מדוע רשימות המשימות לא עובדות ומה לעשות בקשר לזה

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

הנה כמה טיפים כיצד להפוך את ה"גוף" שלך ממחברת פשוטה לכלי רב עוצמה לקבלת החלטות, תכנון וניתוח התקדמות המשימות שהוקצו.

ניהול רשימות מטלות לא יכול להיות קל יותר. כתבתי את העניינים שלי בטור, ואז אתה פשוט לוקח את זה ומחק את זה תוך כדי. על מה עוד אתה יכול לחשוב?

עם זאת, אם מסתכלים על מספר אפליקציות הדסקטופ, הנייד והאינטרנט השונות שמיישמות את הרעיון הזה, מתברר שהכל לא כל כך פשוט בכלל. למרות כל מגוון הכלים והפונקציות, רשימות המשימות עדיין לא עובדות! אולי אתה פשוט לא יודע איך להשתמש בהם?

כל האנשים מתחילים להשתמש במנהלי משימות ברגע שהם מרגישים ששגרת היומיום שלהם הופכת לכאוס. הם מתחילים לשכוח דברים חשובים, מבלבלים את סדר המשימות והמטלות, מאכזבים את עמיתיהם ומאחרים לדייטים. ברגע כזה אדם בוחר "טודושקה" לטעמו ומנסה להכניס ארגון לחייו. וככלל, בהתחלה הוא מצליח. אבל עובר זמן מה, ורשימות המשימות מפסיקות לעבוד, והבלגן המקורי חוזר לחיים.

למה זה קורה?

הנקודה היא שמנהלי משימות הם רק כלי. מה שצריך להגדיר נכון כדי שזה יעבוד טוב. והנה כמה טיפים איך לעשות את זה.

1. שתפו

בשום מקרה אסור לזרוק את כל הדברים הגדולים והקטנים שלך לרשימה אחת גדולה וארוכה. אין דבר מדכא יותר מאשר להרהר ברשימת המטלות שלך עם עשרות ערכים. במקרה זה, ההסתברות להגיע אי פעם לזנב הרשימה שואפת לאפס. מחקרי פרודוקטיביות שונים מצביעים בדרך כלל על כך שמספר המשימות שלך בגיליון אחד לא יעלה על 7-8 חלקים. לכן, הפרד רשימות משימות לפי קטגוריה, פרויקט, נושא, דחיפות וקריטריונים אחרים.

2. הוסף מועדים

על פי חוק פרקינסון, העבודה תמיד לוקחת את הזמן שאתה נותן לה. לכן, שמירה על רשימת משימות הגיונית רק אם תכתוב את זמן הביצוע המשוער ליד כל פריט. כן, במציאות, עשויות להיות סטיות; כן, בימים מסוימים דברים משתבשים, אבל רוב הזמן הגישה הזו עובדת. לאחר שהנחתם את הזמן המשוער להשלמת משימה מסוימת, תתאמץ באופן לא מודע להתאים לה, וזה משנה באופן קיצוני את כללי המשחק. נסה את זה ותופתע עד כמה רשימת המטלות שלך יכולה להיות חזקה.

3. תעדוף

נקודה זו פשוטה וברורה. אנחנו מבצעים קודם כל עניינים חשובים, קטנים ולא דחופים - אם יש לנו זמן. כל מה שנותר הוא לתעדף את הרשימה שלך ולעשות את זה נכון. הרי יש עניינים מאוד דחופים, אבל לגמרי לא חשובים לך. וזה קורה הפוך. לכן, אנו מציעים לך את סדר העדיפויות הבא:

• עניינים חשובים ודחופים;
• חשוב אך לא דחוף;
• דחוף, אבל לא מאוד חשוב;
• לא דחוף ולא חשוב.

4. העריכו

והכלל האחרון ברשימה זו, אך לא פחות מחשיבותו, הוא הצורך לנתח ולהעריך את התגשמות הרשימה שלך. אל תחפש מיד להסתתר ולשכוח את המשימה שהושלמה לנצח. נסו להקדיש כמה שעות בסוף כל שבוע, ואולי אפילו יום שלם בסוף החודש, כדי לעשות חשבון נפש. אסוף את הרכיבים המוצלבים מהארכיון והעריך מה נתן לך את היישום שלהם.

• כמה טוב ובמהירות ביצעת את עבודתך?
• האם אפשר היה לשפר את זה, או שאולי זה לא היה צריך להיות שווה את זה בכלל?
• עד כמה התקדמת לקראת המטרה שלך?
• מה צריך לעשות כדי להתקדם צעד אחד קדימה?

לאחר שתענה על שאלות אלו ודומות, הרשימה שלך תקבל משמעות שונה לחלוטין עבורך. זה יהפוך ממחברת פשוטה "כדי לא לשכוח משהו" לכלי רב עוצמה לקבלת החלטות, תכנון וניתוח הישגים.