כיצד להאציל נכון משימות עבודה

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

הזמנות קטגוריות, חוסר תשומת לב לאינטרסים של העובדים וחוסר הכרת תודה הם לא הגישה היעילה ביותר לחלוקת המשימות בצוות.

מנהיג טוב הוא לא מי שנושא הכל על כתפיו, אלא אחד שמסוגל להרכיב צוות אפקטיבי חזק ולחלק תחומי אחריות, כולל לא מתוכננים.

האצלה, כלומר האצלת משימות מעובד אחד למשנהו, עוזרת להגביר את רמת המעורבות בצוות, ומנהלים שמצליחים בכך מביאים בממוצע לחברות שלהם 33% יותר הכנסות מאחרות.

אבל רק להגיד "עשה את זה" זה שגוי. נימת סדר, משימה לא מתוכננת, חוסר הסבר - כל זה עלול לגרום לדחייה וכתוצאה מכך להסתיים בתוצאה לא הטובה ביותר.

מומחית בית הספר לעסקים של הרווארד, לורן לנדרי, דיברה על הכללים שיעזרו להאציל ביעילות ולשפר את הביצועים.

1. להעריך את היכולות של העובדים

יש משימות שלא ניתן להאצל. לדוגמה, הם חלק בלתי נפרד מהאחריות שלך. או שלעובד אחר אין את הידע והכישורים לבצע משימות כאלה. או להיפך, הם הרבה יותר פשוטים מאלה שהוא עושה בדרך כלל. לדוגמה, לבקש ממנהל מכירות או מבקר למצוא מאסטר לתיקון מכונת קפה משרדית יהיה, בלשון המעטה, לא הולם.

באופן כללי, לפני שאתה מפקיד משהו למישהו, אתה צריך לשאול את עצמך:

• האם אדם יעמוד במשימה זו? האם יש לו מספיק זמן או שזה יפריע לו באחריות האחרות?
• האם לעובד יהיו מספיק ידע ומיומנויות? או שצריך לעדכן אותו כל כך הרבה זמן שיהיה קל יותר לעשות זאת בעצמך או למצוא מומחה אחר? נניח שאתה צריך לערוך דו"ח על עבודת הצוות בפרויקט, אבל הקולגה שאתה רוצה להפקיד זאת מעולם לא עשה זאת כלל, מה שאומר שהעסק יתקדם לאט, עם חריקה, ואתה עלול צריך לעשות הכל מחדש.
• האם משימה זו תעזור לעובד לשפר כמה מיומנויות, לצבור ניסיון? זה אופציונלי, אבל זה יהיה נחמד.
• האם יש עובד שיכול להתמודד עם זה טוב יותר?

2. נסו להתאים לתחומי העניין והצרכים של כולם

לדוגמה, אתה צריך לארגן בניית צוות עבור כל הצוות, אבל אין עובד מיוחד לכך. אבל יש אדם חזק בתקשורת ורוצה לצבור ניסיון בארגון אירועים, הדרכה וניהול כוח אדם. אתה יכול להציע לו את המשימה הזו.

או שהחברה נותרה זמנית ללא מומחה SMM, אבל יש מישהו שמכיר היטב את האלגוריתמים של הרשתות החברתיות ולא היה אכפת לו לנסות את כוחו בשיווק.

כמובן, זה לא תמיד אפשרי. יש משימות משעממות שאף אחד לא אוהב. אבל עדיין, לא יהיה מיותר להעריך באופן ביקורתי את הצוות ולחשוב למי המשימה החדשה יכולה להועיל.

3. הגדר את המשימה בצורה נכונה

בפנייה לעובד הסבירו מדוע אתם רוצים להפקיד בידיו את המשימה, כיצד היא יכולה להועיל עבור החברה ועבורו באופן אישי. הקפד לשבח ולפרט את החוזקות שלו שהשפיעו על בחירתך. להיות מנומס.

ספר לנו על המשימה בפירוט. יש לך מטרה וציר זמן ברורים. ספק את כל המסמכים הנדרשים ומידע אחר. יהיה טוב מאוד אם כל החומרים הדרושים יהיו ברורים ומובנים, כך שהעובד לא יצטרך להשקיע שעות רבות בהבנת מה זה מה.

4. לספק תקשורת רגילה ואווירה נוחה

תן לאדם לדעת שאתה תמיד שם כדי לעזור, להציע, לענות על שאלות. הזהרי שאם מסיבה כלשהי הוא לא יתמודד או יפספס את המועד, הוא יוכל לדבר איתך, וביחד תמצאי משהו.

שאל מה הוא צריך כדי להשלים את המשימה. ייתכן שתצטרך לספק לו מידע נוסף או, למשל, לשחרר אותו מאקטואליה.

חשוב להישאר ידידותי, כדי שהעובד לא באמת יהסס לפנות אליכם אם משהו ישתבש.

5. היו על הצד הבטוח

כאשר אתה משלים משימה בעצמך, אתה בשליטה מלאה על המצב. אם מישהו אחר לוקח על עצמו את העבודה, יכולות להיות מיליון בעיות שעלולות לגרום לתוצאות גרועות או לפספוס מועדים.

חשבו מראש מה תעשו במקרה של התפתחות לא חיובית של אירועים. היו מוכנים לקחת על עצמכם את המשימה או למיקור חוץ במהירות למישהו אחר.

נסו להתייחס למצבים אלו לא ככישלון, אלא כחוויה שתעזור לכם להבין טוב יותר את הצוות שלכם, את יכולותיו ואת רמת הארגון.

6. היו סבלניים

כן, יש דברים שמהר יותר לעשות לבד מאשר להפקיד מישהו, ואז להשקיע זמן במתן מענה לשאלות ומעקב אחר התוצאה.

חשוב לזכור שאתה לא תזמורת אנושית, ובשביל עבודה יעילה אתה צריך לפתח את הצוות שלך, לתת לעובדים הזדמנות לעשות משהו חדש, להיות מוכשרים יותר, ללמוד, כולל מהטעויות שלך.

זה אומר שאתה צריך להיות סבלני אם מישהו שואל יותר מדי שאלות או מתמודד עם מטלה לאט ממה שציפית.

7. תנו ובקשו משוב

בסיום המשימה, הקפידו לספר לעובד כיצד אתם מעריכים את עבודתו: מה אהבתם ועל מה אתם מוכנים לשבח אותו, אילו נקודות אפשר לשפר, מה צריך לעשות בשביל זה ומה לחפש ב- עתיד.

תהיה צודק. לא לקלל, לא להרים את הקול, לא להפחית מערך או לבקר בלי סיבה. הקפידו להתחיל בשבחים ואז לדבר בעדינות על מה שצריך לעבוד עליו.

אם המשימה עבור האדם הייתה חדשה וקשה, שאלו אותו איך הוא עבד עליה. מה היה קל ומה לא, מה היה מעניין ומה לא אהב בכלל, איך הוא מעריך את התוצאה בעצמו, מה היה רוצה לשפר ואיך הוא מתכנן לעשות זאת.

8. אל תשכחו להגיד תודה

ולא רק אחד על אחד, אלא גם בפומבי, במיוחד אם המשימה לא הייתה קלה. שבחו את האדם מול כל הצוות, תנו לו יום חופש נוסף, סמנו כעובד הטוב ביותר, אם החברה מתרגלת זאת.

כמו כן, אתה לא צריך לנכס את פירות העבודה של מישהו אחר. במקום להגיד "ארגנתי את בניית הצוות" או "הכנתי את הדוח", עדיף להדגיש שהכנתם הכל ביחד והקולגה שלכם עזר מאוד. אנשים מעריכים את ההכרה בזכותם, מה שהופך אותם למעורבים ונאמנים יותר לחברה.