כיצד להשתמש ב-Gmail ביעילות: 25 טיפים

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2024-01-13 01:35

גם אם אתה עובד עם Google Mail כל יום, רוב הסיכויים שאתה לא מכיר את כל היכולות שלו. להלן 25 טיפים לשימוש יעיל בג'ימייל שיקלו על משימות רבות ויחסכו לך זמן.

1. מאיפה להתחיל

שנה את הרקע

במקום לראות את הרקע הלבן הרגיל של Gmail, תבלטו את תיבת הדואר הנכנס שלכם במשהו נוצץ. פשוט בחר את הקטע "ערכות נושא" בהגדרות בפינה השמאלית העליונה כדי להגדיר רקע חדש מהאפשרויות המוצעות, או העלה תמונה משלך.

לחלופין, תוכל להתנסות בהגדרות הממשק. במצב "מרווח" יהיה לך הרבה מקום פנוי, ו"קומפקט" טוב כשצריך להתאים כמה שיותר הודעות על המסך.

הוסף חברים (והודעות)

כדי להוסיף את אנשי הקשר וההודעות הישנות למערכת (לא משנה אם אתה משתמש ב-Gmail בפעם הראשונה או ליצור חשבון נוסף), עבור אל "הגדרות" ← "חשבונות וייבוא" ובחר בקישור "ייבוא דואר". ואנשי קשר". זה יאפשר לך להוסיף את הנתונים שלך מתיבות דואר אחרות.

גרמו ל-Gmail להיראות כמו Outlook

בהגדרות → Lab, הפעל את תכונת חלונית התצוגה המקדימה כדי לראות את הטקסט המלא של ההודעות בצד ימין, בדיוק כמו ב-Outlook. הרגל הוא טבע שני, אז אם עבדת עם דוא ל ארגוני כל חייך ורק עכשיו אתה מנסה להרגיש נוח עם Gmail, Viewport יקל על המעבר שלך.

לאחר ההפעלה, תראה אפשרויות תצוגה שונות בתפריט הנפתח משמאל להגדרות.

התמקדו בדברים החיוניים

Gmail יכול להחליט אילו הודעות חשובות לך יותר. חכם, הא? תחת הגדרות ← תיבת דואר נכנס, בחר עקוב אחר פעילות הדוא ל שלי… כדי ש-Gmail ינתח את ההודעות שלך.

אתה יכול גם לבחור בפונקציה "כלול סמנים" או "התעלם מסננים" (נדון בהמשך על מסננים) ולשנות את סוג התיקיה כך שהודעות חשובות יוצגו בראש. לאחר מכן בתפריט "הגדרות" ← "כללי" בסעיף "הודעות שולחן העבודה" (אם אתה משתמש בדפדפן כרום, פיירפוקס או ספארי), אתה יכול לבחור באפשרות "הפעל התראות חשובות במייל".

היפטר מחוט האותיות

ישנם שני סוגים של אנשים: אלה שאוהבים את תכונת ה-Chaining ואלה ששונאים אותה בכוחן של אלף שמשות. אם אתה שייך לקבוצה השנייה, עבור לקטע "הגדרות" ← "כללי" וכבה את "שרשרת האותיות".

2. לשמור על הסדר

ארכיון הכל

Gmail מאפשר להעביר הודעות בארכיון במקום למחוק אותן. זה נעשה כדי שלא תצטרך לדאוג לזמינות של מקום פנוי ולנקות כל הזמן את המגירה שלך. אם ברצונך לאחסן הודעה בארכיון, פתח אותה ולחץ על האייקון השני משמאל (תיבה עם חץ מצביע למטה). ההודעה תחכה לך בלשונית כל הדואר בסרגל הצד השמאלי.

עקוב אחר הארכיון שלך

לא משנה כמה מקום מספק Gmail לאחסון קבצים בחינם, זו שנת 2016 ואנשים שולחים עוד ועוד קבצים מצורפים. אם הגעת למגבלת הזיכרון שלך, הגיע הזמן להיפטר מחלק מההודעות. יש ללחוץ על החץ בתיבת החיפוש, לסמן את הפריט "יש קבצים מצורפים", לבחור בגודל 10 מגה ולחצו על הכפתור בזכוכית מגדלת. זה יראה לך את כל ההודעות מעל 10 MB. סמן את התיבה של המכתבים שאתה בהחלט לא צריך יותר ושלח אותם לפח האשפה.

להגיב ולהעביר לארכיון

למה להשאיר מייל בתיבת הדואר הנכנס שלך כשכבר ענית עליו? השתמש בפונקציה "שלח וארכיון" כדי להימנע מבלבול בהודעות הנכנסות שלך בזמן שאתה מחכה לתשובה למכתבך. עבור אל "הגדרות" ← "כללי" ובחר "הצג כפתור" שלח וארכיון "בתגובה".כעת תוכל להשיב בדרך הרגילה, לצבור הודעות בתיבת הדואר הנכנס שלך אם תרצה בכך, או לאחסן מיד מיילים מיותרים בעת מתן תשובה.

השתמש בתוויות ובמסננים

ניתן להוסיף תווית לכל הודעה. קיצורי דרך חדשים יופיעו בסרגל הצד השמאלי. פשוט פתח את המכתב ולחץ על סמל "תוויות" - זה שני מימין. כעת צור קיצור דרך חדש או בחר קיצור קיים (אגב, אתה יכול לגרור את הקיצור מהסרגל הצדדי ישר לתוך ההודעה שלך).

לחץ על הלחצן "עוד" ובחר "סנן הודעות דוא"ל דומות" ולאחר מכן "צור מסנן על סמך שאילתה זו". אתה יכול לכתוב מאמר נפרד על מסנני Gmail, אז עיין בסעיף "" לפרטים נוספים.

קנה שטח אחסון נוסף

אם נמאס לכם לחלוטין להתעסק עם בעיית אחסון הקבצים, תוכלו להוציא כסף על שטח נוסף. גלול מטה בעמוד ההודעות ובפינה השמאלית התחתונה תראה כמה מקום נשאר לך, וכן את הקישור "ניהול".

אם יש לך כמעט 100% מהשטח הפנוי תפוס, עקוב אחר הקישור. תוכנית 100 GB עולה 139 רובל לחודש, והשטח הנוסף יכול לשמש לא רק עבור Gmail, אלא גם ב-Google Drive ו-Google Photos, אם אתה משתמש בהם.

3. קח את זה ברצינות

שנה את מצב התצוגה של מיילים בדף

נסה להגדיל את מספר ההודעות בעמוד ל-100, כדי שתוכל להסתכל על כל מערך האותיות שלך במבט חטוף. עבור אל הגדרות ← כללי ← גודל עמוד מרבי. שם תוכל גם לבחור להציג 10, 15, 20, 25 ו-50 הודעות בעמוד.

חלקו הכל לפי צבעים

אתה יכול לסמן הודעה כחשובה מהר מאוד, אבל להודעות שונות יכולות להיות דרגות שונות של חשיבות. עבור אל הגדרות ← כללי ← כוכבים ובחר כל הכוכבים. כעת, אם תלחץ על הכוכב, מסמן את האות, היא תשנה את צבעה בכל לחיצה. זה יעזור לך למיין את ההודעות החשובות שלך לפי התוכן שלהן.

הפוך הודעות לרשימות מטלות

רוב הסיכויים שאתה כבר חושב על תיבת הדואר הנכנס שלך כעל רשימת מטלות ענקית אחת. אז למה שלא תהפוך את המיילים שלך למשימות שאתה יכול למחוק? לחץ על כפתור "עוד" בשיחה הפעילה ובחר "הוסף למשימות". שרשור זה יופיע כעת ב-Google Tasks יחד עם קישור לפוסט המקורי.

עקוב אחר מספר ההודעות שלא נקראו

בקטע "הגדרות" ← "מעבדה", הפעל את הפונקציה "סמל של הודעות שלא נקראו". אם גם לך, כמו כל אדם רגיל, לשונית הדואר שלך פתוחה כל היום, תמיד תראה כמה הודעות שלא נקראו נשארו לך. זה במקרה שחסר לך לחץ.

לעבוד באופן לא מקוון

אם אתה משתמש בדפדפן Google Chrome, יש לך הזדמנות לעבוד בדואר במצב לא מקוון. כמובן שלא תוכל לשלוח ולקבל הודעות חדשות, אבל אתה יכול להעביר מכתבים מתיקיה לתיקיה וליצור טיוטות. כדי להפעיל תכונה זו, עבור אל הגדרות → לא מקוון.

תן גישה לחשבון שלך למזכירה

אם אתה עדיין לא יכול להתמודד עם המכתבים, אתה יכול להעביר את כל הזוועה הזו למזכירה שלך. לשם כך, עבור אל "הגדרות" ← "חשבונות וייבוא", בחר "הענקת גישה לחשבונך" והוסף משתמשי גוגל נוספים. לא תהיה להם הזכות לשנות את ההגדרות והסיסמה שלך, אבל הם יוכלו לקרוא, לאחסן הודעות וכמובן להשיב להן. המכתב ייחתם עם שמך ושם המזכירה שלך בסוגריים כדי למנוע בלבול.

4. לשלוט בגורם האנושי

חסום כתובות

חלקם לא מבינים את הרמזים בכלל. למרבה המזל, אתה יכול לחסום כל אדם (או אתר אינטרנט) בכמה קליקים בלבד. לאחר קבלת הודעה ממישהו שתרצה להוסיף לרשימה השחורה, לחץ על החץ בפינה הימנית העליונה ובחר בפונקציה "חסום משתמש".

כעת כל ההודעות מכתובת זו יעברו ישירות לספאם.

מצא מכתבים ישנים

רוצה למצוא במהירות את כל ההודעות מחבר בבת אחת? פשוט העבר את הסמן מעל שם השולח, או מתיבת הדואר הנכנס או ממכתב מסוים, וכרטיס איש קשר יופיע. לאחר מכן לחץ על הקישור "שיחות" כדי להציג את כל ההודעות מאותו איש קשר.

בטל הודעות שנשלחו בטעות

כולנו בטעות שלחנו מכתבים לכתובת הלא נכונה בשלב מסוים. למרבה המזל, ב-Gmail, אתה יכול פשוט לבטל את השליחה. עבור אל הקטע "הגדרות" ← "כללי" והפעל את הפונקציה "בטל שליחה". כאן תוכלו גם לבחור את פרק הזמן לביטול השליחה: מ-5 עד 30 שניות. בפעם הבאה שתשלח הודעה, תבחין ב"ביטול" בחלק העליון.

דלג על הודעות קבוצתיות

אתה יכול לצאת בקלות מהשרשור של ההודעות הקבוצתיות על ידי לחיצה על הלחצן עוד ובחירה בהתעלם. כעת תדלג על כל ההודעות מלבד אלו שבהן אתה הנמען היחיד של המכתב.

אם אתה רוצה לחזור להודעה הקבוצתית, הזן את השאילתה היא: מושתק בתיבת החיפוש, כך תראה את כל השרשורים שהתעלמו מהם. לאחר מכן בחר אל תתעלם מתפריט 'עוד'. אלא אם כן, כמובן, אינך מרחם על עצמך כלל.

5. חסוך זמן

צור חשבונות חדשים תוך כדי תנועה

נניח שאתה רוצה לסנן הודעות בזהירות רבה או, למשל, ליצור חשבון נוסף עבור שירותים שכבר משתמשים בחשבון Gmail הראשי שלך. במקרה זה, תוכל ליצור כתובת דואר וירטואלית המשויכת לכתובת הראשית על ידי הוספת "+ כל מילה" לפני הסמל @ תוך כדי הקלדה. לדוגמה, "הכתובת שלך היא [email protected]" לקניות מקוונות.

כל הודעות התשובה יעברו לכתובת Gmail הראשית שלך.

שלח הודעות מתוך שינה

גרמו ללקוחות ולעמיתים לעבודה לחשוב שאתם מכור לעבודה מטורף על ידי תכנות אותם לשלוח הודעות בלילה באמצעות תוסף זמין עבור Chrome, Safari ו-Firefox. עם הגרסה החינמית, אתה יכול לשלוח עד 10 הודעות בחודש.

בנוסף, תוסף זה יהפוך את המיילים שלך לתזכורות, לא יציג אותם בתיבת הדואר הנכנס שלך עד שתהיה מוכן להשיב להם. זה אידיאלי ליצירת מראה של תיבת דואר נכנס ריקה ביום שישי בערב.

ענה אוטומטית על בקשות כפולות

אם לקוחות מעצבנים מציפים אותך באותו סוג של בקשות, אינך צריך להקליד את אותה תגובה שוב ושוב. פשוט הפעל את הפונקציה "תבניות תגובה" בקטע "הגדרות" ← "מעבדה". בפעם הבאה שתדפיס תגובה, שמור אותה כתבנית ואל תהסס לשלוח אותה לכל אותן בקשות.

6. לחץ פחות

תן לעכבר הפסקה

כמעט הכל ב-Gmail ניתן לעשות באמצעות המקלדת. קיצורי מקשים בסיסיים פועלים כברירת מחדל, אך אל תשכחו לעבור להגדרות → כללי ולהפעיל את תכונת קיצורי המקלדת. שמור את השינויים שלך ולאחר מכן לחץ על סימן השאלה כדי לראות קיצורי מקשים אפשריים.

תפסיק לבדוק תיבות דואר אחרות

בקטע "הגדרות" ← "חשבונות וייבוא", לחץ על הקישור "הוסף את חשבון הדואר שלך ב-POP3" ו-Gmail יוריד את הדואר שלך מתיבות דואר אחרות. לאחר מכן הגדר שליחת הודעות: אתה יכול להשיב הן מכתובת Gmail והן מכתובות דוא"ל אחרות.