לקוחות מדיה חברתית מושבתת.
• לבשל אוכל. רוב הסיכויים, כל הזמן אין לך מספיק זמן לבשל משהו כל יום. למרבה המזל, הציוויליזציה הציגה לנו יחידה כזו כמו תנור מיקרוגל. הקדישו 1-2 ימים להכנת אוכל לשבוע הבא, ואז פשוט לחמם אותו מחדש.
• לְתַקֵן. סוף סוף תתכנסו ותעשו את כל המטלות הקטנות בבית שחיכו בכנפיים כל כך הרבה זמן. החליפו את הנורות השרופות, תקנו את ידית הדלת ואת הברז המטפטף.
• הרהורים. האם אתה חושב כל הזמן, מנסה לתכנן משהו, לפתור כמה בעיות, אבל שום דבר לא מסתדר לך? סקוט יאנג מייעץ אפילו לדבר כזה כמו לחשוב לעשות בזמן מוגדר בהחלט. הרגל לתכנן 2-3 שעות בכל שבוע מה תעשה הלאה ואילו יעדים אתה רוצה להשיג.

כן, ולצורך העניין, משימות אצווה היא גם משימה. לכן, הקדישו זמן מיוחד, רצוי בשעות הערב, לחלוקת הפריטים ברשימה שלכם למחר.