דרך לא ברורה אך עובדת לקצץ בזמן הדיוור שלך

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

כדי לייעל את הזמן שאתה מבלה בעבודה עם הדואר שלך, אל תנסה לסדר את המיילים שלך בסדר מושלם. הכל הרבה יותר פשוט, אומר עובד MailChimp. כמה צעדים פשוטים - ותצטרכו רק שעה וחצי ביום כדי להתמודד עם כל המכתבים.

ג'ון סמית' מצוות התמיכה של MailChimp מצא את נוסחת האימייל המושלמת על ידי ניסוי וטעייה. ראשית, הוא יצר תיקיות רבות, ואז מחק כל אחת מהן, אך אף אחת מהגישות הללו לא עבדה. ואז הוא הגיע למערכת אחרת לגמרי.

על אף העובדה שהתשובות למכתבים הן כמעט מרכזיות בעבודתו, הוא הצליח לצמצם את הזמן המושקע בפעולות שונות בדואר לשעה וחצי ביום. הוא גילה שגם כאשר תיבת הדואר מלאה במכתבים, כמה פעולות פשוטות יכולות לשנות את המצב.

על מה אתה לא צריך לבזבז את הזמן שלך

כמו שג'ון אומר, בהתחלה הוא ניסה לסווג מכתבים ויצר כל מיני תיקיות: להודעות מהבוס, למידע על פרויקטים שונים, הודעות שעליהן היה צורך לבצע כל פעולה וכו'. הוא האמין שזה אמור לעזור לו לחסוך זמן. אבל למעשה, הוא החל להשקיע יותר זמן בניסיון לשנן את מערכת הסיווג שלו ופחות זמן בעבודה עצמה.

למשל, קיבלתי הודעה מהבוס שלי על פרויקט שעבדתי עליו, וגם ההודעה הזו דרשה ממני לבצע פעולות מסוימות. באיזו תיקייה כדאי לשים אותו? ומה הייתה הסבירות שאזכור היכן לחפש את המכתב הזה אחר כך?

ג'ון סמית

אז ג'ון החליט להיפטר מכל התיקיות, וכאוס מוחלט שרר בדואר שלו. היעדר מערכת לא היה טוב יותר ממערכת מורכבת מדי. ואז החליט ג'ון לשקול שוב את גישתו לעבודה עם דואר. הוא החליט למיין את המכתבים לא לפי נושא, אלא לפי סוג הפעולה שהם נדרשים לנקוט. הנה איך לעשות את זה.

אל תסבך יתר על המידה

פשוט השאר בתיבת הדואר הנכנס שלך רק את ההודעות שאתה צריך להשיב להן. החשובים שבהם, אם אינך מצליח להבין אותם מיד, סמן אותם כלא נקראו.

אולי זה ייראה לך לא הגיוני, כי צריך לעשות את הדברים הבוערים ביותר מהר ככל האפשר. זה כן, ולפעמים באמת יש צורך להגיב מיד להודעות כאלה. אבל על ידי סימון הודעות חשובות שלא נקראו, בהחלט לא תאבד אותן במסה הכללית. בנוסף, בדרך זו אינך צריך להעביר את המיילים האלה: הם נשארים בתיבת הדואר הנכנס שלך וממשיכים למשוך תשומת לב עד שתגיע אליהם.

אני מנסה לוודא שלא יצטברו יותר מ-60-70 הודעות בתיבת הדואר שלי בכל פעם. זה בדיוק מספר האותיות שאני יכול להתמודד בקלות בישיבה אחת.

ג'ון סמית

צור לעצמך לוח זמנים קבוע של דיוור

ג'ון מייחד שעה בכל בוקר לנקות את תיבת הדואר. כפי שכבר צוין, הוא משאיר לעתים קרובות הודעות דחופות "לא נקראו". ג'ון חופף במהירות על ידיעונים ותקשורת פנימית של החברה ומגיב להודעות לא דחופות רבות ככל שהוא יכול להתמודד באותה שעה.

כששעת הדיוור מגיעה לסיומה, ג'ון סמית' לא סוגר את תיבת הדואר, אלא מקדיש לה הרבה פחות תשומת לב. כשמגיעות הודעות חדשות, הוא סורק במהירות את תוכנן ואת שמות השולח שלהן כדי לתעדף אותם. אם ניתן לענות להודעה מבלי להפריע לפעילויות אחרות במשך זמן רב, ג'ון עושה זאת.אבל הוא לא מתחיל לשלוח דואר שוב.

לקראת סוף יום העבודה, ג'ון מייחד עוד 30 דקות כדי להקדיש אותן אך ורק לעבודה עם דואר. בשלב זה הוא עוסק במכתבים המחייבים אותו לעשות כל פעולה: לתת אישור, לכתוב תשובה מפורטת או לקבל כל החלטה. אז הוא שם לב להודעות שסימן שלא נקראו.

יכולתי להשקיע הרבה יותר זמן בעבודה עם דואר, אבל אילוצי זמן כאלה עוזרים לי להתרכז טוב יותר ולהיות פרודוקטיבי יותר.

ג'ון סמית

סיווג מיילים לפי סוג התגובה

עבור הודעות מסוימות, ג'ון עדיין יצר תיקיות נפרדות. מכתבים מסוימים שהוא לא מסמן שלא נקראו, הוא מפיץ רק לשני כיוונים. הודעות הדורשות כל פעולה או תגובה מעמית (לא בהכרח דחוף), ג'ון מציב בתיקייה "To Do". זה מיועד למיילים שניתן לטפל בהם למחרת או מאוחר יותר בשבוע.

מכתבים פחות דחופים ג'ון עובר לתיקיית "קרא". בנוסף, הוא משתמש במסננים מיוחדים הממקמים אוטומטית את הניוזלטר בתיקייה זו. זה לוקח רק כמה דקות להתקין את המסננים, אבל שלב פשוט זה יחסוך לך הרבה זמן ומאמץ בהמשך.

אם תשתמש בשיטה זו, תקבל שלוש תיקיות פעילות, השונות במידת הדחיפות של תגובה להודעות: תיבת דואר נכנס עם הודעות שלא נקראו, מטלות וקריאה.

ארכיון הודעות

עבור כל השאר, ג'ון סמית' משתמש בתכונת ארכיון ההודעות. זה עוזר לו לנקות את תיבת הדואר ואת הראש ממשימות מיותרות.

ברגע שאני קורא את ההודעה ומבצע את הפעולה הנדרשת, בין אם מדובר בחדשות חברה או ניוזלטר שנרשמתי אליו, אני שומר אותה בארכיון.

ג'ון סמית

אם הודעה מכילה מידע חשוב שג'ון היה רוצה לשמור לעיון עתידי, הוא מסמן את ההודעה הארכיון בכוכבית כדי שניתן יהיה למצוא אותה מהר יותר.

היזהר במיוחד כשאתה מחליט למחוק פוסט

ג'ון משתמש רק לעתים רחוקות בתכונת מחיקת ההודעה. זה לקח שהוא למד מהתרגול האמיתי. יום אחד, ג'ון מחק הודעה מעמית שהכילה מידע שהוא לא ראה בו חשוב באותו זמן. לאחר שעובד זה עזב את החברה, ג'ון נזקק למידע מהמכתב הזה. ואז הוא הבין שהוא בבעיה.

לאחר מכן, התחלתי למחוק רק את המכתבים האלה שבהחלט לא יועילו לי בעתיד. אל תיעלב, עמיתים יקרים, ששולחים לי גיפים חמודים עם חתולים, אבל אלו ההודעות שמגיעות ל"אשפה".

ג'ון סמית

כדי להגיע למערכת הזו, ג'ון סמית' ניסה גישות רבות ושונות שלא היו מספיק יעילות עבורו. הוא בדק את השיטות שבהן השתמשו אנשים אחרים, אבל מהר מאוד הוא הבין שהוא צריך לנסות משהו אחר. ג'ון הגיע למסקנה שכל מערכת עובדת רק כשהיא מתאימה היטב לתנאי העבודה הספציפיים שלך.

נסה את השיטה הזו או מצא משהו משלך. ייתכן שתוכל למצוא דרך להשקיע אפילו פחות זמן בדואר.