כיצד לקבוע פגישות כדי להפוך אותן ליעילות

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

אל תבזבז את זמנך.

אולי אתה לא אוהב פגישות, אבל אתה עדיין צריך לקיים אותן. זהו חלק מהותי מתהליך העבודה בכל חברה. אחת הדרכים להפוך את הפגישות לשימושיות ומהיר יותר היא לקבוע אותן בקפידה. ספרה של אולגה דמיאנובה, דוקטור לכלכלה, "פגישות מהירות ויעילות. מההכנה ועד לקבלת התוצאה הרצויה".

ברשות ההוצאה "Alpina PRO" מפרסמת Lifehacker קטע מהפרק השני.

הפגישות עצמן אינן בעיה. הם אפילו נחוצים ומהווים תכונה ניהולית של כוח. אתה צריך להיפטר ממפגשים ממושכים חסרי תועלת ובלתי יעילים.

סוגי הפגישות הנפוצים ביותר:

• שְׁבוּעִי;
• אסטרטגי;
• עובדים;
• דיווח;
• פגישות תכנון;
• סיעור מוחות;
• שיחות ופגישות עסקיות;
• תדרוכים.

ניתן לקבץ את כל הסוגים הללו לארבע קבוצות עיקריות:

1. לפי משך: מהיר (עד 30 דקות) וממושך (יותר משעה);
2. לפי מספר המשתתפים: עד 10 אנשים או יותר;
3. לפי מטרה: עבודה, פוליטית ומידע;
4. לפי זמן: מתוכנן ולא מתוכנן.

תזמון פגישות תכונות נדרשות

למה לתכנן:

• מטרות;
• סֵדֶר הַיוֹם;
• רשימת המוזמנים;
• לוח זמנים;
• חומרי מידע;
• אחראי על שמירת הפרוטוקול;
• מגבלת זמן לנאומים.

בראש ובראשונה, על המנהיג לשקול את מטרות הפגישה. זוהי נקודת המוצא לסדר היום ולרשימת המשתתפים, הזמן והתקנון.

המטרות העיקריות של המפגשים:

1. מידע חדש - לישיבת המידע:

• חדשות חשובות ושינויי מדיניות;
• דיון בתוכניות ואסטרטגיות;
• חיזוי לטווח קצר;
• הצגת מוצרים וגישות חדשות;
• דיון בתקציב;
• בעיות כוח אדם.

2. מעקב אחר אירועים וקבלת החלטות אופרטיביות - לישיבות קבועות:

• סיכונים וקשיים עיקריים;
• פרמטרים להערכת ההתקדמות;
• הערכת תהליכי מפתח ושינויים נחוצים;
• דיון במה שקורה: מה הולך טוב, מה טעון שיפור;
• לקחים מרכזיים ותוצאות של פעולות;
• תיאום מאמצים;
• תקשורת.

3. מוטיבציה - פגישות יצירתיות, פיתוח גישות חדשות ובניית צוות:

• מוטיבציה לפעולה;
• קבלת החלטות קולקטיבית;
• להוקיר הצלחה אישית וקולקטיבית.

לפיכך, המטרה משפיעה על סוג המפגש ועל המודל לארגונו. לדוגמה, מפגשי התדרוך שונים במספר המשתתפים ובמשך הזמן. הרגילים הם בעלי אופי מתוכנן, הם מהירים יותר בזמן ועם מספר מוגבל של משתתפים. פגישות יצירתיות דורשות הכנה מיוחדת: ארגון רהיטים (בדרך כלל שולחנות נפרדים), תה, קפה ותפאורה לא רשמית; אינם דורשים הקפדה על קוד הלבוש.

מטריצת אייזנהאואר לדירוג שאלות פגישות

יש לזכור כי פגישה היא פלטפורמה בה מתקבלות החלטות חשובות ומתגברים על בעיות. מטריקס אייזנהאואר הוא התחום בו נאספים כל הבעיות והשאלות. הם מדורגים במונחים של חשיבות ודחיפות.

	בֵּדְחִיפוּת	אל תמהר
חָשׁוּב	א	ב
לא משנה	ג	ד

ריבוע א': עניינים חשובים ודחופים

ריבוע העניינים החשובים והדחופים צריך להיות ריק או קטן. זה יציין שאתה עומד בתאריך היעד. אם יש הרבה מקרים כאלה, זה סימן לחוסר ארגון. דוגמאות למקרים שניתן לריבוע:

• מקרים הקשורים ישירות לחובות התפקוד שלך ומשפיעים על הביצועים שלך;
• מקרים שהכשל בהם עלול ליצור בעיות;
• עניינים הקשורים לבריאות ואקלים פסיכולוגי בצוות;
• עניינים המשפיעים על בטיחות הצוות;
• מקרים, שאת תוצאותיהם יש לתאם או להציג בפני ההנהלה שלך.

ריבוע ב': עניינים חשובים אך לא דחופים

כאשר להטלות או עניינים אין דחיפות ואין פירוט מתי יש להשלים אותם, מנהל ההוצאה לפועל קובע בעצמו את העיתוי. ריבוע זה כולל את כל הדברים הקשורים לפונקציונליות שלך בארגון, את הדברים שאתה עושה על בסיס קבוע, וככלל, היישום שלהם קשור ללוח הזמנים הכללי בארגון (לדוגמה, הכנת סופי דיווח). למקרים כאלה ניתן לייחס גם מטלות מחקר הדורשות זמן מסוים, אך גובה עלויות העבודה לא ברור עד לרגע הסיום. יש לעקוב באופן שוטף אחר משימות הריבוע הראשון והשני, ולכן רצוי לכלול אותן בסדר היום של הישיבות.

ריבוע C: עסק דחוף אך לא חשוב

אלו הסחות דעת. לעתים קרובות, הם פשוט מפריעים להתמקד במשימות חשובות ומפחיתים את היעילות. זכור תמיד את המטרות שלך ולמד להבחין בין החשוב והמשני.

כדאי להיכנס לכיכר הזו:

• פגישות או משא ומתן שהוטל על ידי מישהו מהצד;
• דיון בנושאים שכפופים יכולים לפתור;
• דיון בנושאים לא עסקיים;
• דיון בנושאים מופשטים.

ריבוע ד': עניינים לא דחופים ולא חשובים

מקרים בקטגוריה זו לא מקדמים אותך בפרויקטים, אבל הם מסיטים את דעתך מהעבודה עליהם.

• לא מביאים תועלת כלל;
• כדאי לא להתמודד איתם בכלל;
• אוכלי זמן.

עבור כל מטרה, המנהיג שואל את השאלות הבאות:

• למי יש את המידע והידע לגבי הנושא הנדון?
• האינטרסים של מי הנושא הזה משפיע?
• במי תלויה ההחלטה?
• מי צריך לדעת את המידע שיש לדון בו?
• מי יישם את ההחלטות שהתקבלו?

אתה יכול להשתמש במתודולוגיית 99/50/1 בעת תזמון פגישות פרויקט.

המנהיג מארגן פגישות בשלוש נקודות חשובות בפרויקט:

• בהתחלה - להטביע את כל המשתתפים בקצב הפרויקט ולבניית צוות של הקבוצה;
• בשלב ביניים - לדון בתוצאות העבודה שנעשו ובהתאמות נוספות, במידת הצורך;
• בקו הסיום, כאשר נותרו 1% מהנפח הכולל למימוש - לסיכום ראשוני.

תזמון זה יעזור לך לנצל טוב יותר את הזמן שלך בפגישות.

סֵדֶר הַיוֹם

סדר היום הוא תוכנית של משימות שיש לפתור בפגישה. יש צורך להגדיר בבירור את הזמן של כל נאום, להקצות זמן נפרד לדיון ומשוב מכל המשתתפים.

כאשר מתכננים את עיתוי הפגישה שלך, חשוב לקחת בחשבון את הדברים הבאים:

• חשיבות הסעיף על סדר היום;
• מגבלת הזמן לכל הופעה;
• הפסקות במידת הצורך;
• 20% מהזמן למידע חשוב נוסף.

סדר היום נשלח לכל משתתפי הפגישה.

סדר יום עם קביעת זמן ופרטי נאומים

1. תוצאות עבודה על כריתת חוזים. דו"ח איבנוב (15 דקות).
2. בעיות בהובלת אספקה. דו"ח I. פטרוב (15 דקות).
3. תוצאות ותוכניות של עבודת הפרויקט. דו"ח ט' סידורוב (20 דקות).

החל מהשעה 11:00.

סיום בשעה 12:15.

אתה צריך לאמן את עצמך לקיים פגישות מהירות ויעילות!

הנחיות הזמן שלך:

חשוב ודחוף	12 דקות
חשוב ולא דחוף	24-36 דקות דחוף וחשוב: 12 דקות - עיקרון פארטו עובד כאן: 20% מהזמן יוצר 80% מהתוצאה, עם פגישה ממוצעת של שעה (60 דקות), הזמן הכי פרודוקטיבי הוא 12 דקות (20% מ-60 דקות). חשוב ולא דחוף: בדרך כלל מתוכננת. הזמן האפקטיבי לפגישות מסוג זה הוא 24–36 דקות. כאן פועלת שיטת 60/40, לפיה בעת עריכת תכנית היום יש להשאיר 40% מהזמן פנוי, 60% להקצות לעבודה מתוכננת, כולל 20% ל"בלתי צפוי" ו 20% לאלו שצצים באופן ספונטני או הופכים נלווים. עם זמן פגישה ממוצע של שעה אחת (60 דקות), הזמן לעניינים חשובים מתוכננים אך לא דחופים הוא 24–36 דקות (40–60% מתוך 60 דקות).
לא חשוב ודחוף	האצלה ובקרה בטלפון ובאמצעי תקשורת אחרים, לא יותר משלוש דקות לשליטה.
לא חשוב ולא דחוף	האצלה ובקרה של ההנהלה, לא יותר מדקה לכל משלחת.

רשימת המוזמנים

המספר האופטימלי של משתתפים במפגשים מהירים הוא 5-7 אנשים. 8 עד 12 אנשים מקובלים אם למנהיג הפגישה יש כישורי מנחה.

ליצירת רעיונות, הגדרת יעדים וטיסה, ההרכב האידיאלי הוא לא יותר מ-15 אנשים.

בגוגל קיים כלל שלא נאמר - המספר המרבי של משתתפים הוא לא יותר מ-10.

לאמזון יש כלל של שתי פיצות: צריך להיות כמה אנשים בפגישה כפי שאתה יכול להאכיל שתי פיצות.

יש כלל 8-18-1800:

• לא יותר מ-8 אנשים - פתרון בעיות עבודה;
• לא יותר מ-18 - סיעור מוחות, פתרון בעיות קולקטיבי;
• עד 1800 איש - מידע ואפשרות לתקשר.

מחקר של Bain and Company אומר שבקבוצות קבלת החלטות, הוספת יותר משבעה מכל משתתף מביאה ליעילות של כ-10% פחות.

האחראים הישירים מחויבים להשתתף בישיבות.

אפל מפרטת את שמו של האחראי ליד כל פריט פגישה. לפיכך, לכל עובד תחום אחריות ברור במסגרת המשימה שהוטלה עליו.

אם אתה מרבה לארגן פגישות, הספר הזה בהחלט יהיה שימושי: אולגה דמיאנובה מציעה 16 שיטות וארבעה כלים ללימוד שיעזרו להגביר את האפקטיביות של כל המשתתפים במפגשים כאלה.