איך לארגן את היום שלך: טכניקות של גאוני פרודוקטיביות

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

זמן הוא משאב דל וחסר תחליף. למד להשתמש בו בחוכמה.

שיטת בנג'מין פרנקלין

בנג'מין פרנקלין היה בנו של מייצר סבון, אבל הודות לארגון עצמי ולמשמעת, הוא הצליח בתחומים רבים: בפוליטיקה, בדיפלומטיה, במדע, בעיתונאות. הוא אחד מהאבות המייסדים של ארצות הברית של אמריקה - הוא השתתף ביצירת מגילת העצמאות וחוקת המדינה.

דיוקנו של פרנקלין מופיע על שטר של 100 דולר, למרות שהוא מעולם לא היה נשיא ארצות הברית. לזכותו מיוחסת ביטויים כמו "זמן זה כסף" ו"אל תדחה למחר את מה שאתה יכול לעשות היום".

הזמן באמת היה חשוב לפרנקלין.

האם אתה אוהב את החיים? אז אל תבזבז זמן, כי זמן הוא הבד שמרכיב את החיים. בנג'מין פרנקלין

בגיל 20 פרנקלין פיתח לעצמו מערכת לניהול זמן, בה השתמש במהלך חייו. בני זמננו כינו אותה "הפירמידה של פרנקלין" (נקראת לפעמים גם "פירמידת הפריון" - פירמידת הפריון).

הפירמידה מבוססת על ערכי חיים. אלה הם קווים מנחים מוסריים בפתרון כל בעיה. פרנקלין כינה אותם סגולות.

לעצמו הוא זיהה 13 מעלות: התנזרות, שתיקה, אהבת סדר, החלטיות, חסכון, עבודה קשה, כנות, צדק, מתינות, ניקיון, רוגע, צניעות וענווה.

כדי לעבוד על עצמו כל יום, פרנקלין פתח מחברת מיוחדת שבה הוא לקח דף לכל עיקרון חיים. הוא חידד כל עמוד בשבעה טורים (ימי השבוע). אחר כך הוא שרטט 13 קווים אופקיים לפי מספר המעלות.

כך, מדי יום התמקד באחת המעלות, ובערבים בכיכרות ציין את הטעויות שנעשו בדרך ל"שלמות המוסרית".

השלב הבא בפירמידה של פרנקלין הוא יעד גלובלי. הוא מבוסס על עקרונות חיים ועונה על השאלה: "מה אני רוצה להשיג עד גיל נ'?" יעד גלובלי לרופא, למשל, עשוי להיות הרצון להיות ראש מחלקה עד גיל 35, ולמנהל - להשיק סטארטאפ משלו.

בנג'מין פרנקלין הוא באמת אביו של תכנון המטלות. הוא תמיד דבק בשגרה וכתב ממש כל צעד שעשה. לכן, בהמשך הפירמידה שלו:

• תכנית אב - הנחיות שלב אחר שלב להשגת יעד גלובלי;
• תוכנית ארוכת טווח - יעדים ל-3-5 השנים הבאות;
• תוכנית לטווח קצר - משימות לשנה ולחודש הקרובים;
• לתכנן את השבוע והיום.

כל השלבים של הפירמידה ממוקמים ברצף - כל אחד הבא מבוסס על הקודם.

תְפוּקָה

כדי לארגן את היום שלך לפי שיטת פרנקלין, עליך לקבוע את עקרונות החיים הבסיסיים, להגדיר מטרה גלובלית ולתכנן תוכנית להשגתה.

לתכנון ארוך טווח וקצר טווח ניתן להשתמש באחד מהכלים האלקטרוניים או ליצור מחברת נייר וליישם את מערכת "הערות מהירות".

שיטת סטיבן קובי

סטיבן קובי נחשב לאחד מחסידי שיטת פרנקלין. הוא מומחה ומאמן בעל שם בינלאומי בתחום הניהול. Covey הוא דובר מקצועי ומחבר של ספרים רבים. אחד מהם נכלל ברשימת הספרות העסקית המשפיעה ביותר של מגזין טיים.

זהו הספר, שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד, שהקדים את זמנו. Covey כתב אותו ב-1989, אך הוא לא הפך לרב מכר עד שהוצא מחדש ב-2004.

הקונספט של Covey מבוסס על רצף של שבע מיומנויות.

1. השחז את המסור, כלומר שפר את עצמך כל הזמן.
2. השג סינרגיה, כלומר שאפו לאינטראקציה מועילה הדדית.
3. היו פרואקטיביים.
4. נסו לשמוע קודם, ורק אחר כך – להישמע.
5. התחל בדמיין את המטרה הסופית.
6. תחשוב על Win-Win.
7. תעשה קודם מה שצריך לעשות קודם.

מטריצת הקצאת המשימות והתעדוף תעזור ליישם את המיומנות האחרונה. קובי שאל אותו מהנשיא ה-34 של ארצות הברית, דווייט דיוויד אייזנהאואר.

כל המשימות מחולקות לארבע קבוצות:

1. דחוף וחשוב (לעשות בהקדם האפשרי);
2. לא דחוף חשוב (משימות אסטרטגיות עם דדליין רחוק);
3. דחוף לא חשוב (אתה צריך לעשות את זה מהר, אבל אתה יכול לדחות או לא לעשות את זה בעצמך);
4. לא דחוף ולא חשוב (ככלל, ניתן למחוק מקרים כאלה או להפקיד אותם בידי צדדים שלישיים).

לדברי Covey, אנשים מצליחים לעיתים רחוקות מוצאים את עצמם במצוקת זמן, שכן הם מתמודדים במהירות עם משימות מקטגוריות 1 ו-3 ומקריבים דברים מריבוע 4 ללא רחמים. במקביל, הם מקדישים 60-80% מזמנם וממרצם פתרון בעיות מריבוע 2, כי הן קטר הקידמה.

תְפוּקָה

כדי להיות יעיל יותר, בסוף או בתחילת היום, כתוב ותעדף את המשימות שלך באמצעות מטריצת אייזנהאואר (או מטריצת Covey, לפי מה שאתה מעדיף). כדי לעשות זאת, אתה יכול להשתמש באפליקציית Eisenhower (iOS) או MyEffectivenessHabits (אנדרואיד). נסו לשמור על הפרופורציה: 40% - עניינים דחופים חשובים, 60% - חשוב לא דחוף.

שיטת טים פריס

טימותי פריס הוא גורו פרודוקטיביות פופולרי. הקלטות של הופעותיו הפומביות אוספות מיליוני צפיות, והספרים נמכרים באותה תפוצה עצומה.

לא פלא - מי לא רוצה "לעבוד 4 שעות בשבוע, לא להסתובב במשרד" משיחה לשיחה "ויחד עם זאת לגור בכל מקום ולהתעשר"? ספרה של פריס בעל אותו השם הפך למקום הראשון ברשימות רבי המכר של הניו יורק טיימס והוול סטריט ג'ורנל.

השיטה שלו מבוססת על שני עמודים:

1. חוק פארטו: 20% מהמאמץ נותן 80% מהתוצאה, ו-80% הנותרים מהמאמץ - רק 20% מהתוצאה. זה אומר להתמקד בפעילויות החשובות באמת.
2. חוק פרקינסון: העבודה ממלאת את כל הזמן המוקצב לה. המשמעות היא שיש להקצות את המשימה בדיוק כמה שצריך כדי להשלים אותה.

אתה לא צריך להאריך את יום העבודה שלך כדי להספיק יותר. להיפך, קצרו אותו, התמקדו רק במה שחשוב באמת. זרוק את כל השאר, מיקור חוץ או האצל.

הגישה של פריס עוקבת אחר טכניקת התכנון 1-3-5. המהות שלו פשוטה: לרשימת המטלות מתווסף דבר אחד חשוב, שלושה בינוניים וחמישה קטנים. תשעה בסך הכל. הם מופצים אפריורית לפי דחיפות, מה שעוזר להיפטר מתחושת חירום.

פריס היא מתנגדת לריבוי משימות ועומס מידע. כאשר נעשים מספר דברים בו זמנית, תשומת הלב מתעכבת. כתוצאה מכך, הפריון אינו עולה, אלא פוחת. כך גם בקליטה מתמשכת של מידע. בדיקה מתמדת של דואר, מסרים מיידיים ורשתות חברתיות רק יוצרת תחושת שווא, אבל לא מקרבת אותה למטרה.

אבל להדגיש, להיפך, פריס מחשיבה את העוזרים שלנו.

פחד הוא אינדיקטור. הפחד הוא חבר שלנו. לפעמים הוא מראה מה לא לעשות, אבל לעתים קרובות יותר הוא מראה מה בדיוק כדאי לעשות. טים פריס

יש לציין שטים פריס אינו לבד בחתירה לפרודוקטיביות על ידי עבודה פחותה. סטיב רובינס, מחבר הספר "9 השלבים לעבוד פחות ולהשיג יותר", מציע את שיטת "ימים פעילים", שבה אתה מקצה לעצמך "כלב שמירה" ביום מסוים כדי לעקוב אחר ההתקדמות שלך.

תְפוּקָה

שיטה זו מיועדת עבורך אם אינך יכול לעמוד בלוח זמנים קפדני ורשימות מטלות אינן עובדות עבורך. ארגן את היום שלך כך ש-20% מהזמן יתפוס על ידי הדברים הקשים והחשובים ביותר. תן לשאר לעשות את שלו. במילים אחרות, אם אתה צריך לערוך פגישה עסקית, אז אתה צריך לבחור את היום, השעה, משך הזמן ולמלא בקפדנות את לוח הזמנים. את שאר היום ניתן להקדיש לכל עבודה בתהליך.

השיטה של גלב ארכנגלסקי

גלב ארכנגלסקי הוא מומחה בתחום ניהול זמן, מייסד וראש החברה באותו שם. ייחודו אינו ביצירת פיתוחים מקוריים, אלא בכך שהוא קובע את שיטות ניהול הזמן בצורה פשוטה ונגישה, תוך התאמתם למציאות הביתית.

ארכנגלסקי הוא מחברם של מספר ספרים עסקיים פופולריים: Job 2.0: Breakthrough to Free Time, Formula of Time, Time Drive ואחרים.

האחרון הוא הפופולרי ביותר. Time Drive בוחן את החשיבות של תכנון, הגדרת יעדים ומוטיבציה, כמו גם ניהול זמן רב עוצמה וטכניקות נגד דחיינות.

• "צפרדעים". לכולם יש משימות משעממות שנדחות כל הזמן למועד מאוחר יותר. המעשים הלא נעימים הללו מצטברים ומוחצים פסיכולוגית. אבל אם אתה מתחיל כל בוקר עם "לאכול צפרדע", כלומר, קודם כל, לבצע איזו משימה לא מעניינת, ואז להמשיך לשאר, אז בהדרגה הדברים יסדרו.
• "עוגנים". אלו הן היקשרות חומריות (מוזיקה, צבע, תנועה) הקשורות למצב רגשי מסוים. "עוגנים" נחוצים על מנת להתכוונן לפתרון בעיה מסוימת. למשל, אתם יכולים להרגיל את עצמכם לעבוד עם דואר למוזיקה קלאסית, ובכל פעם שאתם מתעצלים לפרוק את תיבת הדואר הנכנס, אתם רק צריכים להפעיל את מוצרט או בטהובן כדי לתפוס את הגל הפסיכולוגי הרצוי.
• סטייק פילים. ככל שהמשימה גדולה יותר (כתיבת עבודת גמר, לימוד שפה זרה וכן הלאה) וככל שהמועד מצומצם יותר, כך קשה יותר להתחיל. הסקאלה היא שמפחידה אותך: לא ברור מאיפה להתחיל, אם יש לך מספיק כוח. משימות כאלה נקראות "פילים". הדרך היחידה "לאכול פיל" היא לבשל ממנו "סטייקים", כלומר לפרק עסק גדול לכמה קטנים.

ראוי לציין שגלב ארכנגלסקי מקדיש תשומת לב רבה לא רק לרציונליזציה של תהליכי העבודה, אלא גם למנוחה (שמו המלא של רב המכר שלו הוא "Time Drive: How to Manage to Live and Work"). הוא משוכנע שללא מנוחה טובה, הכוללת שינה בריאה ופעילות גופנית, אי אפשר להיות פרודוקטיבי.

תְפוּקָה

תכננו כל יום. Todoist, Wunderlist, TickTick ותוכניות ושירותים דומים אחרים יעזרו לך בכך. חלקו משימות מורכבות בקנה מידה גדול למשימות קטנות ופשוטות. בבוקר תעשה את העבודה הכי לא נעימה, כדי שבזמן הנותר תוכל לעשות רק מה שאתה אוהב. פתח טריגרים שיעזרו לך להתמודד עם עצלות, וזכור לכלול מנוחה בלוח הזמנים שלך.

שיטת פרנצ'סקו צ'ירילו

אולי אתם לא מכירים את השם פרנצ'סקו צ'ירילו, אבל בטח שמעתם על פומודורו. Cirillo הוא המחבר של טכניקת ניהול זמן מפורסמת זו. בשלב מסוים, לפרנצ'סקו היו בעיות בלימודיו: הצעיר לא יכול היה להתרכז בשום צורה, דעתו היה מוסח כל הזמן. טיימר מטבח פשוט בצורת עגבנייה נחלץ לעזרה.

המהות של שיטת פומודורו היא שמשך הזמן המוקצב לעבודה הוא "פומודורו". עגבנייה אחת = 30 דקות (25 דקות לעבודה ו-5 דקות למנוחה). אנו מפעילים את הטיימר ועובדים ביעילות מקסימלית ובמינימום הסחת דעת למשך 25 דקות. נשמע אות - הגיע הזמן להפסקה של חמש דקות. ואז אנחנו מתחילים שוב את הטיימר.

לפיכך, הפריון נמדד במספר ה"עגבניות" המבוצעות ביום. יותר גדול יותר טוב.

כדי לא לבזבז 25 דקות במחשבה על דברים בעצמכם, עליכם להכין רשימה של משימות מראש. אפשר גם לסמן בו את מספר ה"עגבניות" השלמות (הצלב מוצב לפני המשימה) והסחות הדעת (שמים אפוסתרוף). זה מאפשר לך לקבוע כמה זמן לקח לבצע משימה וכמה קשה היא הייתה.

שיטת פומודורו היא זולה וגמישה. אם תרצו - שמרו רשימת מטלות על הנייר ומדדו קטעים של 25 דקות עם טיימר מטבח, או אם תרצו - השתמשו בשירותים ואפליקציות מיוחדות.

חלונות	OS X ו- iOS	דְמוּי אָדָם

לפי Cirillo, משך הזמן האופטימלי של ה"עגבנייה" הוא 20–35 דקות. אבל לאחר שליטת הטכניקה, אתה יכול להתנסות ולשנות את המרווחים בעצמך.

ניתן להתוודע לשיטתו של פרנצ'סקו צ'ירילו בפירוט.

תְפוּקָה

בתחילת היום, הכינו רשימת מטלות והמשיכו עם פומודורו. אם תוך 25 דקות דעתך מוסחת, הצב את הסמל 'ליד המשימה'. אם הזמן פג, אך המשימה עדיין לא הושלמה, שימו + והקדישו לה את ה"עגבנייה" הבאה. בהפסקה של חמש דקות, עברו לגמרי מעבודה למנוחה: הליכה, האזינו למוזיקה, שתו קפה.

אז הנה חמש מערכות ניהול זמן בסיסיות שבעזרתן תוכלו לארגן את היום שלכם. אתה יכול ללמוד אותם ביתר פירוט ולהיות מתנצל על אחת הטכניקות, או שאתה יכול לפתח משלך על ידי שילוב של טכניקות וטכניקות שונות.

GTD - חלופה לניהול זמן

דיוויד אלן, היוצר של מתודולוגיית GTD, הוא אחד התיאורטיקנים המפורסמים ביותר של יעילות אישית. ספרו, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, נבחר לספר העסקים הטוב ביותר של העשור על ידי מגזין Time.

המונח Getting Things Done הוא מילת באז, ואנשים רבים משווים אותו בטעות לניהול זמן. אבל אפילו אלן עצמו מכנה את GTD "טכניקה לשיפור האפקטיביות האישית".

הנה איך ויאצ'סלב סוקומלינוב, מומחה לעניין זה, הסביר את ההבדל בין ניהול זמן ל-GTD.

ויאצ'סלב סוקומלינוב מנהל מנכ ל המסעדה. המומחה ליישום מעשי של GTD אינו ניהול זמן. ניהול זמן הוא בלתי אפשרי. לכולם יש אותו מספר שעות ביום. זה לא כמות הזמן שחשובה, אלא במה אתה ממלא אותו. אתה צריך להיות מסוגל לעבד זרמים גדולים של מידע נכנס, לקבוע אילו פעולות נדרשות כדי להשיג מטרות, וכמובן, לפעול. GTD הוא בדיוק על זה. זוהי דרך חשיבה וחיים מסוימת. ו-GTD עוסק גם במצב הזרימה והפחתת הלחץ הפסיכולוגי.

אתה מוכן להתווכח? ברוכים הבאים לתגובות. מה לדעתך יותר על GTD - ניהול זמן או יעילות אישית? כמו כן, ספר לנו אילו טכניקות עוזרות לך לארגן את היום שלך.