מהי טעות בתזמון וכיצד להעריך נכון מועדים

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

שש דרכים בהן תוכל לעשות זאת בעבודה ובחיי היומיום שלך.

מהי טעות בתכנון

בשלוש השנים האחרונות ציירתי חמישה חדרים בביתי. התחלתי עם חדר השינה ותכננתי לטפל בו בעוד שבוע. עם זאת, המגע הסופי נעשה רק חודש לאחר מכן.

אתה חושב שאחרי שהתחלתי את החדר השני, ציפיתי לחודש לצבוע אותו? אבל לא. הייתי בטוח: מכיוון שכבר מילאתי את ידי, אז בהחלט אסיים עד סוף השבוע, מקסימום - עד הבא. אבל לקח לי שוב חודש. כמו בכל אחד מהחדרים האחרים. מלבד המטבח, זה לקח אפילו יותר זמן.

בכל פעם, בהכנות לצביעת חדר נוסף, ציפיתי שתוך שבוע-שבועיים הכל יהיה מוכן. הניסיון אמר לי שלעולם לא אעשה את זה בפחות מחודש. עם זאת, היה קשה לוותר על הביטחון שהפעם הדברים בהחלט ילכו מהר יותר.

לביטחון היתר הזה שגורם לנו לזלזל בזמן שאנחנו צריכים כדי לפתור בעיות יש שם: טעות בתכנון. מושג זה הוצג בסוף שנות ה-70 על ידי הפסיכולוגים דניאל כהנמן ועמוס טברסקי.

מדענים הסבירו שכאשר מתכננים, אנשים מתעלמים לעתים קרובות מחוויות העבר שלהם. במקרה שלי, זה היה העובדה שלקח לי חודש לצבוע את החדר בכל פעם. בדרך כלל אנחנו מתמקדים רק במשימה שלפנינו: החדר הזה קטן, מה שאומר שלא ייקח הרבה זמן לצבוע אותו.

דניאל כהנמן מדבר על כך בהרחבה בספר Think Slow … Decide Fast. הוא טוען שטעויות תכנון קשורות בדרך כלל לשני דברים:

1. אנחנו לא לוקחים בחשבון כמה זמן לקח לנו להשלים משימות דומות בעבר.
2. אנו מניחים שלא נעמוד בפני סיבוכים שגורמים לעיכובים.

למה מוביל שיקול דעת מוטעה של זמן?

לפי נתוני המכון לניהול פרויקטים, קצת יותר ממחצית מכלל הפרויקטים מסתיימים בלוח הזמנים.

אבל זה דבר אחד לזלזל בכמות הזמן שלוקח לצבוע חדר (זה רק יעשה לך קצת אי נוחות). זה דבר אחר לעשות את אותה טעות בהערכת משימות עבודה ופרויקטים. כאן ההשלכות יכולות להיות הרבה יותר חמורות.

במקרה הטוב, זה יגרום לכך שאתה או הצוות שלך תצטרך לעבוד שעות נוספות. במקרה הרע - לחוסר תקציב, רווחים קטנים, חוסר שביעות רצון מהבוסים והלקוחות.

כיצד להעריך משימות בצורה נכונה

אתה צריך להפסיק לתכנן, לסמוך על אינטואיציה אחת. עדיף להשתמש בטכניקות מיוחדות.

1. התבסס על ניסיון קודם

הפסיכולוגים כהנמן וטברסקי ממליצים: לפני תחילת העבודה, אתה צריך לא רק להעריך מה צריך לעשות, אלא גם להעריך כמה זמן מושקע בדרך כלל במשימות כאלה.

לדוגמה, עליך ליצור תכונה חדשה עבור אפליקציה לנייד - גלה כמה זמן הצוות שלך השקיע במשימה דומה. אם אתה רוצה לכתוב פוסט בבלוג של 4,000 מילים, מצא נתונים על כמה שעות או ימים לקחתם בפעם האחרונה.

אם אתה עובד לבד, הדרך הקלה ביותר לאסוף מידע זה היא להשתמש באפליקציית מעקב אחר זמן. החל אותו עם סוגים שונים של משימות, ובהמשך השתמש בדוחות מוכנים.

עבור פעילויות צוות, תוכנת ניהול פרויקטים שימושית. רובם משתמשים במספר שיטות לאיסוף נתונים, למשל תוך התחשבות בזמן העבודה בפועל ובניית תרשים גנט.

2. בקש ממישהו אחר לדרג את המשימה שלך

בשנת 1994 פרסם כתב העת של האגודה הפסיכולוגית האמריקאית "פסיכולוגיה אישיות וחברתית" את תוצאות חמישה מחקרים שערכו רוג'ר בוהלר, דייל גריפין ומייקל רוס.

הם אישרו שלעתים קרובות אנשים עושים את הטעות התכנונית שתוארה על ידי כהנמן וטברסקי. אבל משהו אחר התגלה: לעתים קרובות אנחנו שופטים לא נכון את העלויות של המשימות שלנו, אבל אנחנו יכולים לחזות די טוב כמה זמן זה ייקח למישהו אחר.

החוקרים ביקשו ממשתתפי המחקר לנחש כמה זמן ייקח לאדם אחר להשלים משימה מסוימת. כאשר ענו, הם התייחסו לעתים קרובות יותר לניסיון הקיים. וגם כשהוא לא היה שם, ההערכות שלהם היו הרבה יותר רציונליות מהמסקנות של מי שהיו אמורים לבצע את המשימה.

הסיבה לכך היא שאנחנו בדרך כלל מאוד אופטימיים לגבי היכולות שלנו. והרבה יותר אובייקטיבי כשמדובר במישהו אחר. אז במקום לנסות להעריך משימות בעצמך, בקש מחבר או עמית לעשות זאת עבורך.

3. צרו טווח זמן וקחו בחשבון אפשרות של עיכובים

יש ידועים מפורסמים - דברים שאנו יודעים שאנו מכירים אותם. יש גם אלמונים ידועים - דברים שאנחנו יודעים שאנחנו לא יודעים. אבל עדיין יש אלמונים לא ידועים - אלה דברים שאנחנו לא יודעים עליהם, שאנחנו לא יודעים אותם.

דונלד ראמספלד פוליטיקאי אמריקאי

ציטוט זה מוזכר לעתים קרובות בניהול פרויקטים. כדי להסביר את הבלתי ידועים שעליהם מדבר רמספלד, מנהלים משתמשים במה שהם מכנים קונוס של אי ודאות. הוא נועד להציג את טווח הזמן שמשימה עשויה לדרוש.

כשאתה מתחיל לעבוד על פרויקט, אתה עדיין יודע עליו מעט. לכן, הזמן בפועל שלוקח להשלים אותו עשוי להשתנות מאוד מהתחזית. אתה חושב שהעבודה תיקח יומיים, אבל במציאות זה עשוי לקחת שמונה. או רק כמה שעות.

אבל ככל שהתהליך מתקדם, הטווח הזה מצטמצם. עם זאת, אתה יכול להגיד בדיוק כמה זמן אתה צריך רק בסוף - כשהפרויקט יסתיים.

ובכל זאת, חרוט אי הוודאות מאפשר הערכה מדויקת יותר. אם אינכם יודעים הרבה על פרויקט קרוב, חלקו את זמן הריצה המשוער בארבע כדי למצוא את הקצה התחתון של הטווח, והכפילו באותו כדי לקבוע את הגבול העליון. התוצאה תהיה, למשל, בין 1 ל-16 ימים.

אם טווח כה גדול לא מתאים לך, השתמש רק בגבול העליון לחשבונאות - אז, ככל הנראה, העבודה תיקח 16 ימים. זה לא המספר המדויק ביותר, אבל סביר להניח שהוא קרוב יותר למציאות מהתחזית המקורית שלך.

4. דרג את הבעיה בשלוש נקודות

שיטה זו תעזור לך להיות אובייקטיבי יותר. עבור כל משימה, עליך לתת הערכה:

• התסריט הטוב ביותר;
• במקרה הגרוע ביותר;
• תרחיש סביר ביותר.

סביר להניח שהמספר הראשון יתאים לתחזית המקורית שלך. ההערכה של התרחיש הסביר ביותר יכולה להתבסס על נתונים אמפיריים שיש לך. וכאשר מעריכים את הגרוע ביותר, אתה צריך לשקול כמה זמן זה ייקח אם דברים ישתבשו.

עם שלושה מספרים, חשב את הממוצע. לדוגמה, אם התרחיש הטוב ביותר הוא שלושה ימים, הסבירות היא חמישה ימים, והגרוע ביותר הוא תשעה, פשוט הוסף: 3 + 5 + 9 = 17. לאחר מכן חלקו את המספר הזה בשלוש. מסתבר בממוצע 5, 67 ימים - זו התחזית שלך לזמן הנדרש.

5. חשב את שיעור השגיאות

סטיב פבלינה, מחבר הקורס לפיתוח אישי לאנשים חכמים, ממליץ לחשב את המקדם עד כמה אתה טועה בתכנון שלך. בעתיד, ניתן להשתמש במספר זה עבור כל המשימות שלך.

תן הערכה של הזמן עבור מספר משימות שאתה צריך לבצע בעתיד הקרוב. רשום את ההנחות שלך. לאחר סיום העבודה, שימו לב כמה הוצאתם בסופו של דבר.

הוסף את כל הזמנים המתוכננים יחד. עשה את אותו הדבר עם זה בפועל.כעת חלקו את כל הזמן בפועל בהערכה המקורית - תקבלו את היחס הרצוי.

לדוגמה, אתה מעריך שייקח 12 שעות לבצע מספר משימות. בסופו של דבר, הוצאנו 15. שיעור שגיאות: 15/12 = 1.25. זה אומר שהמשימות לקחו לך 25% יותר ממה שתכננת.

כעת, תמיד תכפיל את ההערכות הראשוניות שלך בגורם השגיאה המתקבל - והן יהיו מדויקות יותר.

6. ערכו הערכה בשעות הכי לא פרודוקטיביות של היום

האנליסט האמריקאי וסופר הספרות העסקית דניאל פינק בספרו Timehacking. איך המדע עוזר לנו לעשות הכל בזמן שקע במחקר הנוגע לכרונוטיפים שלנו - שעונים פנימיים.

הוא למד כיצד הם משפיעים על ההרגשה שלנו במהלך היום. וגיליתי שכרונוטיפים לא רק שולטים בפעילות הפיזית והנפשית שלנו, אלא גם קובעים באיזו שעה ביום אנחנו הכי יצירתיים ומתי אנחנו נוטים למחשבות חיוביות ושליליות.

פינק מצטט מחקר של סקוט גולדר ומייקל מייסי, שניתחו את מצב הרוח של אנשים בטוויטר. הם גילו שפוסטים של משתמשים בדרך כלל אינם חיוביים במיוחד בתקופות של פרודוקטיביות נמוכה.

עבור רוב האנשים, הירידה הזו מתרחשת באמצע היום, מיד לאחר ארוחת הצהריים. לפי גולדר ומייסי, לא סביר שתהיו במצב רוח טוב בתקופה זו. זה יכול לעזור לך למנוע ביטחון עצמי ואופטימיות יתר, וכתוצאה מכך לתכנן בצורה יעילה יותר.

לפיכך, המהות של השיטה האחרונה היא להעריך משימות תוך כדי ירידה בתפוקה. זה בערך שש שעות לאחר ההתעוררות. אבל אפשר פשוט לחכות עד שתגיע תחושת הפיזור והעייפות.

על סמך תוצאות העבודה, בדקו האם התקרבתם למציאות על ידי תכנון זמנכם כך.

עצם ההבנה של טעות התכנון תעזור לך להעריך נכון את המשימות. ייתכן שלא תוכל לשלוט בנטייתך להעריך יתר על המידה את היכולות שלך. אבל אם אתה מבין איך אופטימיות מוגזמת משפיעה, ותנסה לצמצם את ההשפעה הזו, אז אתה תהיה הרבה יותר טוב בניהול הזמן שלך.