מדוע חסרים לנו מועדים וכיצד לעצור זאת?

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

אם אתה עצוב מהעובדה שלעולם אין לך זמן להגיש את עבודתך בזמן, קרא בדחיפות את המאמר הזה. אנו מסבירים מדוע החמצת מועדים אינם באשמתך, ואנחנו אומרים לך איך בכל זאת לעמוד בלוחות זמנים.

אני אוהב מועדים! במיוחד השריקה שבה הם נשברים.

הסופר דאגלס אדמס

כולנו יודעים כמה חשוב התכנון לעבודה יעילה. לפעמים אנחנו ממש אובססיביים אליו. אבל כשמגיע הזמן להתחיל ליישם את רשימת המשימות, אנחנו מתחילים לדחות אותן, להחזיק מעמד עד הרגע האחרון, או אפילו לשבש לחלוטין את המועדים. זה קורה לכולם במידה רבה או פחותה. ויש לכך הצדקה, הטמונה בייחודיות החשיבה שלנו.

למה אנחנו מפספסים מועדים?

אולי שמעתם את ההיסטוריה של בית האופרה של סידני, שתוכנן להסתיים ב-1963 במחיר של 7 מיליון דולר ובסופו של דבר הושלם רק 10 שנים מאוחר יותר, ב-1973. בנוסף, העיצוב המקורי של התיאטרון עבר שינויים רבים, והבניין הפך קטן יותר, וכתוצאה מכך הוצאו 102 מיליון דולר!

מעצבים נפלו טרף לטעות נרחבת: הם העריכו לא נכון כמה זמן תארך משימה. פעם אחר פעם הם נאלצו לדחות את המועדים ולשנות את תכנית העבודה כי לא לקחו בחשבון את הבעיות שהשפיעו על מהירות הפרויקט.

החשיבה שלנו בנויה בצורה כזו שאנחנו מתכננים כמה זמן וכסף שצריך אם הכל הולך לפי התרחיש הטוב ביותר.

אך באופן בלתי נמנע ישנם מכשולים בדרך, וכתוצאה מכך נפח העבודה גדל במהירות. לאחר מכן אנו מסבירים את החמצת המועדים בכך שנוצרו נסיבות בלתי צפויות, ולא בכך שלא יכולנו לקחת בחשבון את אפשרות התרחשותן בשלב התכנון.

למה אנחנו צריכים מועדים בכלל?

מועדים קפדניים לא רק מתפרקים כל הזמן, אלא גם מביאים הרבה לחץ למשתתפי הפרויקט, אז אולי עדיף לסרב להם? לא. לעתים קרובות, קיום מועד אחרון הוא הסיבה היחידה לעבודה יוצאת לדרך בכלל.

בעבר, המילה דד-ליין שימשה לתיאור התור מסביב לכלא, שמעבר לו לא יכלו האסירים להתערב, יום או לילה, בכאב לקבל מיד כדור.

כעת מועדים קשורים אך ורק לעבודה, וכישלונם אינו מאיים על ביצוע המחלקה כולה. אבל המהות נשארת זהה: המועד האחרון הוא חיים או מוות עבור הפרודוקטיביות או הפרויקט שלך.

העבודה ממלאת את הזמן המוקצב לה.

חוק פרקינסון

כל משימה תימשך כל עוד תקצה לה. לכן לפעמים אנחנו תוהים כמה מהר אנחנו יכולים לעשות משהו. מאותה סיבה, לעתים קרובות אנו נמצאים בקצה גבול האפשרויות בדקות האחרונות לסיים את מה שהוקצב למספר ימים או אפילו שבועות.

בהתחשב בחוק פרקינסון, אנו מבינים שאם לא נקבע את מסגרת הזמן להשלמת המשימה, אז נעשה זאת לנצח!

איך להתגבר על מועדים קבועים

איך להתמודד עם תכנון גרוע ולהפוך את נוכחות המועדים לטובתך? זה יהיה קשה מאוד, כי נצטרך להילחם בטעויות השיטתיות של החשיבה שלנו. אבל הידיעה כיצד מועדים משנים את ההתנהגות שלנו יכולה לעזור לנו להיות פרודוקטיביים יותר.

התחלה מבריקה

כאשר אתם מחלקים את עומס העבודה על פני חודש, שבוע, אפילו יום מראש, ציינו את תחילת התקופה בצורה הדוקה ככל האפשר ופורקו את שאר הזמן עד למועד האחרון.

תחילה התמקדו במשימות הקשות, החשובות והצורכות ביותר של הפרויקט. אתה עדיין תעשה אותם יותר ממה שציפית. השפיל את עצמך.אבל הודות להתחלה הפעילה שלך, בסוף התקופה יהיה לך את הזמן שתשקיע בפתרון בעיות לא מתוכננות והשלמת משימות.

ערב המועד האחרון, לא תצטרכו לצלול ראש למשימות מורכבות חדשות, ולהיתקל במלכודות שעדיין לא ידעתם עליהן.

מועד נוסף

לעצמך, קבע מועד אחרון כמה ימים מוקדם יותר מהמציאות. זה מה שמייעץ המשווק מתיו גואי מזאפיר. אידיאלי אם אינך יודע כמה זמן יש לך מהדדליין האישי שלך ועד לתאריך האמיתי שלך - יום או שלושה ימים. אבל מצב כזה מוצג בצורה גרועה. אתה, כמובן, עדיין תזכור כמה זמן נשאר לך, אז זה ייקח כוח רצון כדי לא לשבש את המועדים שלך.

בוא עם סוג של פרס לעצמך אם תסיים את העבודה במועד האחרון. עם זאת, שביעות רצון ממשימות שהושלמו בזמן יהיה פרס טוב.

הצהרה פומבית

"אני נשבע חגיגית לסיים את המאמר בחמש בערב" - תגיד את זה לא בראש שלך, אלא בקול רם לכל המשרד. עכשיו ההערכה העצמית שלך נכנסה לתמונה. מה יכאב לך יותר: להכריח את עצמך לעבוד באופן פעיל או להחמיץ מועדים ולהודות בקול רם בכישלון שלך?

הסופרת אוולין ווא, החלה על הרומן החדש שלו, Return to Brideshead, הכריזה בפומבי, "אני מתחילה ספר חדש ואכתוב אותו בעוד שלושה חודשים". הוא לא עמד במועד ומספר פעמים, שוב בפומבי, ביקש לדחות את המועד. למרות זאת, הוא סיים את הרומן די מהר, משום שידע שהקוראים זוכרים את הבטחתו ומחכים למימושה.

תזכורות מתמדות על המועד המתקרב

אם נתחיל לעבוד על פרויקט גדול, אז מסגרת הזמן היא בדרך כלל די ארוכה. המועד האחרון הופך לסוג של הפשטה - אי שם בחוץ, מתישהו. ככל שהוא קרוב יותר, כך אנו מבינים בצורה ברורה יותר בדיוק כמה זמן נותר לנו, ונוכל להשוות בצורה נאותה יותר את הכמות שלו ואת כמות העבודה שנותרה.

הגדירו לעצמכם תזכורות קבועות שיחזירו אתכם כל הזמן למציאות, ויודיעו לכם שהיום X מתקרב:

• תאריך היעד יפוג בעוד חודש;
• שָׁבוּעַ;
• שלושה ימים;
• יְוֹם;
• השעה 8.

כן, זה מלחיץ, זה יהיה מעצבן. אבל אולי זו הדרך היחידה לדרבן את עצמך?

כל עסק תמיד לוקח יותר זמן מהצפוי, אפילו עם חוק הופשטטר.

חוק הופשטטר

החוק הרקורסי הקומי הזה מאת דאגלס הופשטדטר, Ph. D., מדבר על חוסר האפשרות לקבוע מועדים. מועדים נועדו ממש כדי לסכל אותם. עם זאת, אנו מקווים שהעצות שלנו יסייעו לך להימנע מדחיפה של דברים לנקודת שבירה, שבה אי עמידה מתמדת בזמנים פוגעת מאוד במוניטין העבודה שלך ומכניסה אותך למצב של לחץ מתמיד.