3 טיפים לסיים פגישות תמיד בזמן

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

למד להפיק יותר מהפגישות שלך על ידי קיצורן ב-5-10 דקות בלבד.

אם יש מספר פגישות ביום, פגישה אחת ארוכה עלולה לשבש את כל התוכניות. היזם פטריק אוורס מציע שלוש אסטרטגיות להימנע מכך.

1. לפני הפגישה: קצרו את משך הפגישה

לרוב, פגישות נמשכות חצי שעה או שעה. הכי נוח להזין מרווחי זמן כאלה ללוח השנה. אבל בגלל זה, מסתבר שמפגש אחד מתחיל מיד אחרי השני. כתוצאה מכך, יש הרבה אי נוחות.

החלף פגישות של חצי שעה בפגישות של 25 דקות ופגישות של שעה בפגישות של 50 דקות. יהיה לך זמן לעשות הכל כמו קודם. אבל בין שתי פגישות אחד אחרי השני, יישאר מעט זמן להכנה, או לפתרון בעיות דחופות.

כדי לא לפגוע באף אחד מהמשתתפים, התריעו מראש על השינויים. בעת קביעת פגישה, רק ציין שהפגישות שלך נמשכות כעת 25 או 50 דקות.

2. במהלך המפגש: מזכירים לקהל את מטרת המפגש וביחד מסכמים

הדקות הראשונות של הפגישה חשובות ביותר. השתמש בהם כדי להזכיר לכולם בשביל מה אתה כאן וכמה זמן הפגישה תימשך. ציינו שיש לכם כ-50 דקות לדון בכל הנושאים, ואת חמשת האחרונים תקדישו לסיכום. אז אף אחד לא יתפלא שהתחלת לסגור את הפגישה אחרי 45 דקות. סביר להניח, משתתפים אחרים אפילו יהיו אסירי תודה, כי כך אתה חוסך לא רק את הזמן שלך, אלא גם את שלהם.

הגדר תזכורת או, שתצלצל בעוד 45 דקות, והניח את הטלפון על השולחן כדי שכולם יזכרו את השעה ולא יסיחו את דעתו. כשהאזעקה נשמעת, סיים את הפגישה, היכן שאתה נמצא.

אם לא הספקת לפתור את כל הבעיות, בחמש הדקות הנותרות, קבע פגישה חדשה למחרת. וגם:

• לחזור על מי שהתחייב;
• רשום בקצרה את הממצאים העיקריים;
• להסכים על הצעדים הבאים;
• שתף משהו חיובי, כמו מה שנהנית בפגישה הזו.

3. לאחר הפגישה: סקור בקצרה את הפגישה הקודמת והתכונן לפגישה הבאה

לאחר פגישה של 50 דקות, אמורות להיות לך 10 דקות פנויות. השקיעו את החמישה הראשונים בניתוח עיקרי הפגישה הקודמת, כדי לא לשכוח דבר. כמו כן, רשום טיוטת מכתב לכל המשתתפים כדי להזכיר להם את ההתחייבויות. זה יגדיל את ערך הזמן המושקע, ובנוסף, זה יספק משהו אפילו יותר יקר - תחושת השלמה.

הקדישו את חמש הדקות השניות בהכנה לפגישה הקרובה. אם אתה כבר מכיר את החברים, הזכיר לעצמך:

• באילו נושאים יש לדון;
• אילו משימות קודמות היה צריך להשלים;
• מה אתה יודע על המשתתפים: תחומי העניין המקצועיים והאישיים שלהם.

אם אינכם מכירים את האדם איתו אתם עומדים להיפגש, חפשו מידע אודותיו: ציינו את השם והתפקיד, צפו בפרופילים ברשתות החברתיות. וחשבו עם איזה ביטוי תתחילו את השיחה.