שיטת Inbox Zero היא הדרך הטובה ביותר להתמודד עם אלפי מיילים שלא נקראו

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

קל לשמור על תיבת הדואר הנכנס שלך ריקה. זה יעזור לך להיות פרודוקטיבי יותר ולעולם לא לפספס הודעות חשובות.

חבורה של אימיילים שלא נקראו המשתלשלים ללא הרף בתיבת הדואר הנכנס שלך ייבהלו כל אחד. אם יש לך שותפים עסקיים ועמיתים רבים איתם אתה מתקשר בהתכתבות, אתה רק צריך לשמור על תיבת הדואר הנכנס שלך נקייה ומסודרת.

מנכ"ל JotForm Aytekin Tank היא דרך מעניינת לארגן דוא"ל בשם Inbox Zero. כפי שהשם מרמז, השיטה היא פשוט לשמור על תיבת הדואר הנכנס שלך ריקה.

באופן כללי, טנק לא המציא שום דבר חדש. Inbox Zero נוצרה לפני זמן רב על ידי הסופרת והבלוגרית מרלין מאן, וזו שיטה מוכחת ומוכרת. בערך אותה טכניקה של עבודה עם מסמכים תוארה על ידי דיוויד אלן בספרו "איך לעשות סדר בדברים". טנק בדיוק התאים אותו לממשק האינטרנט של Gmail.

יזם Aytekin Tank, מייסד ומנכ ל JotForm

אני מקבל ושולח מאות מיילים בכל יום. אבל בסופו של יום, תיבת הדואר שלי תמיד ריקה. אין לי מזכירה שתטפל בהתכתבויות שלי. אני מקפיד על עיקרון שנקרא Inbox Zero. זה לא קשה.

טנק מפרט את היתרונות של שיטת Inbox Zero:

• לא תפספס הודעה חשובה אם תיבת הדואר הנכנס שלך ריקה.
• לא תגרמו לנמענים שלכם להמתין זמן רב, כי אתם יכולים להגיב מיד למכתביהם.
• מאות ואלפי מכתבים שלא נקראו לא יצטברו בתיבת הדואר שלך.
• תחסוך יותר זמן במשימות החשובות באמת ולא תבזבז שעות בהתעסקות באימייל.

אני מכיר אנשים רבים ששומרים בקפידה את כל המכתבים שלהם מבלי למחוק אף אחד. כתוצאה מכך, תיבת הדואר הנכנס שלהם מתחילה להיראות כמו עדכון של טוויטר. זה לא נוח. כל הזמן תלך לאיבוד במיילים.

אייטקין טנק

נניח שאתה משתמש ב-Gmail - אם כי ניתן להתאים את השיטה הזו לכל ספק שירותי אינטרנט (Hotmail, Yandex, Yahoo) או לקוח דוא ל (Outlook, Thunderbird או Sylpheed). בואו נסתכל על ההפקדות של הודעות שלא נקראו ונתחיל.

1. רוקן את תיבת הדואר שלך

לכן, בשיטת Inbox Zero, עליך לפעול בנחישות. פתח את "תיבת הדואר הנכנס", בחר את כל המכתבים שהצטברו שם ואחסן את כולם בבת אחת. לחלק זה ייראה כמו טירוף גמור, אבל טנק ממליץ לעשות בדיוק את זה.

אתה צריך להתחיל עם תיבת דואר ריקה. מדריך זה לא יעזור לך אם יש לך עשרות אלפי מיילים בתיבת הדואר הנכנס שלך. אז ארכיון הכל ותתחיל עם לוח נקי.

אייטקין טנק

2. עבדו את המיילים שלכם בסדר כרונולוגי

כדי לפתח את ההרגל הבריא הזה, אתה צריך מידה מסוימת של משמעת. בזמן שאתה מעבד את הודעות האימייל שלך, התחל עם ההודעה הישנה ביותר והתקדם אל ההודעה החדשה ביותר. כך תשמרו על סדר כרונולוגי ולא תתבלבלו.

ישנן שתי פונקציות שיעזרו לך לטפל באימיילים ב-Gmail:

הפעל את הבורר האוטומטי. כדי לעשות זאת, פתח את "הגדרות" → "כללי", מצא את הפריט "החלפה אוטומטית" והפעל אותו. כעת, בעת מענה או העברה לארכיון של מייל, Gmail לא יחזיר אותך לתיבת הדואר הנכנס, אלא יציג את המייל הבא. כך תוכלו לעבד מכתבים אחד אחד לפי סדר קבלתם, ללא הסחות דעת.

לאחר מכן הפעל את הלחצן שלח וארכיון אם אין לך אותו. פתח את "הגדרות" → "כללי" וחפש את הפריט "הצג כפתור" שלח וארכיון "בתגובה". זה יחסוך לך זמן.הרי אם כבר ענית למכתב, אין טעם לאחסן אותו בתיבת הדואר הנכנס שלך, נכון? לחץ על כפתור השליחה והמייל יועבר אוטומטית לארכיון.

והנה עוד דבר חשוב:

אל תשתמש באימייל כצ'אט. אין דבר גרוע יותר מאשר להוליד שרשראות תשובות ארוכות ממכתבים המצוטטים ללא הרף. אם אתה צריך לדבר, השתמש במסנג'ר, ב-Slack Chat או צור קשר בטלפון. המייל אינו מתאים לכך.

אייטקין טנק

3. ענה - ארכיון

הכלל העיקרי של שיטת Inbox Zero הוא שתיבת הדואר הנכנס שלך אינה המקום לאחסן את הדואר שלך. יש לעבד את כל המיילים בתיבת הדואר הנכנס באופן מיידי. קרא אותם אחד אחד והשב ואחסן לארכיון אם ההודעה דורשת תגובה, או פשוט ארכיון אם ההודעה לא דורשת תגובה.

אם אינך יכול להגיב מיד לדוא ל, ישנן שתי אפשרויות:

• שמור אותו באפליקציית המארגן שלך. זה יכול להיות Evernote, OneNote או סוג של מנהל משימות. קבעו תאריך כך שהתוכנית תזכיר לכם לכתוב את תשובתכם בזמן הנכון.
• אם אתה יכול לכתוב תגובה מיד, אך הנמען אמור לקבל אותה לאחר זמן מה, השתמש בתכונת מסירה מושהית ב-Gmail. Outlook, Thunderbird ולקוחות אחרים יכולים לעשות את אותו הדבר.

4. פשוט תעשה את זה

הכל לפי מצוותיו של דיוויד אלן הגדול והאדיר. אם האימייל מצריך פעולה שתיקח כמה דקות, פשוט עשה זאת עכשיו. אל תעתיק את המכתב לרשימת המטלות שלך. אל תשאיר את זה בתיבת הדואר הנכנס שלך.

אם אתה צריך לבצע תשלום, פשוט בצע אותו עכשיו. אם אתה צריך לשלוח משוב לעמית, שלח אותו מיד. אם התיק אורך כמה דקות, אין טעם לדחות אותו.

אייטקין טנק

5. השתמש בקיצורי מקלדת

קיצורי המקלדת מפחיתים משמעותית את הזמן המושקע בעיבוד דואר אלקטרוני. איתם, אינך צריך להזיז את סמן העכבר קדימה ואחורה. טנק ממליץ לזכור ולהשתמש בשלושה מקשי קיצור:

• מקש E מאפשר לך להעביר במהירות הודעה לארכיון. קראנו אותו, לחצנו על E, ארכיון אותו. זה פשוט.
• מקש R משמש לכתיבת תגובה מהירה. אם אתה צריך לענות על מכתב, לחץ עליו, הזן את התשובה, הקש Enter.
• מקש F מעביר מכתבים שהתקבלו לנמענים אחרים.

אני לא חושב שאתה צריך מקשי קיצור אחרים. ב-Gmail, אני משתמש רק בשלושה קיצורי מקשים. לכל השאר, יש עכבר. אבל מקשי קיצור אלה מאפשרים לך לבצע במהירות שלוש מפעולות הדוא ל הנפוצות ביותר, כך שהם יכולים לחסוך לך זמן רב.

אייטקין טנק

6. הגדר מסננים

מסנני דואר אלקטרוני הם כלי שימושי להפליא שעושה הרבה מהעבודה בשבילך. אתה רק צריך להגדיר אותם פעם אחת, והם יחסכו לך הרבה זמן.

אם בתיבת הדואר הנכנס שלך אתה מוצא באופן קבוע מכתבים לא חשובים (הודעות על שירותי אינטרנט, דיוור אוטומטי וכדומה), אז או בטל את המנוי מהם, או הגדר מסננים כך שמכתבים כאלה יאוחסנו אוטומטית.

7. תיבת הדואר הנכנס ריקה - סגור דואר

כשאתה מנסה להתמקד בעבודה שלך, אסור להסיח את דעתך כל הזמן בדוא ל. אז בואו נצמד לכלל: כשתיבת הדואר הנכנס שלכם ריקה, סגור את לשונית הג'ימייל או את לקוח האימייל ושכח מהדואר לשעות הקרובות. פשוט תתעסק.

כבה את כל הודעות האימייל הנכנסות. הם מאוד מסיחים את הדעת.

אתה יכול לפתוח שוב את הדואר שלך אחרי כמה שעות, לעבד את ההודעות שהצטברו שם ואז לחזור לעבודה. המטרה של שיטת ה-Inbox Zero היא להכריח את עצמך לא להסיח את דעתך על ידי מיילים נכנסים. אתה צריך לנהל את תיבת הדואר שלך, לא אתה.

אייטקין טנק

אם ניסיתם את טכניקת Inbox Zero ואתם מוכנים לספר לכם מה קיבלתם, או רוצים להציע שיטה טובה יותר, כתבו בתגובות.