למה רשימות מטלות לא תמיד עובדות?

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

רשימות מטלות מועילות מאוד. הם עוזרים לך לנהל את הזמן שלך בצורה רציונלית, לזכור דבר ולהשיג הצלחה רבה יותר בתחום המקצועי והאישי שלך.

אבל רבים משוכנעים שכל רשימות המטלות האלה הן בזבוז זמן, הן לא עובדות.

בואו ננסה להבין מאיפה מגיעים השיפוטים הללו ומדוע רשימות מטלות לא תמיד יעילות.

יש לכך לפחות 5 סיבות.

1. דחיינות מבנית

דחיינים הם אנשים שמתמהמהים. אבל לא כל המתמהמהים הם רפים. יש כאלה שעושים הכל, רק לא לעשות את מה שבאמת חשוב.

רשימות המטלות שלהם בדרך כלל ארוכות מאוד, ולעתים קרובות יש להם משימות כמו "לכתוב מאמר" ו"לחדד עיפרון", "לכתוב תוכנית עסקית" ו"להוציא את האשפה". נחשו מה הם מוכנים יותר לקחת?

זה מה שהפרופסור לפילוסופיה באוניברסיטת סטנפורד, ג'ון פרי, מכנה "דחיינות מובנית". האדם מתקתק את הקופסאות ונראה שהוא מרוצה, אבל למעשה, מערכת המטלות שלו לא עובדת, שכן הוא לא מתקדם בפתרון בעיות חשובות באמת.

2. פרדוקס הבחירה

שינה איינגאר חוקרת את בעיית הבחירה: איך ולמה אדם עושה בחירה מסוימת. באחד ממחקריה היא גילתה שהמוח האנושי מסוגל לתפוס רק 7 אפשרויות.

כשיש 58 פריטים ברשימת המשימות לאותו יום, אדם נופל פעמים רבות בטירוף - מה להתחייב והאם בכלל להתחייב? אם אתה רוצה שרשימת המטלות שלך תעבוד, נסה לכלול לא יותר מ-7 משימות לכל יום.

3. עדיפות גמישה

"קודם כל", "דחוף", "חכה" - כמעט כל שיטות המטלות מלמדות לסמן משימות עם תוויות דומות. זה בהחלט נכון. אבל יש "אבל" אחד.

יש אנשים שמקפידים כל כך על מיון משימות לפי עדיפות שהם שוכחים ש"המתנה" ברגע יכול להפוך ל"חשוב ביותר". בואו ניתן דוגמה.

קבעתם שתי פגישות חשובות מאוד, וכן ביקור בתחנת השירות (בערב, אם יש מספיק זמן). אבל בדרך למשא ומתן, המכונית התקלקלה. בשורה התחתונה: העברתם את כל היום בשירות, לא הגעתם לאף אחד מהמפגשים והתאכזבתם מתכנון המטלות.

זכור: סדר העדיפויות של המשימות יכול להשתנות. וזה לא אומר שרשימות מטלות לא עובדות.

4. אינסוף מקרים

כפי שכבר ציינו, לאדם קשה לבחור מבין יותר מ-7 מקרים, אך זו לא הסיבה היחידה לכך שלא כדאי להחזיק רשימת מטלות אחת אינסופית.

כאשר אדם רואה רשימה ענקית של משימות חדשות וחדשות, הוא מקבל את הרושם שהדברים הם אינסופיים. השגרה מתחילה להימחץ, מחשבות דקדנטיות מופיעות, אשר, בתורן, מובילות לחוסר רצון לעשות משהו בכלל.

כדי למנוע את זה, שמור מספר רשימות מטלות. לדוגמה, רשימת מטלות יומית, מטלות לחודש, מטלות שנקראות "עבודה" או "תיקון". מבנה את העניינים שלך ואז יהיה לך קל יותר לעקוב אחר התוכנית המתוכננת.

5. כוונות, לא התחייבויות

אבל אולי הסיבה העיקרית לכך שרשימות מטלות לא עובדות היא עצמך. אנשים רבים אינם מבינים נכון את הפילוסופיה של טכניקה זו, כותבים ומספרים לא את ההתחייבויות שלהם, אלא רק כוונות, רצונות מופשטים לעשות משהו.

אם אתה מתייחס לפריטים ברשימת המטלות שלך ככוונות ולא לוקח אחריות על השלמתם, המטלות לעולם לא יעבדו עבורך.

האם אתם מנהלים רשימת מטלות? איזו עצה תוכל לתת למי שחושב שרשימות לא עובדות?