מדוע רשימות מטלות אינן עובדות וכיצד לתקן זאת

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

כדי להיות פרודוקטיבי, התמקד בזמן, לא במשימות.

ניהול זמן טוב פירושו להשיג יותר תוצאות בפחות זמן. הבלוגר והיזם הפופולרי תומס אופונג מסביר כיצד להכין תוכניות טובות להשגת המטרות שלך ומדוע רשימות מטלות פשוטות יכולות רק להפריע לפרודוקטיביות.

למה רשימות מטלות רגילות לא עובדות

ברשימת מטלות פשוטה, אינך משקף כמה זמן ייקח להשלים משימה כלשהי. וסביר להניח שתתחיל עם קטנים ולא מסובכים שלוקחים לא יותר מחמש דקות.

לאט לאט מגיעים למסקנה ששוב ושוב תופסים רק דברים פשוטים, וכל הזמן דוחים חשובים וגוזלים זמן למועד מאוחר יותר. כתוצאה מכך, פרויקטים גדולים אינם זזים. ורוב נקודות התוכנית נותרות לא ממומשות, כי אתה ממשיך להוסיף להן חדשות, מבלי שתהיה לך מערכת בקרה כלשהי.

כאן מופעל אפקט Zeigarnik, לפיו אנשים זוכרים פעולות לא שלמות או מופרעות טוב יותר מאשר פעולות שבוצעו. המשמעות היא שהמחשבות על משימות לא גמורות מרשימת המטלות ימשיכו להסתובב בראשך עד שתשלים אותן. אתה תהיה רדוף על ידי תחושה אובססיבית שמקשה על התמקדות בביצוע העבודה. זה יכול בסופו של דבר להוביל ללחץ ונדודי שינה.

איך לתכנן בצורה יעילה

תאר את היום האידיאלי שלך

ג'ייסון וומאק, מאמן בכיר, דובר וסופר בנושא פרודוקטיביות, ממליץ על גישתו לארגון התהליך להשגת מטרה. הוא מציע לכתוב תסריט ליום המושלם להתמקד בו. ההבנה שהאידיאל הוא בשבילך מניע אותך לעבוד.

כדי ליצור סקריפט, ענו על השאלות הבאות.

• איך אתה רוצה להעביר את היום שלך?
• אילו משימות בדיוק צריך להשלים היום?
• מתי אתה הכי פרודוקטיבי?

על סמך התשובות תוכלו לחלק את זמן העבודה למקטעים שכל אחד מהם יכיל משימות מסוימות מרשימת המטלות שלכם.

שיטה זו תעזור לך לעבוד בצורה יעילה יותר עם רשימת המטלות שלך ולהתמודד עם משימות דחופות וחשובות בזמן.

תכננו הכל בלוח השנה

כדי שרשימות המטלות שלכם יהיו אפקטיביות ככל האפשר עבורכם, אל תכינו תוכניות פשוטות ללא מועדים ותאריכים, אלא למדו להשתמש ביומן בחוכמה.

תאר בפירוט את היום הקרוב או שבוע שלם. סמנו את כל הדברים שלכם בלוח השנה וחיו לפי לוח הזמנים שנוצר. זה יעזור לך להחליט באיזה פרויקט להתמודד קודם והאם תוכל להוסיף עוד משימות.

במקום סדר העדיפויות הרגיל שלך, צור פריטי תוכנית עם תאריך ושעה מדויקת - במיוחד במשימות החשובות ביותר. זה ייתן תחושת דחיפות, ותוכל להשלים אותם עד לנקודה מסוימת.

העריכו כל משימה

אם אתה לא מנתח איך אתה מבלה כל יום, רוב הסיכויים שאתה מבזבז את רובו.

אחד הכללים החשובים של פרודוקטיביות הוא לא לתת למשימה לקחת יותר זמן ממה שהיא צריכה.

לניהול זמן יעיל, לא מספיק רק לדעת מה צריך לעשות. אתה צריך לשקול כמה זמן זה ייקח. עדיף לומר "היום יש לי רק 40 דקות לעשות את זה", במקום לתכנן דברים בסדר חשיבות פשוט ללא מועדים ספציפיים.

הוסף לרשימת המטלות שלך אומדן של כמה זמן ייקח להשלים כל פריט. נסו לתזמן כל דקה מ-8 בבוקר עד 17:00. קבעו מראש מתי יהיו הפסקות. קבע לוח זמנים לבדיקת התראות, אימייל ומדיה חברתית.

אולי נראה שפעילות זו רק מבזבזת זמן.אבל במציאות, זה קובע את הרף שאתה מנסה לעמוד בו. כתוצאה מכך, תראה שהריכוז שלך השתפר.

מעקב אחר כמה זמן אתה מבלה במשימות יכול להיות תגלית אמיתית עבורך. זה יגדיר את סגנון העבודה שלך ויכול לשפר אותו. זה גם עוזר לך להבין באיזו שעה ביום אתה פחות או יותר יעיל.

מדידה היא הצעד הראשון הנדרש לניטור ובסופו של דבר לשפר את הביצועים. אם אתה לא יכול למדוד משהו, אתה לא יכול להבין אותו. אם אתה לא יכול להבין משהו, אתה לא יכול לשלוט בו. ואם אתה לא יכול לשלוט בזה, אתה בהחלט לא יכול לשפר את זה.

ג'יימס הרינגטון יזם, מומחה לניהול תהליכים

נתח את הזמן שלך, ואז תוכל להקצות אותו נכון.

ציר זמן

פתח את אפליקציית מתכנן היום או התזמון שלך והוסף מועדים לרשימת המשימות שלך. הקצה רמת עדיפות לכל אחד.

וכדי להבין מה שווה להשקיע יותר זמן, ענו לעצמכם על כמה שאלות:

• אילו משימות ייקחו פחות מ-20 דקות?
• אילו משימות יימשכו יותר משעה?
• מה הדבר הכי טוב לעשות בבוקר כשיש לך הכי הרבה אנרגיה?

כעת במקום "השלם את פרויקט העיצוב" כתוב "השלם את פרויקט העיצוב תוך שעתיים". גם אם אין לכם זמן לסיים אותו, לפחות תצאו מהקרקע מבלי לבזבז עליו את כל היום.

אם אין לך מטרה להשלים את המשימה בתאריך מסוים, תכנן להשקיע בה פרק זמן מסוים מדי יום. ואז לעבור לדברים אחרים לא פחות חשובים. כך תוכלו להיפטר בהדרגה ממשימות גדולות.

חלק משימות גדולות למשימות קטנות יותר

חלק מהמשימות עשויות להימשך שעות או אפילו ימים. אם לפניכם פרויקט גדול, הקדישו כמה דקות לחשוב עליו. מאילו חלקים הוא מורכב? כמה מאמץ זה לוקח וכמה זמן זה ייקח? תרשום את זה.

לאחר מכן, פצל את הפרויקט למספר משימות עם דד-ליין ברור ופתור אותן אחת אחת עד להשלמתו. ככל שתקבל יותר פעולות קטנות, כך הן ייראו ניתנות לביצוע.

כשכמות עבודה בלתי נגישה הופכת למשהו קטן, המוח מתמקד במה שצריך לעשות עכשיו – במשימה ספציפית ובמטרה קטנה. לכן, עדיף לארגן ספרינטים של 40-60 דקות עם הפסקות קצרות.

עבודה על משימה אחת בכל פעם

תן לזה את מלוא תשומת הלב שלך, ואז תוכל להיות יעיל ככל האפשר.

מארק מרפי של פורבס מסביר: כשאנשים יכולים להימנע מהפרעות בעבודה, יש סיכוי של 67% שהם מקבלים את הרושם ש'היום היה יום מאוד פרודוקטיבי'.

זה באמת הגיוני לעבוד במשך שעה על משימה אחת ללא הסחת דעת. אבל זה יכול להיות קשה, במיוחד אם אתה מקבל כל הזמן התראות או צריך לענות על שאלות מעמיתים.

לדוגמה, טכניקת פומודורו עוזרת להתמקד בעבודה. זה כולל ספרינטים של 25 דקות עבודה עם הפסקות קצרות של 5 דקות. לאחר מספר גישות כאלה, אתה יכול להירגע לחלוטין.

שיטה זו אינה אוניברסלית: משך הריכוז וסגנון העבודה שונים עבור כל אחד. אז נסה טכניקות שונות לניהול זמן והיצמד לזו שמתאימה לך באופן אישי.

לדוגמה, אם אתה פרודוקטיבי יותר בבוקר, אז דחה משימות שלוקחות יותר זמן. זה יעזור לך להיות מאורגן יותר ולהשיג יותר.