7 פריצות לחיים למי שרוצה להשלים 100 משימות ביום

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

היזם טוני סטאבלבין מספר על הגישה שלו לניהול רשימת מטלות, איתה הוא מסיים 100 משימות ביום.

עורכי דין בארצות הברית מנפיקים ללקוחות חשבוניות עבור כל שש דקות של עבודתם. זה אומר שהם צריכים להבין בדיוק אילו דברים שימושיים נעשו בפרק זמן כה קצר. גישה מפורטת למעקב אחר משימות מובילה להגברת הפרודוקטיביות, ואנחנו יכולים לאמץ אותה.

הבעיה ברוב רשימות המטלות היא שהן מעודדות אותך לצבור משימות שלא הושלמו. אבל עסק לא גמור הופך למקור לאשמה וסחבת מתמדת.

במקום זאת, אתה יכול להשתמש במערכת חלופית המתמקדת במעקב אחר מה שאתה עושה ומה כבר עשית. זה לא מבוסס על אשמה, אלא על גאווה. והנה היתרונות של רשימת משימות מפורטת:

• אתה לא תדחה כי אתה יודע איזו משימה צריך לעשות לאחר מכן.
• כאשר אתה צריך הפסקה, אתה יכול לרשום הערות ברשימת המשימות. זה יסיח את דעתך, אבל יהיה קל יותר לחזור לעבודה מאוחר יותר.
• הגישה שלך כלפי עצמך תשתנה. על ידי השלמת 100 משימות ביום, אתה תהיה מרוצה מהפרודוקטיביות שלך.
• רשימה כזו עוזרת להיכנס למצב הזרם.
• ההתרגשות נדלקת: יש רצון לסגור כמה שיותר משימות תוך שעה.
• עד סוף היום, יהיו לך 40 עד 120 משימות שהושלמו.

מערכת זו פועלת בצורה הטובה ביותר עם קובץ טקסט רגיל ויישומים, או. לא עובד כל כך טוב עם Trello, Todoist, Things ורוב שירותי רשימת המטלות האחרים.

1. עבודה עם אחסון בענן

השימוש ברשימת המטלות הוא הרגל. זה אומר שתמיד תהיה לך גישה אליו. לכן, עדיף לתחזק ולאחסן את הרשימה שלך בענן.

כל האפליקציות שהמלצתי למעלה עושות זאת באופן אוטומטי.

אני רגיל לעבוד עם קובץ טקסט רגיל todo.txt שאני שומר בדרופבוקס, כך שאוכל לעבוד איתו בכל זמן ובכל מקום. כל יום אני פשוט מוסיף רשימה חדשה מעל הישנה. ה-todo.txt שלי כולל מספר שנים של משימות שהושלמו.

2. למד מקשי קיצור

כל המתכנתים יודעים שאם לעולם לא תוריד את הידיים מהמקלדת, העבודה שלך תהיה פרודוקטיבית יותר. זה נכון לבעלי מקצועות שונים, אבל לרוב אלו מתכנתים שמשתמשים כל הזמן במקשי קיצור.

בכל פעם שאתה מגיע לעכבר, אתה יוצא ממצב הזרימה.

מקשי קיצור שימושיים בעת עבודה עם רשימת משימות. האפשרות הנפוצה ביותר היא ללחוץ על Alt + Tab כדי לעבור לרשימת המטלות, לסמן את המשימה שזה עתה השלמת, להקליט מטלה חדשה אחת או שתיים, וללחוץ על Alt + Tab כדי לחזור לעבודה.

אבל אתה יכול לעשות את זה אפילו מהר יותר, ומקשי קיצור באפליקציות יעזרו בכך. הנה אלה שאני ממליץ:

• זכור את החלב: "i" לבחירה, "c" כדי להשלים את המשימה.
• OmniFocus: ⌘N כדי ליצור משימה חדשה ולחץ על מקש הרווח כדי להשלים אותה.
• Evernote: ⌘ + Shift + T כדי ליצור משימה חדשה. אין מקשי קיצור להשלמה.
• רשימת פלאים: Tab + חצים לבחירת משימה חדשה, ⌘D כדי להשלים אותה.

קבצי טקסט הם קצת יותר מסובכים. אני משתמש ב-"_" כדי לבחור משימה וב-"×" כדי לסמן אותה כמושלמה, כך שרשימת המטלות שלי נראית בדרך כלל כך:

קבצי טקסט הם האפשרות הטובה ביותר עבור משתמשים מתקדמים שנוח להם לעבוד עם פקודות מאקרו. בעורכים רבים, למשל ב-Sublime, ניתן להגדיר באופן עצמאי פקודות מאקרו ולהתאים אישית קיצורי מקלדת.

3. עקוב אחר כל המשימות, אפילו הקטנות ביותר

המהות של הגישה האלטרנטיבית היא פירוק משימות לפריטים קטנים שניתן לבצע בקלות. זה דומה מאוד לשלב הבא ב-GTD.

משימות כמו "כתוב פוסט בבלוג" גדולות מכדי לבצע אותן בבת אחת. זה יכול לקחת לך שעה לכתוב פוסט, אם לא יותר.במקום זאת, התחל עם המשימה של עורך טקסט פתוח. זהו, פשוט פתח את עורך הטקסט שלך. זהו השלב הראשון של המשימה שעליך לבצע.

לדוגמה, כך נראתה רשימת המשימות שלי כשכתבתי את הטקסט הזה:

× התחל לכתוב על פורמטים של רשימת משימות [12:31]

× רשימת הפלאות [12:48]

× דברים [12:48]

× טודויסט [12:48]

× כל מיקוד [12:48]

× זכור את החלב [יב:48]

× ענה על שאלות [14:26]

× ממליץ: קובץ טקסט, RTM, OmniFocus, Evernote [14:26]

× חזרה לכתיבה [14:59]

× שכתוב מבוא [14:59]

× רשימת ההטבות [14:59]

× הוסף תמצית [14:59]

× הוסף טכנולוגיה [15:00]

× הוסף קטע על משימות בדרכים [15:01]

_ שים את המצב הנוכחי של רשימת המשימות ב-Gist

ועכשיו יש 15 משימות מוכנות. נאלצתי להפריע, אז יש שתי משימות ברשימה לגבי פתיחת פוסט בעורך טקסט.

כמות העבודה שנעשתה היא תמיד עניין של גאווה. צעדים קטנים עוזרים לשמור על תשומת הלב ולהימנע מדחיינות, כך שאני תמיד יודעת מה לעשות הלאה, ואני לא חוששת שזה יהיה קשה.

4. הוסף משימות תוך כדי תנועה

הדרך הסטנדרטית להשתמש ברשימת מטלות היא להוסיף הרבה הרבה פריטים שאתה הולך להשיג ביום, ואז להסתכל על זה ולחשוב שבהחלט לא תשלים כל כך הרבה דברים. ואתה מתחיל להתעסק.

כשיש לך יותר מדי אפשרויות, זה גורם לך לעצבנות ומשפיע לרעה על הפרודוקטיביות.

לפי השיטה החלופית, אתה פשוט מוסיף משימה אחת, מקסימום שתיים, ומציין את הזמן המשוער שבו אתה מתכנן להתחיל לעבוד.

5. סמן משימות שהושלמו

סמן תמיד את שעת הסיום של משימה.

זכרו ש-The Milk and Wunderlist עושים זאת באופן אוטומטי. אם אתה משתמש ב-OmniFocus, עבור אל העדפות: תצוגה ← הצג אפשרויות תצוגה ← עמודות מותאמות אישית ← תאריך סיום.

אם אתה יודע לעבוד עם פקודות מאקרו, אתה יכול לתכנת התקנה של חותמת זמן. זו הסיבה שאני עדיין משתמש ב-Vim: המאקרו שלי מוסיף אוטומטית חותמת זמן לסוף כל שורה.

דרך נוספת לעשות זאת היא להגדיר את השעה באופן ידני. זה לא הכרחי לכל משימה, מספיק לעשות צ'ק-אין פעם בשעה.

הנקודה של חותמות זמן היא שהם עוזרים לך לראות עד כמה היית מרוכז בשעה האחרונה.

בסופו של יום, תוכל להעריך כיצד אתה מרוכז. ביום טוב תשלים 80 משימות. על מצוין - 120. ביום הכי מלא השראה הצלחתי לעשות 250.

6. לרמות

מערכת זו כוללת את היכולת לרמות מעט. תתפתו להציב לעצמכם משימות קטנות מאוד כך שבסופו של יום תוכלו לראות הרבה משימות שהושלמו בראש שקט.

ככל שהמשימה קלה יותר, כך גדל הסיכוי שתסיים אותה. אבל משימות שהושלמו דוחפות אותך להמשיך לעבוד.

7. לתפוס את ה"זרימה"

לפעמים, אתה יכול להשלים משימות מרובות מבלי לרשום אותן לרשימת המטלות שלך. לאחר מכן הוסף אותם מאוחר יותר כאשר אתה פותח את לשונית הרשימה.

רשימה ארוכה מולידה גאווה. לעתים קרובות אני מוסיף משימות לאחר מעשה. המשימה הראשונה ברשימת המטלות שלי היום הייתה ללכת עם הכלב בפארק. זה קרה שעה לפני שהפעלתי את המחשב שלי, אבל הייתי צריך דחיפה קטנה כדי להתחיל.

לעומת זאת, כאשר אתה מרגיש תקוע, עבור לרשימת המטלות שלך וודא שיש לך פעולה קטנה הבאה.

המטרה של גישת רשימת המטלות החלופית היא להיכנס למצב זרימה, שקל יותר לבצע אם אתה משלים משימות אחת אחת.