איך לבלות פחות זמן בדוא"ל

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

בדיקת אימייל הפכה להתמכרות עבור רבים. אבל אתה יכול להיפטר ממנו ולהגדיל את הפרודוקטיביות שלך.

בדיקת דוא ל דומה מאוד לתלות. יש לכך מספר סיבות.

• בדיוק כמו במהלך יחסי מין, הימורים או נטילת סמים, הורמון ההנאה דופמין משתחרר במוח במהלך בדיקת האימייל.
• אנחנו ממשיכים לבדוק את תיבת הדואר הנכנס שלנו כי אנחנו רוצים להתעדכן ואנחנו חוששים שנפספס משהו.
• אנחנו מנתחים מיילים כדי שנוכל להירגע ולא לעשות דברים קשים יותר.

אבל את הזמן הזה אפשר היה לבלות הרבה יותר טוב. קווין קרוז, מחבר הספר 15 סודות של ניהול זמן: איך אנשים מצליחים עושים הכל, מציע חמישה טיפים שיעזרו לך לקצץ את זמן האימייל שלך בחצי.

1. הוסף ניתוח ללוח הזמנים שלך

אל תבדוק את האימייל שלך, אלא תעבד אותו. התייחס לניתוח הודעות בדיוק כמו שאתה מתייחס לכל עבודה אחרת. תכנן אותו, הוסף אותו ליומן שלך ואז התחל. קרוז ממליץ למיין את הדואר שלך שלוש פעמים ביום: בוקר, אחר הצהריים וערב.

לא כמות הזמן המושקעת בעבודה עם הדואר היא שחשובה. למישהו ייקח שלוש שעות ביום לנתח הודעות, בעוד שלאחרים ייקח 30 דקות. העיקר לגשת לעסק הזה במודע, כמו עבודה רגילה.

קווין קרוז

2. אל תשלחו לכולם עותק מהמכתב

ככל שתשלח פחות מיילים, כך תקבל פחות בתמורה. אז נסו לא לשים כל כך הרבה אנשים בעותק של המכתב. כולל, אל תסמן את התיבה "השב לכולם".

חלקם הצליחו לצמצם את תעבורת האימייל ב-50% כשהם אימנו את עצמם לחשוב פעמיים לפני שליחת אימייל חדש.

3. סינון הודעות

הגדר מסננים כדי לשים סוגים שונים של אותיות בתיקיות שונות. כך תוכלו רק לבזבז את זמנכם על ההודעות החשובות באמת ולא להיות המום מהשאר.

4. הפסק להשתמש בתיבת הדואר הנכנס שלך כרשימת מטלות

אנשים רבים שולחים לעצמם הודעות עם משימות שונות למועד מאוחר יותר, והופכים את תיבת הדואר לרשימת מטלות נוספת. אבל זה רק פוגע בפריון.

קרוז מציע גישה זו. כשאתה פותח אימייל חדש, תחילה שאל את עצמך אם אתה יכול למחוק אותו. אם לא, שקול אם אתה יכול להאציל את זה למישהו. אם זה לא אפשרי, גלה אם אתה יכול להתמודד עם זה בפחות מחמש דקות. אם כן, מעולה. אם לא, הניחו את המכתב בצד למועד מאוחר יותר. אבל אל תשאירו אותו בתיבת הדואר הנכנס שלכם, אלא העבירו אותו ליומן ובחרו תאריך ושעה ספציפיים שבהם תוכלו לעשות זאת.

5. העבר את כוונתך לאחרים

שוחח על כך עם עמיתיך לעבודה, כך שיהיה לך קל יותר לדבוק בתוכנית. אמור לבוס שלך שכדי לשפר את הפרודוקטיביות שלך, תבטל התראות דוא ל חדשות ורק תנתח מיילים בזמנים מסוימים.

הסכימו גם כיצד ניתן ליצור איתך קשר במקרה של עניינים דחופים.

מנסים לצמצם את הזמן שלוקח לעבוד עם דואר אלקטרוני, צריך לשנות הרגלים, ואת זה תמיד קשה להשיג מיד. אנא היו סבלניים והיו מוכנים להבין שאין צורך להשקיע כל כך הרבה זמן בדואר.