כיצד ליישם ביעילות את מערכת ה-GTD בחיים

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

תוכנית שלב אחר שלב, שבעקבותיה תוכלו ליישם בקלות את טכניקת הפרודוקטיביות הזו בחייכם, לקבוע סדרי עדיפויות ותמיד להיות מסוגלים למצוא זמן לדברים חשובים.

חומר זה הוא המשך של המאמר "". ראשית, כדאי להכיר את זה, שכן רבים מהמושגים שבהם נעשה שימוש מוסברים שם בפירוט.

מאמר זה הוא מדריך שלב אחר שלב כיצד ליישם GTD בחיים האמיתיים. בעת הכתיבה הקפדתי על העקרונות הבאים:

• רבגוניות. הרעיונות המתוארים כאן הם אוניברסליים, ובעזרתם כל אחד יבנה לעצמו מערכת GTD שתעבוד בדיוק עם השירותים שהם רגילים אליהם.
• פַּשְׁטוּת. המערכת צריכה להיות קלה לשימוש אינטואיטיבית. יש להשקיע מינימום זמן ואנרגיה בהזנת מידע ועיבודו, וכן בתכנון השלבים הבאים. רק כך המערכת תעבוד לטווח ארוך וגם לאחר הפסקות ארוכות: למשל, אם תצאו לחופשה לחודש, אז כשתחזרו, תוכלו לשחזר את הגישה לניהול העסק.
• מהימנות. הדבר החשוב ביותר הוא להיות בטוח במערכת שלך, כלומר, שלא תשכח שום דבר מתוכנן, מכיוון שתראה תזכורת בזמן הנכון.
• ריכוז במה שחשוב. המערכת אמורה לעזור לך להתמקד הן במה שאתה עושה כרגע והן בדברים החשובים לטווח הארוך.
• הנאה. מערכת ניהול המקרים והמשימות אמורה לגרום לך הנאה. לדוגמה, כשאתה שוכב על הספה אחרי יום עבודה קשה עם הטלפון בידיים, אתה חוצה משימות שהושלמו מהרשימה וזוכה להנאה אמיתית. במיוחד כאשר זה עדיין מומחז על ידי הצמיחה של גרף הפרודוקטיביות שלך.

5 שלבים עיקריים של מערכת GTD

שלב 1. איסוף מידע

יש צורך לאסוף לחלוטין את כל המקרים, אפילו הקטנים שבהם, אז התודעה שלנו תהיה טהורה ונפעל בצורה פרודוקטיבית ככל האפשר.

לכן רשימות מטלות סטנדרטיות לא עובדות, כי לרוב אנשים רושמים רק את הדברים החשובים ביותר, ומאות משימות לא כל כך חשובות כלל לא נלקחות בחשבון. אבל דווקא משימות קטנות כאלה, שמזכירות לעצמן את עצמן באופן קבוע, משתמשות בחלק ניכר ממשאבי המוח ויוצרות חוויות נוספות שמובילות לעייפות ולמתח.

אחד העקרונות החשובים של מערכת GTD הוא לפרוק לחלוטין את כל המשימות מהראש ולהכניס אותן למערכת אמינה שתעזור לך לזכור דברים חשובים בזמן הנכון.

אתה גם צריך לקחת בחשבון שצריך להיות מספר מינימלי של סלים לאיסוף מידע נכנס. באופן אידיאלי, אחד. ואז זה יהיה הכי קל לטפל.

שלב 2. עיבוד מידע

בשלב זה אנו מעבדים את המידע שנמצא בתיבת הדואר הנכנס שלנו.

ישנן שלוש אפשרויות כיצד נוכל להמשיך בשלב זה:

• סמן את המשימה כ"פעולה", תוך ציון השלב הבא להשלמתה ואת המועד האחרון. אתה יכול לדלג על ציון מועד אחרון אם עדיין אין לך הבנה ברורה מתי עליך להשלים את המשימה.
• העבר מידע ל"ספרייה" אם אינך צריך לעשות איתו שום דבר, אבל זה עשוי להיות שימושי בעתיד.
• מחק את המידע, וקבע שהוא "אשפה": כלומר, אתה לא צריך לעשות איתו שום דבר והוא לא יועיל בעתיד.

שלב 3. ארגון הפעילויות

כל הפעולות עוברות במשפך הבא.

מסנן 1 - "גזירה"

שאל את עצמך את השאלה: האם באמת עלי לעשות את הפעולה הזו? אם יש ספק, מחק אותו.

מסנן 2 - "האצלה"

שאל את עצמך את השאלה: אם זה צריך להיעשות, אז האם אני באמת צריך לעשות את זה באופן אישי? אם לא, אנו מאצילים ומציינים את האחראי, התוצאה הסופית, שלבי ביניים של בקרה (נקודות צמתים) ואת המועד האחרון.

אם הפעולה אמורה להתבצע על ידך, עבור למסנן הבא.

מסנן 3 - "פעולה"

שאל את עצמך שאלה: האם פעולה זו תימשך יותר מ-2-5 דקות? אם לא, עשה את זה עכשיו ושחרר את הראש שלך. אם כן, נא להירשם.

פעולות במערכת יכולות להיות מהסוגים הבאים.

"הפעולות הבאות" - משימות פשוטות המורכבות מפעולה אחת (להתקשר, לכתוב, ללכת וכדומה). כך למשל, הפעולה "החלפת צמיגי חורף על גלגלים" תהיה מורכבת מהפעולות הפשוטות הבאות: להתקשר ולהירשם לשירות רכב, לקבוע מועד בלוח השנה ולנסוע לשירות רכב בזמן הנכון.

נוח לאסוף פעולות כאלה לרשימות לפי מקום ונסיבות (רשימות הקשריות). זה יכול להיות רשימת In Store, שבה אתה מפרט את כל מה שאתה צריך לקנות כשאתה בחנות, או רשימת In the Chair, שבה אתה מוסיף דברים ומשימות שאתה יכול לעשות בערב אחרי העבודה בכיסא האהוב עליך.. או רשימה של "שאלות בוס", שבה אתה רושם את כל השאלות שיש לך לבוס שלך, כדי שתוכל לפתור את כולן במכה אחת.

אני נוהג לרשום את כל הפעולות האלה או ב"יומן גוגל" (פגישות ואירועים), או ב-Todoist, שירות ענן שבו נוח לארגן משימות.

"פרויקטים" - משימות שדורשות יותר משלב אחד כדי להשלים. כדי להוציא את הפרויקט לדרך, צריך לתאר את השלבים הראשונים לביצועו ולהשאיר תזכורת לגביו במערכת אמינה. כתוצאה מכך, הפרויקט הופך לשרשרת של פעולות פשוטות, שכל אחת מהן יכולה להתבצע בחמש הדקות הקרובות ולקבל את התוצאה.

אני מפרסם פרויקטים בכרטיסי Trello. הכרטיס הוא מיכל אידיאלי עבור פרויקטים שבהם אתה יכול למקם:

• תיאור ומטרת הפרויקט;
• קישורים למסמכים אחרים על הפרויקט;
• שמות האחראים;
• מועד אחרון;
• רשימות ביקורת עם השלבים הבאים;
• הערות על הפרויקט;
• הקבצים הדרושים וכן הלאה.

פעולות מושהות … אם אנחנו לא יכולים לתכנן את הפעולות הבאות ללא אירועים או מידע נוספים (למשל, אנחנו מחכים שחבר ישלח את מספר הטלפון של שירות רכב, שבו אפשר להחליף צמיגים ברווחיות), אנחנו מכניסים פעולות כאלה ל"נדחה" " רשימה. לחלופין, אתה יכול להגדיר תזכורת לבדוק משהו.

רשימות מטלות כאלה יכולות להיות מובנות גם כרשימות הקשריות. לדוגמה, ערכו רשימה עם משימות שהקצתם לעוזרת שלכם.

רשימת "יום אחד" מכיל משימות שאינן דורשות פעולה אקטיבית כעת, אך נרצה לבצע אותן בעתיד.

זה יכול להיות:

• ספרים, הדרכות וידאו וקורסים שאתה רוצה לקנות;
• מיומנויות שימושיות שאתה רוצה לשלוט בהן;
• מקומות שבהם תרצו לבקר;
• דברים שאתה רוצה לקנות.

עליך לעיין ברשימה זו מעת לעת, לרשום הערות ולהפוך אותן ליעדים שאליהם תפעל.

שלב 4. סקירה קבועה

כדי שהמערכת תעבוד, יש צורך לסקור באופן שוטף את המשימות והפרויקטים העיקריים על מנת למחוק את אלו שכבר אינם רלוונטיים, ולמיין את החדשים לפי עדיפות ולשלוח אותם לעבודה.

כדי לשמור על סקירה זו על בסיס קבוע, עקוב אחר העצות הבאות:

• השאר 30-60 דקות בלוח הזמנים שלך לסקירה (בהתחלה פעם בשבוע יספיק).
• ערכו רשימת צ'ק-ליסט או תוכנית לסקירה כזו, היכן נכתב הרצף, מה בא אחרי מה. תוכנית זו לא צריכה להיות מסובכת מדי והסקירה לא צריכה לקחת לך יותר מדי זמן, או שפשוט לא תעשה אותה באופן קבוע.

להלן דוגמה לרשימת הביקורת השבועית שלי. הכנתי אותו בפורמט של דף צ'יט עם רצף של פעולות, שמתאר את השירותים / המסמכים שאני בודק. אתה יכול לסדר את זה עם רשימה רגילה או לצייר דיאגרמה חופשית שנוח לך.

הדפס ארבע מרשימות הבדיקה הללו בחודש. במהלך הסקירה השבועית, קח אחד מהם ביד והצליב את הפריטים שהושלמו מהרשימה. התרגיל הפשוט הזה יניע אותך להמשיך לעשות את הביקורות האלה.

שלב 5. פעולות

כשמתוכנת תוכנית השבוע, אז נותר לפעול. הימנע מאחת הטעויות הגדולות ביותר של GTD למתחילים כאשר אתה מבלה יותר מדי זמן בארגון משימות במקום להשלים אותן בפועל.

הנה כמה טיפים להפיכת הפעולות שלך ליעילות יותר.

1. ערכו תוכנית ליום בהתבסס על תוכנית השבוע. חלקו את היום שלכם לבלוקים, הפכו 2-3 בלוקים למשימות חשובות וכמה בלוקים למשימות אחרות. משך הבלוקים הוא 60–120 דקות בממוצע. הכנס זמן פנוי בין הבלוקים למשימות בלתי צפויות.
2. עבוד על מערכת Pomodoro, בשביל זה אתה יכול להגדיר טיימר בטלפון שלך. המהות שלו פשוטה: כל 25-30 דקות עבודה קחו הפסקה של חמש דקות, ואחרי גוש העבודה השלישי - הפסקה ארוכה יותר (15-30 דקות). סך הכל שלושה בלוקים של 30 דקות, עם הפסקות של חמש דקות, ולאחר מכן הפסקה ארוכה של 15-30 דקות. אתה יכול לעשות 2-4 מחזורים כאלה ביום, תלוי באיזו תדירות אתה מוסח.
3. במהלך בלוקים עם דברים חשובים, נסו לא להיות מוסחים על ידי אנשים אחרים וצלילים זרים (בשביל זה, אתה יכול להפעיל מוזיקה מיוחדת לריכוז באוזניות).
4. קבע מתי רמת האנרגיה שלך היא הגבוהה ביותר (לדוגמה, מ-7 עד 9 בבוקר), ובמהלך הזמן הזה, בצע את הדברים החשובים ביותר שמקרבים אותך ליעדים האישיים שלך.
5. אל תתכנן יותר מדי דברים חשובים ליום: 1-3 זה מספיק. חשוב שבסופו של יום, לאחר שתסתכלו על המשימות המוצלבות בתכנית שלכם, תהיו מרוצים ותעשו את אותה תכנית ריאלית למחר.