כיצד לנצל טוב יותר את מערכת GTD

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

הסופר והבלוגר ליאו באבאוטה מסביר איך להמשיך לתכנן ולהיפטר מכל מה שמונע ממך להיות פרודוקטיבי.

מדוע נדרשת מערכת זו

Getting Things Done (GTD) היא מערכת ידועה לביצוע דברים על ידי דיוויד אלן. בעת השימוש בו, כל המידע הנכנס נרשם ומחולק לרשימות. המטרה היא להשיג דברים על ידי השקעת זמן רב יותר במה שחשוב באמת.

עם מערכת GTD, אתה יכול להגיע להצלחה גדולה מאוד. הנה רק כמה מהם:

• אתה מטפל בהרבה משימות.
• אתה הופך בטוח יותר בעצמך.
• אתה מתמהמה פחות ודעתך פחות מוסחת.
• הם סומכים עליך יותר: אחרים יודעים שאתה תמיד מביא הכל עד הסוף.
• לעתים קרובות יותר אתה מוזמן לעבוד כי יש ביקוש לגישה איתנה לעסקים.
• אתה משתנה לטובה - אתה מבין מה באמת חשוב לך, אתה הופך סקרן, אתה מתחיל ללמוד, לבנות קשרים חזקים עם אנשים ולהיפטר מדפוסי תפיסה ישנים שמפריעים לך.
• אתה מרוויח יותר.
• אתה מסוגל ליצור סטארטאפ מצליח או לבנות חברה מצוינת.
• אתה יכול לשתף את הרעיונות שלך - בספר, בלוג או הרצאה.

אבל כדי לקבל את כל היתרונות האלה, צריך להבין איך להשתמש במערכת בצורה יעילה ולגלות מה מונע זאת. ליאו באבאוטה, כותב ומחבר הבלוג הפופולרי Zen Habits, מסביר מה אתה צריך לעשות בשביל זה.

כיצד להשתמש במערכת GTD בצורה יעילה יותר

גלה מה מונע ממך להיות פרודוקטיבי

הרגל להתמהמה. אתה מהסס לגשת למשימה בגלל מורכבותה: או שאתה מרגיש שלא תוכל להתמודד איתה, או שלא הבנת אותה כלל. זוהי דחיינות.

הרגל של הסחת דעת. אמנם הצלחתם להתחיל, אבל אתם מיד עוברים למשימה אחרת. כל אותם הספקות ואי הוודאות מובילים אותך לדחות את זה לטובת תרגיל קל יותר או פשוט להתחיל להרוג את הזמן. המעבר הקבוע הזה מוביל לאובדן ריכוז. יחד עם זאת, נראה שתהיו עסוקים בלי סוף.

שְׁלֵמוּתָנוּת. אי אפשר לרדת לעבודה להרבה זמן, כי עכשיו זה לא הזמן המתאים לכך. או שדחית להשלים את זה כי זה לא היה מושלם.

לדוגמה, אתה רוצה לפתוח בלוג, אבל אתה לא רוצה, כי עד שתמצא את הפלטפורמה והנושא המושלם עבורו, אין לך מספיק זמן פנוי ועדיין אין לך רשימה של רעיונות מעולים. או שכתבתם מאמר ולא מפרסמים אותו כי החומר עדיין צריך להיות סופי - למעשה, אתם פשוט לא מעזים.

סביבה. אנשים מתסכלים את התוכניות שלך, לא עושים שום דבר בזמן, מסבכים הכל, מקלקלים, מתלוננים ומעצבנים. ובהסתמך על אנשים אחרים, לפעמים קשה להשיג את המטרות שלך. לא פעם, זה רק תירוץ לעצמך.

הסחות דעת. אלה אנשים, כל אירוע, בעיות. הם מפריעים לעבודה שלך. משהו שאתה יכול לשלוט, בחלק אתה לא יכול.

עייפות. אתה עייף, רעב, מותש, מבולבל או משועמם. בעיות כאלה מפריעות לריכוז ולביצוע דברים.

במקרה זה, אתה רק צריך לטעון מחדש: לנמנם, לטייל, לעשות מדיטציה.

או קח על עצמך משימות שאינן דורשות הרבה אנרגיה: מיין את הדואר שלך, עשה את השגרה הניהולית. אם עייפות נצפתה במשך זמן רב, בדוק את התזונה והשינה שלך.

פחדים, ספקות, תחושות של חוסר אונים וספק עצמי. הם בלב רוב המכשולים שהוזכרו לעיל.

קבע מה אתה מפספס כדי לעבוד בצורה יעילה יותר

הנקודות הנבחרות יהיו הפתרון לבעיות שהוזכרו לעיל.

יכולת תעדוף. אתה יכול להגיע להצלחה אם אתה מקדיש את רוב זמנך למשימות חשובות. כאשר אתה עסוק בפעילויות לא חיוניות או מחליף כל הזמן בין פעילויות, אתה פחות יעיל. אתה צריך לבחור בעיה אחת חשובה ולהתמקד רק בה.

בהדרגה תלמד לזהות אילו משימות ופרויקטים הם בעלי ערך רב עבורך. האם חשוב יותר להשיב להודעות מאשר לכתוב מאמר? מה מועיל יותר עבור הקריירה, האושר, הבריאות שלך?

יכולת לפתוח עסק נכון. הנטייה לדחות היא אחת הבעיות הנפוצות והכואבות ביותר שעומדות בדרך להשגת מטרה. לכן, הדבר החשוב ביותר בהשלמת משימות הוא להתחיל.

התמקד בצעד הראשון, הקטן ביותר. כמה שיותר קטן. צור סביבה שתקל על ההתחלה. למשל, כשליאו עצמו רצה לפתח את הרגל הריצה, הוא התמקד רק בנעל את נעלי הספורט שלו וביציאה מהבית.

עבודת ספרינט. גישה זו עוזרת לך להתמודד עם ריבוי משימות והסחות דעת. טכניקה זו נקראת גם Pomodoro. הוא מבוסס על חלוקת העבודה למרווחים קצרים של 15-25 דקות (ספרינטים), שבמהלכם צריך להתרכז במשימה אחת בלבד, מבלי להסיח את דעתכם מכל דבר אחר.

לאחר מכן, הפסקה קצרה, ולאחריה מתחילים ספרינט חדש. אם מעולם לא השתמשת בשיטה זו, אתה יכול לארגן כמה מקטעי עבודה כאלה ביום, ולאחר שבוע, להתחיל להגדיל בהדרגה את מספרם.

ניהול רשימת משימות. עוזר להתרכז ולהתמודד עם כל מה שמתוכנן. אבל נסו לא לסבך יתר על המידה. מצא תוכנית מתכנן פשוטה, כתוב את כל מה שאתה צריך לעשות בעתיד הקרוב, ובכל יום בחר באילו משימות תתמקד היום.

קבעו שלוש משימות חשובות ושלוש משימות קטנות ליום - מספר זה עשוי להשתנות בהתאם לאורך יום העבודה שלכם, מורכבות המשימות ומהירות השלמתן.

יכולת לקבל טעויות. פרפקציוניזם מפריע לביצוע דברים. לכן, אל תדאג כל כך לגבי השלמות של העבודה שלך אלא לגבי השלמתה. היצמד לכלל "הטיוטה הראשונה העלובה" של הסופרת אן למוט.

היא משוכנעת שהדרך היחידה להתחיל לכתוב טוב (ולהתחיל לעשות את זה בכלל) היא לשרטט טיוטה חלשה וחסרת תועלת. לאחר זמן מה תחזרי לתוצאה ותצחצחי אותה.

עבודה במצב של אי ודאות. לעתים קרובות פחדים וקשיים ירדפו אותך. לכן, כדאי מאוד ללמוד איך לעבוד במצב של חוסר ודאות זה: לשמור על עצמך בשליטה, לא להתחבא ממשימות וחוויות פנימיות, ולא להתלונן.

כדי לעשות זאת, בכל פעם שאתה מבחין במשהו כזה מאחוריך, שים הכל בצד ונסה להרגיש את המצב שלך. לקבל זאת. שימו לב לתחושות הגופניות שלכם. ודא שחוסר ביטחון ואי נוחות הם בסדר. למד להעריך את הרגעים כפי שהם.

יכולת לראות את התמונה הגדולה. זה דבר אחד להיות מרוכז לחלוטין במשימה בודדת, ודבר אחר לגמרי להיות מסוגל להסתכל על המצב כמכלול. ניתוח כללי של המצב צריך להתבצע בבוקר ובערב, כמו גם כמה פעמים במהלך היום - למקרה שתצטרך להתאים את תוכנית הפעולה.

כולנו לפעמים מוסחים, מופרעים ומתמודדים עם קשיים בלתי צפויים. כדי להישאר פרודוקטיבי, אתה צריך ללמוד לשנות את המיקוד בעת הצורך.

יכולת להיות אחראי. קודם כל, זה אומר לא להאשים אנשים אחרים בכל הקשיים שאתה מתמודד איתם בדרך להשגת המטרה שלך. קח אחריות מלאה על החלק שלך בעבודה.

היו מנהיגים – הראו יוזמה, עקבו אחר הצלחת הצוות כולו, גם אם אתם כפופים פשוטים בו.

תקשורת פתוחה. כזה שכולם מבינים בבירור את האחריות והגבולות שלו, כמו גם את ההשלכות של אי ציות. זה יעזור ליצור מבנה שבו כל המעורבים יוכלו לעבוד בצורה קלה ויעילה יותר. נסו להתייחס לאנשים בכנות ובחיוב, למרות כל הפגמים שלהם.

יכולת תכנון. שפע המשימות ביומן אינו תורם בשום צורה להשגת המטרה. במקום זאת, עדיף להכין רשימה מינימלית על ידי מענה על שאלות פשוטות. איך להתחיל את היום להשלים משימות חשובות? איך לרוץ ספרינטים כדי שאף אחד לא יסיח את דעתך? על מה אתה צריך לקחת אחריות? מתי כדאי לאסוף את הדואר? באיזו שעה עלי לקבוע פגישות? איך תדרג את היום שלך?

התשובות יעזרו לך לתכנן את היום שלך. אל תשאף שזה יהיה מושלם. על ידי ניתוח המתרחש, לאורך זמן תמצא את האפשרות הטובה ביותר.

היכן להתחיל שיפור

ערכו תוכנית פשוטה. אין צורך לנסות לשלוט בכל הכישורים החסרים בבת אחת. בתור התחלה, עדיף להתמקד בארבעת הראשונים שתתרגל על בסיס יומי:

• תעדוף והגדרת משימות ליום.
• עבודת ספרינט.
• מדיטציה - כאשר אתה מרגיש פחד, חוסר ודאות או חוסר ביטחון.
• ניתוח בסופו של יום ועדכון התכנית.

שימו לב מה תעשו ואיך. הצג את התוכנית שהתקבלה למישהו שאתה מכיר ודווח לו כל יום במשך שבוע. הבטיחו בכל שבוע לשתף בהצלחות, באתגרים שלכם וכיצד תתכוננו לתחילתה של תקופה חדשה בת שבעה ימים.

הקדישו 10 דקות בכל ערב כדי לסקור איך עבר היום שלכם והאם השלמתם את כל הנקודות בתכנית שלכם. רשום מה קרה, מה מנע, איך אתה יכול להאיץ את התנועה קדימה.

עם הזמן, ספרינטים, מדיטציה ומיומנויות אחרות יהפכו לקלים יותר עבורך. לאחר מכן התחל ללמוד גישות חדשות ויעילות תוך כדי שיפור הדרגתי של המערכת שלך. העיקר לזכור להתאמן.