איך מטאטא ומשולש יעזרו לך לעמוד בקצב של הכל

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

שמונה טריקים כדי למנוע ממך להשתגע בעולם של ריבוי משימות.

1. היו מודרכים על ידי משולש העסקים באיכות כסף-זמן

ותזכרו שמשולש נמצא תמיד בשתי נקודות. זו אולי הדוגמה הטובה ביותר לתעדוף.

רוצים לעשות דברים במהירות ובטוב? היו מוכנים להשקיע במשאבים נוספים. רוצים לחסוך כסף? בחר מה אתה מוכן להקריב: זמן או איכות? כלומר, ניתן להשלים את המשימה במשך זמן רב, אבל טוב. או לעשות את זה מהר, אבל אולי לא במלואו.

אני ממליץ לא רק להשתמש במשולש העסקי הזה בעת פתרון בעיות העבודה שלך, אלא גם להזכיר את זה לקולגות או אפילו למנהלים.

"עשה את זה טוב, בזול ואתמול" היא לא תוכנית עבודה.

2. האצל את כל המשימות ה"זולות"

כלל שלמדתי מהבוס שלי לשעבר. בעניינים קטנים הוא אמר: "הזמן שלי יקר מדי לעשות את זה".

השתמש בחוק פארטו: השקיעו 20% מהאנרגיה ומהזמן שלכם במה שיביא 80% מהיתרונות. אל תבזבז את זמנך על זוטות. הסוד העיקרי של ניהול זמן: אי אפשר לשנות הכל, אז קבל מיד שמשימות לא רלוונטיות לעולם לא יושלמו. האצל אם אתה יכול. אם אתה לא יכול - לוותר על משימות קטנות.

3. הכירו את המטאטא

חשוב: אם אתה מחלק כל הזמן, אז בשלב מסוים עלול להתברר שיש לך מושג גרוע מאוד איך התהליכים עובדים ברמה המקומית. לכן, מעת לעת, אתה צריך לעשות את המשימות השגרתיות הרגילות בעצמך. לדוגמה, כדי להגדיר מאמר בפאנל הניהול או ליצור משבצת פרסום.

מאמינים כי העורך הראשי האידיאלי הוא זה שבמקרה חירום יכול לבצע את כל העבודה באתר: מכתיבת מאמר ועד בחירת תמונה, עיבודה והעלאתה. זה אולי לא יקרה לעולם, אבל הבנת המורכבות של המטבח הפנימי הופכת אותך למנהיג חזק יותר.

היכולת לעשות את העבודה המלוכלכת היא לא ניהול מיקרו. לרוב, בזכות "מיונים" ובדיקות נקודתיות כאלה, תגלו מה עוד בפרויקט ניתן לשפר. אין צורך לבחור את הרגע לבצע עבודה ידנית. בדרך כלל הכל קורה מעצמו כאשר אחד הכפופים או הקולגות יוצא לחופשה ואתה לוקח על עצמך את האחריות שלהם באופן זמני.

היזם האמריקאי אנדרו קרנגי, שפנה לסטודנטים בקולג' בפיטסבורג, אמר שזה מאוד שימושי "להכיר את המטאטא" בשלב הראשוני של הקריירה. עם זאת, לזכור את המטאטא שימושית גם כאשר, כפי שנראה לכם, הגעתם לגבהים.

בסדרה "Peaky Blinders" יש דיאלוג כזה:

מה אתה עושה טומי? (מה אתה עושה טומי?)

- דוחף חרא, מתולתל. בדיוק כמוך. (גרפת זבל עם חפירה, מתולתל. בדיוק כמוך.)

למה אתה עושה את זה טומי? (למה אתה עושה את זה, טומי?)

- להזכיר לעצמי, מי הייתי, אם לא הייתי מי שאני. (כדי להזכיר לעצמי מי הייתי אם לא הייתי מי שאני.)

4. הסר את פייסבוק מהטלפון שלך

קרא את הקלטת מהמחשב שלך על תה, אבל לא לעתים קרובות. אל תבזבז זמן על גלישה אינסופית בדפים של אנשים אחרים. בזמן שאתה עושה את זה, החיים שלך חולפים. אז יהיו אלה שליחים, פשוט כבה את ההתראות בהם. אין דברים חשובים כאלה שלא יכלו לחכות אפילו כמה שעות. אם לאדם באמת יש משהו דחוף, הוא יתקשר. ולא תוסח דעתך ותוכל להתמקד במשימות העיקריות.

5. קריאת מהירות מאסטר

אנחנו חיים בעידן המידע, וכדי להתעדכן בכל, צריך להיות מסוגל לנווט בו. קריאה מהירה עוזרת לך לגלוש / לסרוק מקורות מידע מהר יותר. אנשים רבים חוששים שאחרי קריאה מהירה כבר לא ניתן יהיה לקרוא ספרים בצורה רגועה, אבל זה לא המצב.זוהי מיומנות שניתן לשלוט בה, ורק אתה מחליט באיזה שלב ליישם אותה. בגדול אפשר ללכת חמישה קילומטרים בשעה, או לרוץ ב-20 דקות. הכל תלוי במשימות שלך.

קריאה מהירה לא פירושה להבין את כל מה שאתה קורא. שיטה זו נוצרה בעיקר על מנת לתפוס את המשמעות הכללית ולבודד את המידע שאתה באמת צריך מהמסה הכללית (ולפעמים המים).

ניתן ללמוד קריאה מהירה בנפרד. למשל, מספרים או קורסים. ואולי כבר יצרת את מה שנקרא קריאה מהירה אינטואיטיבית. בדרך כלל מגיעים אליו אנשים שקראו הרבה ובשלב מסוים פיתחו מערכת משלהם של קליטה מהירה של מידע, לעיתים מבלי להבין זאת בעצמם. למשל, רק כשלקחתי קורס קריאה מהירה גיליתי שאני כבר מסתדר די טוב - 535 מילים בדקה.

6. השתמש בחיוג קולי

כבר מזמן שלטנו בהקלדה של עשר אצבעות במחשב, אבל בטלפונים באותה מהירות עדיין אי אפשר להקליד טקסט. כשאתה בדרכים או בדרכים, השתמש בזיהוי קולי. לדוגמה, תכונה זו מובנית במקלדת Gboard כברירת מחדל. כן, איפשהו צריך לתקן את זה, אבל באופן כללי זה מאוד נוח.

גם הזלזלו בפונקציית T9. התיקון האוטומטי של היום חכם מאוד, זוכר סקריפטים פופולריים ומציע את המילים והביטויים הסבירים ביותר לשימוש.

חסוך זמן ומאמץ אפילו בפרט הקטן ביותר.

7. אל תענה למיילים מיד

אני קורא לזה חוק 10 הדקות. אל תשיב למייל ברגע שהוא מגיע. תן לו "לשכב". אני ממליץ לעשות זאת משלוש סיבות.

• ככל שתענו מוקדם יותר, כך תקבלו מכתב חדש בתגובה מוקדם יותר. כלומר, רק תזרז את גלגל ההודעות.
• לעתים קרובות אנו מקבלים את המכתבים לא הכי נעימים, ותשובות מהירות הן קשות וגסות. הפסקה של לפחות 10 דקות עוזרת להרגיע ולענות בצורה מאוזנת.
• על ידי אי מתן מענה לאימיילים ברגע זה, אתה מלמד אנשים לפתור את השאלות שלהם באופן עצמאי. לעתים קרובות מאוד אנחנו "יורים" מסרים אחד על השני, אם כי יש שאלות שניתן לפתור בדרכים אחרות. זוכרים שב"פיטיל", מגזין וידאו סאטירי סובייטי, היה סיפור על עגלות ומחסן? המתן 10 דקות - ובזמן הזה המצב עלול להשתנות 10 פעמים או אפילו להפוך ללא רלוונטי.

8. קח יום חופש ביום שישי האחרון של החודש

בחופשה, או אפילו על חשבונך, לעשות סדר בדברים. ניקוי קסם נחוץ לא רק בבית. להתמודד עם מסמכים, ללכת לרופא, לעשות קניות בקניון ריק או לישון קצת - תופתעו כשתראו כמה דברים לעשות. ובסופו של יום תרגישי הקלה או אפילו אופוריה קלה - בערך כמו אחרי שמסדרים את המלתחה.