15 כלים שימושיים לעבודת צוות מרחוק

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

על רקע המצב עם נגיף הקורונה, שירותים אלו רלוונטיים במיוחד.

1. שליח עובד: טלגרם

• פלטפורמות: אינטרנט, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• חלופות: Slack, Skype, Flock,.

למרות החסימה, טלגרם נותרה אחד מהשליחים הפופולריים ביותר ברוסיה. הוא משמש באופן פעיל הן לתקשורת יומיומית והן לתקשורת עסקית בין עובדים.

טלגרם מהיר, נוח ופשוט. השירות אינו תומך בשיחות ועידה בווידאו ובכמה פונקציות שימושיות אחרות הזמינות בשליחים ארגוניים כמו Slack, אך אתה יכול להשתמש בו בחינם לחלוטין.

טלגרם →

2. חבילת Office: "Google Sheets", "מסמכים" ו"מצגות"

• פלטפורמות: אינטרנט, אנדרואיד, iOS.
• חלופות: Office 365, Quip, Apple iWork.

גוגל מציעה חבילת שירותים חוצת פלטפורמות, עשירה בתכונות וחינמיות לעבודה עם פורמטים פופולריים של קבצים משרדיים. בעזרתו תוכלו ליצור ולערוך מסמכי טקסט, גיליונות אלקטרוניים ומצגות - גם באופן עצמאי וגם יחד עם עמיתים.

לכל משתמש יש 15 GB של שטח דיסק זמין לאחסון קבצים בשרתי Google. לאחסון נוסף, תוכל לרכוש מנוי בתשלום ל-G Suite. הוא כולל גם שירותי תמיכה 24/7, שירות דואר ארגוני ותכונות נוספות להגנה על נתונים. המחירים מתחילים ב-6$ לחודש לאדם.

Google Sheets Google LLC

האפליקציה לא נמצאה

3. שירות להערות: OneNote

• פלטפורמות: אינטרנט, Windows, macOS, Android, iOS.
• חלופות: Evernote, Notion.

Google Docs ושירותים דומים אינם מתאימים להערות קטנות. אלה האחרונים נוחים יותר לאחסון במחברות ענן כמו OneNote. למוצר זה של מיקרוסופט יש ממשק אינטואיטיבי הדומה למחברת אמיתית. המבנה הפשוט והברור של השירות יאפשר לך ולעמיתיך למצוא במהירות את ההערות הדרושות לך בין מאות אחרים.

יתרונות נוספים של OneNote כוללים יכולות עריכת טקסט נרחבות ותמיכה בכל מיני קבצים מצורפים, מהערות אודיו ועד וידאו. בנוסף, ניתן להשתמש בשירות ללא תשלום. במקרה זה, כל משתמש מסופק ב-5 GB לאחסון הערות בענן. הצוות כולו מקבל 1 TB של שטח משותף עבור OneNote ושירותים אחרים של Microsoft כאשר הם רוכשים מנוי ארגוני בתשלום של Office 365 Business.

Microsoft OneNote: רעיונות והערות מאורגנים של Microsoft Corporation

Microsoft OneNote Microsoft Corporation

OneNote →

4. מנהל משימות: Todoist

• פלטפורמות: אינטרנט, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• חלופות: TickTick, Notion, Any.do.

כדי לנהל ביעילות צוות מרוחק, מנהיג צריך כלי נוח להאצלת משימות. Todoist הוא אחד הטובים בקטגוריה זו. זה מאפשר לך להוסיף במהירות משימות, לארגן אותן לפי רשימות ועדיפות, להקצות זמנים ולצרף מבצעים.

עם תגים ומסננים, קל לנווט במספר רב של משימות. והיסטוריית הפעילות עוזרת למנהל לעקוב מקרוב אחר התקדמות העבודה.

במצב חופשי, ניתן להוסיף עד 80 פרויקטים ועד 5 עובדים לכל אחד מהם. כדי להסיר הגבלות, כמו גם לבטל חסימת התראות, תגים ותכונות מתקדמות אחרות, תצטרך להירשם למנוי בתשלום. העלות מתחילה ב-229 רובל לחודש לאדם.

Todoist: Doist To-Do List & Tasks

Todoist: Doist Inc. רשימת מטלות ורשימת מטלות

Todoist →

5. מנהלת פרויקט: אסנה

• פלטפורמות: אינטרנט, אנדרואיד, iOS.
• חלופות: Bitrix24, Basecamp, ProofHub, Podio.

מנהלי משימות נהדרים עבור מטלות מהירות, אך לא תמיד טובים לניהול זרימות עבודה מורכבות. לגישה אסטרטגית יותר לעסקים, הם משתמשים בתוכניות כמו Asana. שירות זה מאפשר לך לתכנן ולבנות את זרימת המשימות שלך במגוון דרכים. כל עובד רואה בבירור את אחריותו ותנאי העבודה שלו. והמנהל יכול לעקוב בקלות אחר ההתקדמות ולצפות בתמונה הכוללת של הפרויקט.

הגרסה החינמית של Asana מיועדת לצוותים של עד 15 אנשים וחסרה כמה תכונות. לדוגמה, תצוגת "ציר הזמן" וחיפוש משימות מתקדם אינם זמינים בה.מנויים בתשלום מתחילים ב-$11 לחודש למשתמש. ככל שהתוכנית הנבחרת יקרה יותר, כך היא מספקת יותר תכונות.

Asana: מנהל העבודה שלך Asana, Inc.

האפליקציה לא נמצאה

6. לוחות Kanban: Trello

• פלטפורמות: אינטרנט, Windows, macOS, Android, iOS.
• חלופות: מייסטר טאסק, פריחה.

Kanban היא מתודולוגיה פופולרית לניהול פרויקטים. כל משימה בה עוברת שלבים מסוימים: למשל "בתכניות", "בביצוע" ו"הסתיימה". בדרך כלל הם מתוארים כלוחות, שביניהם מעבירים כרטיסי משימה. מסתבר שמראה מאוד ויזואלי של זרימת העבודה, ולכן שירותי ניהול פרויקטים רבים משתמשים באלמנטים של קנבן במידה זו או אחרת.

מתודולוגיה זו אולי מיושמת בצורה הטובה ביותר ב- Trello. המפתחים העלו את הפשטות והבהירות למוחלט, כך שהשירות עשוי שלא להיות פונקציונלי מספיק עבור פרויקטים מורכבים. אבל זרימת המשימות בו נראית כל כך מינימליסטית שאפילו ילד יכול להבין את זה.

בנוסף, לגרסה החינמית של Trello אין כובעים קשיחים. תצטרך לשלם רק אם אתה צריך אפשרויות עיצוב נוספות, יותר מ-10 לוחות לצוות, וכן כלים לעבודה אוטומטית עם משימות. מחירי המנויים מתחילים ב-$10 לחודש לאדם.

Trello Trello, Inc.

Trello Trello, Inc.

טרלו →

7. עורך מפת חשיבה: MindMeister

• פלטפורמות: אינטרנט, אנדרואיד, iOS.
• חלופות: Mindomo, MindMup.

מפת חשיבה היא ייצוג סכמטי של תהליכים או רעיונות המפשטים את תפיסת המידע. בצורה זו, אתה יכול לדמיין כל דבר: מאסטרטגיית פיתוח פרויקט ועד לתוצאות של סיעור מוחות. כדי לעבוד ביחד עם מפות חשיבה, אתה צריך עורך מיוחד.

MindMeister היא בחירה טובה. הוא מציע טונות של תבניות וכלים קלים לשימוש להדמיה של נתונים. בעזרתו, אתה יכול לצייר במהירות מפות מנטליות של כל מורכבות.

במצב חופשי, MindMeister מאפשר לך לאחסן עד שלוש מפות חשיבה. בחיבור לתעריף PRO, ניתן לעבוד עם מספר בלתי מוגבל של פריטים, לשמור אותם בפורמטים משרדיים פופולריים, וגם לקבל פונקציות לניהול צוות. העלות היא 8,25 דולר למשתמש לחודש.

MindMeister MeisterLabs

מיפוי מחשבות - MindMeister MeisterLabs

MindMeister →

8. אחסון בענן: "Google Drive"

• פלטפורמות: אינטרנט, Windows, macOS, Android, iOS.
• חלופות: Yandex. Disk, Dropbox, OneDrive.

קשה לדמיין עבודת צוות מרחוק ללא ענן לאחסון נתונים משותפים. עשרות שירותים כאלה עומדים לשירותכם, אבל אחד הטובים ביותר הוא Google Drive. הוא מציע נפח אחסון נדיב של 15 ג'יגה-בייט בחינם, משולב במוצרים אחרים של גוגל וזמין בממשק ידידותי למשתמש.

כדי להרחיב את הנפח, אתה יכול להירשם למנוי G Suite הנ ל או להירשם רק לתוכנית Google Drive בתשלום: תמורת 139 רובל בחודש, החברה מספקת למשתמש 100 GB של שטח ענן.

Google Drive Google LLC

האפליקציה לא נמצאה

Google Drive →

9. שירות לשיחות ועידה בווידאו: זום

• פלטפורמות: אינטרנט, אנדרואיד, iOS.
• חלופות: Skype for Business, Slack, Hangouts Meet.

פגישות וידאו יוצרות לא רק קשר רגשי הדוק בין העובדים, אלא גם תנאים יעילים לתקשורת. על ידי ראייה ושמיעה של עמיתיך, תוכל ליצור איתם אינטראקציה פרודוקטיבית כאילו הייתם באותו שולחן. זה לא מפתיע ששירותי ועידת וידאו כל כך פופולריים.

זום היא אחת מהמובילות בשוק. זה לא רק מארגן תקשורת וידאו מאובטחת, אלא גם מאפשר לך לשתף את המסך עם משתתפי הוועידה, להעביר קבצים ולשמור הקלטות של שיחות.

בגרסה החינמית ניתן להזמין עד 100 אנשים לפגישת וידאו, ומשך הזמן שלה יהיה עד 40 דקות. כדי להסיר את ההגבלות, עליך להירשם למנוי בתשלום - החל מ-$15 לחודש מהמארגן.

ZOOM פגישות ענן zoom.us

ZOOM פגישות בענן זום

זום →

10. מנהל צילומי מסך: LightShot

• פלטפורמות: Windows, macOS.
• חלופות: גיאזו, לכידת נימבוס.

בעבודה מרחוק, צילום מסך אחד יכול להחליף אלף מילים. לכן, אתה יכול להשתמש בכלי שימושי לצילום מסך. שירות הענן LightShot מתאים לתיאור זה. זה זמין בחינם ומאפשר לך לצלם תמונות של אזור נבחר בתצוגה בשתי לחיצות.

לאחר יצירת תמונה, תוכל לשלוח אותה מיד לעמיתיך - באמצעות קישור דרך שרת LightShot או באמצעות כל מסנג'ר.

LightShot →

11. Time Tracker: בזמן

• פלטפורמות: אינטרנט, Windows, macOS, Android, iOS.
• חלופות: Toggl, RescueTime, Harvest.

מעקבי זמן עוזרים לעקוב אחר כמה זמן הצוות שלך מבלה במשימות מסוימות. טיים עושה זאת באופן אוטומטי. ראשית, צריך לחבר אליו את השירותים שבהם עובדים העובדים. אלה יכולים להיות אותם Trello, Asana או Todoist. לאחר השילוב, Timely יתחיל לנתח פעילויות משימות ולהציג את התוצאות של עמיתים על ציר זמן.

השירות פועל לפי מנוי החל מ-$49 לחודש.

בזמן: אפליקציית מעקב אחר זמן וזיכרון מעקב שעות לחיוב AS

Timely Automatic Time Tracking Memory AS

בזמן →

12. שעון עולמי: חבר זמן עולמי

• פלטפורמות: אינטרנט, אנדרואיד, iOS.
• חלופות: Yandex. Vremya, 24 אזורי זמן.

כאשר עובדים עובדים באזורי זמן שונים, שירותים כגון World Time Buddy מקלים על הדברים. זהו שעון נוח המראה את השעה בכל הישובים שנבחרו על מסך אחד.

אתה יכול להוסיף עד ארבעה מיקומים בחינם. למידע נוסף, השירות מבקש להירשם תמורת 3 דולר לחודש.

Time Buddy - שעון וממיר Helloka, LLC

Time Buddy - Easy Time Zones Helloka

חבר זמן עולם →

13. שירות לעבודה עם PDF: Acrobat Pro DC

• פלטפורמות: אינטרנט, Windows, macOS, Android, iOS.
• חלופות: סודה PDF, PhantomPDF.

אם הצוות שלך עוסק הרבה ב-PDF, עורך שיתופי יכול לחסוך לך המון זמן ומאמץ. Acrobat Pro DC מעולה לתפקיד הזה. זהו כלי מבוסס ענן המאפשר לכל מי שיש לו גישה לקובץ להציג ולערוך הערות למסמכי PDF.

Acrobat Pro DC הוא שירות בתשלום. מחיר המנוי הוא 1,610 רובל לחודש או 11,592 רובל לשנה.

Adobe Acrobat Reader עבור PDF Adobe

Adobe Acrobat Reader עבור PDF Adobe Inc.

Acrobat Pro DC →

14. מנהל סיסמאות: LastPass

• פלטפורמות: אינטרנט, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• חלופות: Dashlane, Hypervault, Keeper,.

צוות העבודה יכול להשתמש בעשרות שירותים שונים. באופן אידיאלי, כל אחד צריך סיסמה חזקה וייחודית. למרבה המזל, קיימים כלים מיוחדים כדי להקל על המשתמשים ליצור ולאחסן שילובים כאלה.

אחד המפורסמים שבהם הוא שירות LastPass. הוא מייצר סיסמאות מורכבות, מאחסן אותן בכספת ענן מאובטחת, ומזין אותן אוטומטית כאשר אתה מתחבר לחשבונות המתאימים. על ידי התקנת אפליקציית LastPass במכשירים שלהם, לכל חברי הצוות תהיה גישה לסיסמאות משותפות. במקביל, המנהל יכול לבחור אילו אישורים יראה כל משתמש.

כדי להשתמש ב- LastPass עבור צוות, עליך לרכוש רישיון. העלות תלויה במספר המשתתפים.

LastPass Password Manager LogMeIn, Inc.

LastPass Password Manager LogMeIn, Inc.

LastPass →

15. שירות אוטומציה: Zapier

• פלטפורמות: אינטרנט.
• חלופות: Power Automate, IFTTT.

פלטפורמת Zapier עוזרת לבצע אוטומציה של פעולות שגרתיות. זה מתחבר לשירותים שבהם אתה משתמש לעבודה ומאפשר לך להגדיר תרחישים שונים לאינטראקציה ביניהם. לדוגמה, ניתן לחבר את Gmail ו- Trello כך שהמערכת תהפוך אוטומטית מיילים נכנסים למשימות חדשות.

Zapier תומך באלפי שירותים ומציע מגוון רחב של תרחישי אוטומציה. הם יכולים לייעל משמעותית את העבודה שלך, ולכן התעריפים אינם הנמוכים ביותר. מנויים לקבוצות מתחילים ב-$299 לחודש.

Zapier →

חומר זה פורסם לראשונה בדצמבר 2014. במרץ 2020 עדכנו את הטקסט.