איך לעשות את מה שחשבת שהוא בלתי אפשרי

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

סודות הפרודוקטיביות של סקוט הנסלמן, אחד המתכנתים המפורסמים ביותר של מיקרוסופט.

סקוט הנסלמן הוא לא רק אחד ממומחי האינטרנט המוערכים בעולם של Microsoft. הוא דובר נהדר. בבלוג, בפודקאסט ובסרטונים שלו הוא מדבר על גאדג'טים, IT ויעילות אישית. הנה מה שסקוט הנסלמן חושב על פרודוקטיביות.

אל תפחד לעשות טעויות

"לפעמים זה שימושי לעשות טעות. אל תפחד לשבור את היער, "זה אפילו מוזר לשמוע את העצה הזו מאדם סופר יעיל כמו הנסלמן. בשיא הקריירה שלו נראה שהוא הגיע בזמן לכל דבר: בלוגים וטוויטר, הקלטת פודקאסטים, דיבור קבוע בכנסים. בשנים האחרונות היה שותף לכתיבת יותר מחצי תריסר ספרים. למרות העובדה שיש לו אישה ושני ילדים.

איך הוא עושה את זה? התשובה מעניינת לא רק אותך. רבים מבולבלים: "סקוט, למה פעילות כה קדחתנית? אתה ישן בכלל?" הנסלמן עונה: "כי אני חייב לרקוד! בכל פעם שאני מתחיל לחשוב שאני צריך להפסיק, אני זוכר את המם הזה ואת הילד הזה מלא ההשראה".

"ככל שאתה עושה פחות, אתה יכול לעשות יותר. זהו חוק קנה מידה טיפוסי", אומר הנסלמן. קנה מידה משנה את הגבולות שלך על ידי שינוי הגישה שלך לפרודוקטיביות.

הנסלמן חשף את סודותיו לפרודוקטיביות בהרצאה של 42 דקות. כל העצות שלו, מהכלל של אות אחת ועד למצוא את רוברט סקובל משלך, ניתנות לביצוע.

לדבריו, הוא פשוט סיגל את טכניקות הפרודוקטיביות של דיוויד אלן (Getting Things Done), Stephen Covey (""), JD Meier (Getting Results the Agile Way), פרנצ'סקו צ'ירילו (טכניקת פומודורו) וקייטי סיירה.

להלן תקציר של נאום GOTO 2012 של הנסלמן וסיכום המצגת שלו ב-Webstock 2014.

חפש סימני אזהרה על סכנה

לא תמיד היה קשה להישאר מרוכז. האינטרנט לא תמיד היה מלא במאות עמודים של תוכן טרי שטרם נקרא. שטף המידע שהסיח את דעתך לא תמיד היה מתמשך. הנסלמן נזכר שכאשר רק למד לתכנת, כל הידע שהוא צריך היה כלול בשני ספרים.

סקוט הנסלמן

אקסבייטים של מידע נוצרים באינטרנט, מחציתו זבל. הסחות דעת אוכלות שליש מהיום. אנחנו המומים, אבל אנחנו אומרים לעצמנו שאנחנו יכולים להתמודד עם הכל, אנחנו רק צריכים לעבוד עד מאוחר.

תפסיק! זהו תמרור אזהרה. אם אתה תופס את עצמך חושב שאתה צריך להישאר ער עד מאוחר כדי להדביק את לוח הזמנים שלך, יש לך בעיה. בעיה גדולה, והפתרון אינו פשוט כמו "אני מקווה שאנקה את כל המשימות ברשימת המטלות שלי".

"תקווה היא לא תוכנית", אומר הנסלמן. "התקווה מחכה כשאתה הולך עם הזרם."

הבן את ההבדל בין פרודוקטיביות ליעילות

אז מה עושים כאשר רואים שלט המזהיר מפני סכנה? להנסלמן יש פתרון. אבל לפני שהוא חושף את זה, סקוט מגדיר ועומד בניגוד לפרודוקטיביות ויעילות.

• פרודוקטיביות היא השגת מטרה. חשוב להחליט מה לעשות. פרודוקטיביות עוסקת בבחירת המטרות והיעדים הנכונים, ולאחר מכן השגתן.
• יעילות עוסקת בהשלמת משימות בצורה הארגונומית והמכוונת ביותר לתהליכים.

סקוט הנסלמן

פרודוקטיביות היא לעשות את הדבר הנכון. יעילות היא לעשות דברים כמו שצריך. במילים אחרות, פרודוקטיביות פירושה בחירת כיוון, ויעילות פירושה ריצה מהירה בכיוון הזה.

כשתבין שמדובר בשני דברים שונים, תבין עד כמה הם כלים חזקים.

הגדירו מה המשמעות של עבודה

הנסלמן מתמקד גם בשילוש המושג "עבודה" המתואר.

1. עבודה קבועה מראש היא כזו שמתוכננת מראש.
2. העבודה שעולה היא זו שמסייחה את דעתך מהתוכנית.
3. עבודה מוגדרת היא כשאתה יושב וחושב מה אתה צריך לעשות.

לדברי הנסלמן, יש צורך להקדיש יותר זמן לנקודה השלישית. באיזו תדירות אתה מקדיש שעה בלוח הזמנים שלך כדי לחשוב היטב מה לעשות הלאה? במקום זאת, מסתכלים ברשימת המטלות, אנו נבהלים, מעצבים מחדש את רשימת המטלות, בתקווה לתקן את החורים. אבל למעשה, הרשימה רק גדלה מכאן.

קח זמן לחשוב על העבודה הבאה שלך. עבור אנשי מקצוע, זה לוקח בממוצע לא יותר משעה ביום.

עשה, לזרוק, להאציל, לדחות

הנסלמן מדגיש טכניקה נוספת של אלן מתוך התכנים המפורסמים שלו: עשה, זרוק, האצל או דחיית.

זהו פתרון אימייל נהדר. בצע משימה מהמייל אם היא נמשכת דקה ומתוזמנת. אחרת, שחרר, האצל או דחה את זה - עשה זאת מאוחר יותר או האציל את זה למישהו אחר.

"אל תפחד לשבור את היער" נשמע לא טבעי. למעשה, גישה זו מאפשרת לך להתמקד טוב יותר בעבודה מאשר במצב שבו נטל האחריות מפעיל לחץ על הנפש באופן קבוע.

להגיד לא זה קשה. אבל תחושת האשמה הקשורה למילה "כן" גרועה בהרבה מאי הנוחות שבוויתור. בכל מקום, כולל האינטרנט, אתה יכול לשלוט ולמיין את זרמי הנתונים שלך.

כדי לסנן מידע ולתכנן דברים לעשות, הנסלמן ממליץ על מטריצת ניהול זמן.

	דחוף	לא דחוף
חָשׁוּב	אני מצבים קריטיים. בעיות דחופות. פרויקטים ומשימות עם מועד אחרון.	II יצירת קשרים. חפש הזדמנויות חדשות. תִכנוּן. התאוששות כוחות.
לֹא חָשׁוּב	III שיחות חוץ ושיחות טלפון. סוג של התכתבות. כמה פגישות. עניינים שגרתיים.	IV דברים קטנים מבזבזים זמן. הִתכַּתְבוּת. שיחות טלפון. בילוי סרק.

כאשר משהו בו זמנית דחוף וחשוב, למשל, אישה יולדת או מתרחש התקף של דלקת התוספתן, עליך לפעול במהירות הבזק. אם העניין אינו דחוף וחסר חשיבות, עדיף לא לעשות זאת כלל. ואבוי, לעתים קרובות אנו מבזבזים זמן על דברים דחופים אך לא חשובים. פעולה דחופה היא הרגל רע עבור רבים מאיתנו.

הבן מייל

סקוט הנסלמן מקבל מאות אימיילים מדי יום ומשתף את הגישה שלו ל-Inbox.

החל את כלל האות האחת

שינוי ההגדרות של מכתבים נכנסים משנה באופן קיצוני את הגישה לעבודה עם דואר אלקטרוני. צור תיקייה למכתבים שבה אתה נמצא בעותק, ותיקיה נפרדת להודעות, שבה אתה הנמען היחיד. האותיות שנופלות לתיקייה הראשונה הן אפריוריות חסרות חשיבות.

אבל מה אם הבוס ישלח לך עותק של המשימה ואז ישאל, "למה לא השלמת את המטלה שלי?" התשובה פשוטה: "הייתי בעותק, חשבתי שאתה רק מודיע לי". הבוס לעולם לא יעשה זאת שוב.

כאדריכל קהילה במיקרוסופט, הנסלמן משתמש בתיקייה אחרת בתיבת הדואר שלו, External. "אלה אנשים שלא עובדים בחברה, אבל חשובים לי. אני עונה לכל המיילים שלהם", הסביר סקוט.

אל תבדוק את הדואר שלך בבוקר או בלילה

זה פשוט: ענית למכתב בבוקר, קיבלת תשובה מיידית, ענית שוב… כתוצאה מכך, ההתכתבות עליה תכננת להקדיש פחות משעה עשויה להימשך חצי יום.

סקוט הנסלמן

לבדוק את הדואר שלך בבוקר זה כמו לנסוע בזמן. 9:00 - קום, בדוק את הדואר שלך. התעוררנו - כבר ארוחת ערב, הגיע הזמן ללכת לנשנש. ועכשיו השעון כבר 14:30, הגיע הזמן לעבוד… איך זה קרה? זה עתה פתחת את לקוח הדוא ל שלך בבוקר.

יתרה מכך, מענה למיילים בבוקר (או בלילה), אתה מרגיל אנשים לזמן הזה. על ידי תשובה לדוא"ל בשעה 2 בצהריים פעם אחת, יצרת מוניטין של כתיבת דוא"ל בשעה 02:00 וסימנת על ההרגל שלך לדחיפות.

בדקו את הדואר שלכם בצהריים בהתאם לשגרת היומיום שלכם ותהיו מופתעים כמה אתם יכולים להספיק ביום.

מצא את רוברט סקובל שלך

אתה לא צריך לבדוק את הדואר שלך מדי פעם מחשש לפספס משהו. "בדרך כלל יש לי תיבת דואר נכנס ריקה, אבל כשאני בחופשה, אולי יהיו 500 מיילים", מסביר הנסלמן.

לעתים קרובות בכנסים אתה יכול לראות דוברים שבקושי סיימו את נאומם, יש סיכוי גבוה יותר לרוץ ללפטופ שלהם כדי להסתכל בחשבון האימייל שלהם. מתקבל הרושם שתפקידם למחוק מכתבים בזמן.

כדי למגר את ההרגל הזה, הנסלמן מייעץ להשתמש במה שנקרא אגרגטורים מהימנים. מדובר בקולגות שתמיד מודעים למצב העניינים הנוכחי. במיקרוסופט, זה היה רוברט סקובל.

סקוט הנסלמן

נרשמתי לאלפי בלוגים. אבל למה? מיהו קורא הבלוגים הטוב בעולם? רוברט סקובל! לעצמי, החלטתי: אני לא סקובל, לקרוא כל כך הרבה בלוגים זה לא טבעי. ואתה יודע מה עשיתי? התחלתי לקרוא את הבלוג שלו. מתוך אלפי הבלוגים שעקבתי אחריהם, השארתי חמישה, המשמשים עבורי כצובר חדשות. זה אותו דבר כמו צפייה בכל מהדורות החדשות במהלך היום או סתם צפייה בתוכנית הגמר בערב.

מצא את ה"אגרגטור המהימן" שלך בחברה. כדי לעשות זאת, פשוט תשאלו את עצמכם, מיהו האדם שתמיד מודע למה שקורה וישתף אתכם ברצון?

הישאר בזרימה

לא משנה מה חשוב שקורה בעולם ובחיים שלך, אתה בוודאי יודע על זה. אם ה-11 בספטמבר הקרוב יקרה, תקבלו הודעה.

לכן, נסו כמו בפקעת. אל תתנו לתשומת הלב שלכם לשוטט על ידי לחיצה על Alt + Tab ב-Gmail כל הזמן.

שמור הקשות

בעקבות הדוגמה של העיתונאי והאוונגליסט של מיקרוסופט ג'ון אדלה, הנסלמן קורא "לחסוך בלחיצות מקלדת". הדוגמה הבאה תסביר מה זה אומר.

סקוט הנסלמן

אם בריאן שולח לי מכתב עם שאלה ממש מעניינת על ASP. NET, ואני עונה ארוך ומלא השראה (חמש פסקאות עם דוגמאות קוד וכן הלאה), אז אני לא רק נותן לו תשובה כתובה מפורטת שפתרה את הבעיה שלו., אני נותן לו 10 אלף הקשות שלהם. אבל החיים קצרים, מספר הקליקים כאלה מוגבל - אני לעולם לא אקבל אותם בחזרה, רק נתתי אותם לבריאן. יחד עם זאת, אני אפילו לא יודע אם הוא יקרא את ההודעה שלי. אז איך להיות? איך לא לבזבז, אלא להכפיל את ההקשות שלך? אני כותב פוסט בבלוג ושולח לבריאן את הקישור. אז הקליקים שלי יגדלו גם אחרי שאמות - בכל פעם שמישהו יצפה בדף הבלוג שלי.

כתוב אותיות קצרות: שלושה עד ארבעה משפטים. כל דבר ארוך יותר צריך להיות בבלוג, ויקיפדיה, שאלות נפוצות, בסיס ידע או כל מסמך אחר. דוא ל אינו מקום לאחסן בו ידע; הקשות שלך מתות שם.

הבן את תיבת הדואר הנכנס בחייך

מיון פירושו להפריד, לנפות או לחלץ משהו.

זרם רציף של מידע עובר לא רק למייל שלך, אלא גם לתיבת הדואר הנכנס המותנית בחייך. התראות על הודעות ברשתות החברתיות, על יציאת פרק חדש של סדרת הטלוויזיה האהובה עליך וכדומה - אנו מקדישים זמן לכל האירועים הקטנים הללו. זה אומר שגם אותם צריך למיין.

הנסלמן מציע אנלוגיה קצת מפחידה: היה מקרה חירום בחניון, אנשים רבים נפצעו. אנחנו צריכים לפעול! התפקיד שלך הוא לשים תווית על האצבע של כולם: מת או חי וכיצד יש להתייחס אליהם. עם ה-Inbox, אנחנו תמיד אנושיים בחיינו: אנחנו שמים תחבושות על חולה סרטן, בזמן שמישהו אחר עומד לאבד את היד. אנחנו עושים דברים שמבזבזים זמן אבל אין להם ערך.

מיין זרמי רעשי מידע (טוויטר, פייסבוק, מייל, SMS, מסרים מידיים וכו') בהתאם לערך. אם ניתן לזרוק משהו בבטחה, עשה זאת.

היפטר ממתח נפשי מיותר

דמיינו שאתם נרשמים לנטפליקס, שמחים להיות מסוגלים לצפות בעונה השנייה של בית הקלפים מתי שתרצו. למשל, הערב, לאחר השכבת הילדים לישון.

האמת היא שכאשר נרשמת, ויתרת על התנהגות יזומה. אתה כבר לא מחליט מה ומתי לעשות. דחיפות ומנויים שונים מכפיפים אותך לנסיבות חיצוניות ומאלצים אותך לבצע משימות מבחוץ. יש פרק חדש? אתה צריך לצפות - לא להיעלם אותו מנוי!

כל זה מפעיל לחץ על הנפש. אתה נושא בנטל נפשי מיותר שסותם את דעתך ומפריע לתפוקה.

עזבי את יום שישי לחשוב

כשאתם חושבים על הדברים הבאים, תמיד שאל את עצמך את השאלה: אילו שלושה דברים אני יכול לעשות היום, אילו השבוע ואיזה השנה? זה מה שנקרא כלל שלוש. הנסלמן קיבל את זה מעמיתו מנהל התוכניות של מיקרוסופט, ג'יי די מאייר.

כתוב שלוש משימות להיום, לשבוע ולשנה.

ביום שני, בתחילת שבוע חדש, יהיה לך מושג ברור לגבי הימים הקרובים. ביום שישי כדאי לעצור, להסתכל אחורה על שבוע העבודה האחרון ולחשוב. שאלו את עצמכם, "זה היה שבוע מוצלח? האם יכולתי לעשות משהו אחרת? מה אני יכול לשנות?" חשוב לסיים כל יום מבלי להרגיש אשמה על בזבוז זמן.

נסה את טכניקת פומודורו

טכניקת ניהול זמן זו הוצעה על ידי פרנצ'סקו צ'ירילו בסוף שנות ה-80. העניין הוא להתמקד במשימה במשך 25 דקות ולאחר מכן לקחת הפסקה קצרה.

הנסלמן ממליץ על טכניקה זו. יחד עם זאת, הוא מייעץ לעקוב אחר כל הסחות הדעת שהתעוררו עבורך תוך 25 דקות. סמן במחברת שלך מתי אתה חושב על גורם חיצוני (הסחת דעת פנימית) או מישהו, כגון עמית, שהסיח את דעתך (גורמים חיצוניים).

תחילה יהיו לך בערך שש הסחות דעת, אחר כך אחת, ואז הן נעלמו. כתוצאה מכך, אתה תמדוד את התפוקה שלך לפי מספר ה"עגבניות" המבוצעות ביום.

הבינו שלהיות עסוק היא סוג של עצלות

טימותי פריס

להיות עסוק הוא סוג של עצלות, חשיבה עצלה ופעולות מופקרות.

עסוק, פרודוקטיבי. כמה אנשים עסוקים בטירוף יופתעו, אבל להיות יצירתי וליצור משהו זה ההיפך מסתם לבלות.

הנסלמן נותן את הדוגמה הבאה: אדם "מצייץ" באופן פעיל - נראה שהוא עסוק מאוד, ואז נעלם לחודש כאשר מופיע פרויקט משמעותי באמת. כשאתה עסוק, פשוט אין זמן לטוויטר ולשטויות אחרות.

קח את זה כמובן מאליו: ריבוי משימות הוא מיתוס

לדברי הנסלמן, המספר האופטימלי של משימות בכל פעם הוא אחד. אם אתה חושב שאתה יכול להתמודד עם משימות רבות בו זמנית, אתה טועה.

- זה רק מעבר בין משימות, המחייב שינוי הקשרים. הבה נסביר בעזרת דוגמה. האם אי פעם היה לך את זה: אתה עובד על משהו ופתאום הטלפון מצלצל? אתה כועס. זה אבא שלך, אבל אתה עדיין כועס, כי הוא מתקשר אליך לעבודה בשלוש אחר הצהריים, כשאתה מרוכז לגמרי. אתה מרים טלפון ואומר משהו כמו "סליחה, אבל נראה לי שאני עובד כאן…" ואז אתה עצוב עוד 10-15 דקות. אז אתה צריך לחזור לעבודה: "אז מה חשבתי שם?"

החלפת הקשר לא עובדת. עם זאת, יש ריבוי משימות מקובל. דברים שאתה יכול לעשות בו זמנית:

1. ללכת וללעוס מסטיק.
2. אימון והאזנה לפודקאסטים.
3. סע והאזן לתא הקולי.
4. סעו לעבודה וקראו (בתחבורה ציבורית).
5. סע לעבודה וחשוב.
6. נצל היטב את זמן ההשבתה.

היפטר מרעש נפשי

כריסטופר הוקינס

אם משהו לא עוזר לי להרוויח כסף, לא משפר את החיים שלי בצורה כלשהי, זה רעש נפשי שצריך להסיר.

הנסלמן מייעץ לשנות את החלק הראשון של הציטוט הזה של כריסטופר הוקינס."אם זה לא עוזר לי להרחיב את העסק שלי (לשלם את המשכנתא שלי, לבלות עם המשפחה שלי - להחליף את המטרה העיקרית שלך), זה רעש נפשי".

עבור סקוט, העדיפות הזו היא משפחה: "כל מה שאני עושה, כל החלטה שאני מקבל, זה על מנת לחזור במהירות הביתה לילדים".

שיעורי בית

נאומו של הנסלמן מסתיים בשיעורי הבית הבאים:

1. מיין את זרמי המידע שלך.
2. תכנן ספרינטים לעבודה.
3. הסר הסחות דעת.
4. שקול: עובד עם תיבת הדואר הנכנס שלך, האם אתה יעיל או פרודוקטיבי?
5. שקול את רשימת הכלים האישית שלך.

שימו לב שהנזלמן לא אמר מילה על Evernote או מערכות אחרות. "אתה יכול להשקיע יותר זמן בקריאת ספרי פרודוקטיביות ובבניית מערכת, אם כי אולי כל מה שאתה צריך הוא רשימת מטלות." אולי אתה רק צריך להבין את ההבדל בין כשאתה "עסוק" לבין כשאתה עושה את העבודה הרצויה.