איך להפוך פגישות ליותר פרודוקטיביות

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

היזם והמשקיע ריי דליו שיתף את סודות הפגישות המוצלחות.

1. לקבוע מי מוביל את הפגישה ולמי היא מתקיימת

כל פגישה חייבת להשיג את המטרה של מישהו. זה האדם שצריך לכוון את השיחה. הוא מזהה את מטרות הפגישה וכיצד לפתור אותן. אחרת, כולם ידברו באקראי, ולא יהיה דיון פרודוקטיבי.

2. החליטו איזה סוג תקשורת ינצח

צורת הפגישה תלויה במטרת הפגישה. לדוגמה, דיון והרצאת הדרכה מתנהלים בדרכים שונות. דיונים לוקחים הרבה זמן. ככל שיש יותר משתתפים, כך הם נמשכים יותר. אז בחר בקפידה את המשתתפים בפגישה שלך.

אל תזמין רק את מי שמסכים עם דעתך. הימנע הן מחשיבה קבוצתית, כאשר המשתתפים אינם מביעים את דעותיהם, ומקבלת החלטות יחידה.

3. היו מתמידים ופתוחים

תצטרך לנהל קונפליקטים, לצאת ממבוי סתום ולנהל את הזמן שלך בחוכמה. קשיים מתעוררים בדרך כלל כאשר עובד חסר ניסיון מדבר. שקלו מה יותר חשוב לכם: חסכו זמן בלי לדון בדעתו, או הבינו איך הוא חושב. האפשרות השנייה תעזור לקבוע כיצד אדם יתמודד עם אחריות מסוימת. אם יש לך זמן, שוחח איתו איפה הוא טועה. אבל תמיד תודו בטעות שלכם.

4. אל תקפוץ מנושא אחד לאחר

אז בפגישה לא ייפתר ולו נושא אחד. כדי להימנע מכך, סמן את השיחה על הלוח.

5. פעל לפי ההיגיון של השיחה

במהלך מחלוקות, הרגשות מתגברים ומקשים על תפיסת המציאות באופן אובייקטיבי. הישאר רגוע ורציונלי. לדוגמה, אנשים אומרים לפעמים, "אני חושב שזה נכון", ואז מתנהגים כאילו זו עובדה מבוססת. למרות שבני שיחו רואים את המצב בצורה אחרת לגמרי. אז שההיגיון שורר בשיחה, ולא רגשות, תשאל אדם כזה: "האם זה באמת נכון?"

6. חלוקת אחריות של כל משתתף

כאשר החלטות מתקבלות על ידי קבוצה, לעתים קרובות שוכחים להקצות אחריות. ואז לא ברור מי צריך לעשות מה ומי אחראי. הקפד להגדיר בבירור את תחומי האחריות של כל אחד מחברי ההחלטה.

7. הזינו את הכלל של שתי דקות

תנו לכל אחד שתי דקות להביע את מחשבותיו בשלווה. ורק אז לדון בהצעתו. בדרך זו, כל המשתתפים יביעו את דעתם ללא חשש שיופרעו או יובנו לא נכון.

8. לעצור את אלה שמדברים מהר מדי

דיבור מהיר קשה יותר להבנה. חלק מנצלים זאת. אנשים לא רוצים להיראות טיפשים ולא שואלים שוב, גם אם הם לא מבינים משהו. אל תיפול על הפיתיון הזה. באחריותך להבהיר אי בהירות ולפתור מחלוקות. אז אל תפחד לומר, "סליחה, לא הבנתי. האם תוכל לדבר לאט יותר?" ואז לשאול את צבר השאלות.

9. סכמו את השיחה

אם כולם החליפו רעיונות, הסיקו מסקנות. אם תגיעו להסכמה בפגישה, חזרו על כך בקול רם. אם לא, תגידו גם כן. אם זיהיתם משימות לעתיד, חלקו אותן בין המשתתפים וציין את המועדים.

רשמו מסקנות, תיאוריות עבודה ובעיות כך שלכולם תהיה גישה אליהם. זה יקל על מעקב ההתקדמות.