למה מיועדת ספריה ארגונית וכיצד ליצור אותה

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

הנחיות למי שרוצה לארגן את הספרים הפזורים במשרד, להנחיל לעובדים תרבות קריאה ולהפוך את הלמידה וההתפתחות לתהליך טבעי.

למה החברה צריכה ספריה

הספרייה הארגונית הופכת את הקריאה לנגישה לכולם

עובד לא צריך לקנות ספר ולעבור את ייסורי הבחירה. הספרייה כבר אספה את מה שמועיל ומועיל בעבודה.

ספרייה ארגונית - הצעד הראשון למערך ההדרכה

בחברתנו לכל עובד תוכנית פיתוח אישית. זה אומר אילו יעדים הוא צריך להשיג בעוד חודש ורבע. ספרים הם אחד הכלים להשיג אותם, יחד עם הכשרה פנימית והדרכה.

ספריה ארגונית מאיצה את רכישת הידע

אם חברה מתמקדת בצמיחה ופיתוח, אתה פשוט צריך לצבור במהירות, לשלוט ולהעביר ידע. קריאה קבועה של ספרים יוצרת אווירה שבה למידה מתמשכת וחינוך עצמי הם תהליך טבעי.

איפה להתחיל

1. מרכיבים את המדף הראשון

סביר להניח שזה יתברר באופן ספונטני. ספר לעובדים שלך על כך, עקוב אחר התגובה שלהם. הציעו כמה מוצרים חדשים שבהחלט יעניינו את העובדים הפעילים ביותר.

הכל התחיל אצלנו כשהתחלנו לאסוף דפים מההדרכות שנערכו בחברה במשרד מחלקת משאבי אנוש. עם הזמן היו יותר ויותר אנשים שבאו לקבל חומרים וביקשו ספרות נוספת. הבנו שהגיע הזמן לבנות ספרייה משלנו.

2. למנות אחראי על הפרויקט - אוצר הספרייה

מיננו עובד במחלקת משאבי אנוש. כמובן שזו לא הפעילות העיקרית שלו, אבל אם מומחה אחד מנהל את הספרים, אז עם הזמן הוא הופך למומחה אמיתי ויכול להרים ספר לכל עובד לכל מטרה.

3. זהה את הכותרות העיקריות של הספרייה

ככלל, הם תואמים את תחום העסקים של החברה. אספו משוב, גלו אילו ספרים חסרים, הקשיבו לדעות העובדים. בהתחלה, בספרייה שלנו היו רק ספרים על שיווק באינטרנט. עם הזמן התפרסמו יותר ויותר פרסומים בנושאי ניהול, ניהול תהליכים, פיתוח עצמי ועיצוב.

4. הקצאת תקציב לרכישת ספרים

חשוב לקחת בחשבון שחלק מהספרים עולים 300 רובל, וחלקם, למשל, על תכנות או בשפה האנגלית על ניהול, - עד 1, 5-2 אלף, לא כולל משלוח.

את רשימת המוצרים החדשים לרכישה יוצרים העובדים עצמם: הם מספרים לאוצר כיצד ספר זה או אחר יסייע להם ולעמיתיהם בעבודתם. ואז האוצר נותן עדיפות לרכש במסגרת התקציב.

5. ארגן מקום אחסון לספרים

אנו מחלקים את כל הספרים, אין צורך בחדר נפרד לחדר הקריאה. לכן, מדפים קומפקטיים ממוקמים לאורך הקיר במשרד משאבי אנוש ואינם מפריעים לעבודה. היתרון בארגון כזה הוא שהאוצר, מומחה להכשרת ופיתוח כוח אדם, בזמנו הפנוי עם הספרייה, עושה את שלו ביחד עם עמיתים מ-HR.

כיצד להפוך את התהליך לאוטומטי

1. הכנס לחשבונאות של ספרים, גם אם הספרייה קטנה

על האוצרת לעקוב אחר התקופה בה נמצא הספר אצל העובד ולשלוח תזכורת: "לא לשכוח להגיש את הספר". בחברה קטנה ניתן לשלוח רשימות תפוצה עם בקשה להשאיר משוב גם באופן ידני, העיקר לבצע את העבודה בצורה שיטתית. בהתחלה, הספרייה שלנו הייתה קיימת רק במצב לא מקוון. היה צורך לבוא, לבחור ספר, ועובד הספרייה (האוצרת) סימן באקסל.

2. היו מוכנים לצמיחת הספרייה ולמורכבות המערכת

בשנת 2011 קיבלה הספרייה מעטפת טכנולוגית - אנלוגי של קטלוג אלקטרוני עם מערכת הנהלת חשבונות.יצרנו מדור חדש בפורטל הארגוני - מערכת שבעזרתה עשינו אוטומציה של תהליך הזמנה ומעקב אחר ספרים, קשרנו אותו למאגר כל הפרסומים. ברגע שמגיע מופע חדש לספרייה, מוקצה לו מזהה ומוכנס לרישום ולבסיס הנתונים. אז הספר מופיע בעמוד הראשי של הפורטל הארגוני במדור המוצרים החדשים. גם ספרים אלקטרוניים, שאנו קונים אם ספרי הנייר יקרים או נדירים מדי, מגיעים לשם.

3. סדרו תור לספרים

במידה וקיים קטלוג אלקטרוני בפורטל, העובדים יכולים לצפות ברשימת הספרים, לקרוא ביקורות ולהזמין את העותק הרצוי. כאשר עובד לוחץ על כפתור "אני רוצה לקרוא", הוא מקבל הודעה אם הספר זמין או יצטרך להמתין.

חינם - האוצר מקבל מכתב שיש לשלוח את הספר לעובד באחד המשרדים. לא - העובד נכנס לתור האלקטרוני ומחכה שהספר יתפנה.

אתה יכול לארגן את התור עבור חוברות עבודה ב-Excel או ב-Google Sheets, אבל זה יהיה קשה יותר. בחברה קטנה העובדים עצמם יכולים להסכים למי להעביר את הספר לאחר הקריאה. העיקר שהאוצר יודיע על שינוי הקורא. ניתן להיכנס לרשימת המתנה לספרים הפופולריים ביותר, כאשר העובדים עצמם ירשמו שמות וימחקו אותם לפני מסירת הספר.

4. הזמינו עותקים נוספים של ספרים פופולריים

אם יש תור ארוך כל הזמן לספר (לא רק בחודשים הראשונים לאחר הזמנתו), האוצר שלנו מקבל הודעה. אם יש מספר רב של ביקורות חיוביות, אם הספר באמת שימושי, מזמינים עותקים נוספים.

כיצד לשמור על הפעלת הספרייה ביעילות

הספרייה עצמה לא מספיקה. כל העובדים צריכים לדעת על כך, לראות עדכונים מתמשכים, להבין מה קולגות קוראים, ולהחליף חוויות.

1. ארגן מערכת משוב

ברגע שהעובד מחזיר את הספר הוא מקבל מכתב תודה ובקשה למשוב. משוב מאנשים עם שדה מידע דומה מאפשר לאחרים להבין עד כמה הספר הזה מועיל עבורם. אתה יכול לשאול שאלות למחבר הסקירה, להבהיר פרטים או לדון בפרסום שכבר נקרא.

2. דנו בספרים שאתם קוראים

בהיעדר פלטפורמה אלקטרונית ארגונית, הצג כלל להיפגש באופן קבוע ולדון בספרים שקראת. ניתן לציין מהדורות ספציפיות בתוכנית הפיתוח של העובדים או להמליץ על מחלקה מסוימת.

3. שתף חדשות מהספרייה

יש לנו מדור מיוחד למידע בתמצית החדשות החודשית שלנו. ישנם חידושים שפורסמו, אוספים של הספרות הפופולרית ביותר או ביקורות על מיטב הספרים על פי אחד העובדים. לפעמים בחירות אישיות של עובדים מסתיימות בבלוג ארגוני.

4. עצב את מדפי הספרייה שלך

כדי שארצה לעיין בספרים ולדבר עם האוצרת. הציבו את הכותרות הרלוונטיות ביותר בגובה העיניים – במיוחד למי שנכנס למשרד משאבי אנוש בעסק משלו, כדי שאדם כנראה לא יעבור ליד פרסומים פופולריים. מניחים דברים קטנים בהירים על המדפים: משכו תשומת לב, תנו לעובד להישאר זמן רב יותר, דפדפו ובחרו ספר.

5. קחו בחשבון את הסיכונים

ספרים מתעכבים לעתים קרובות, גם אם ניתן לפחות חודש לקריאה. יש לשלוח תזכורות הן למומחים והן להנהלה הבכירה. אם הודעות סטנדרטיות לא עובדות, אוצר הספרייה כותב הודעות באופן אישי לאחר מספר חודשים. לפעמים ספרים נקרעים, לעתים רחוקות יותר עובדים מאבדים אותם. המשמעות היא שתצטרך להזמין את הספר הפופולרי שלא בתורו.

אם שום דבר לא תפספס, הספרייה, השפעתה והתוצאות שיושגו יהיו כמו כדור שלג: מצד אחד החברה משקיעה בהדרכה, יוצרת סביבה לפיתוח העובדים, מצד שני העובדים משקיעים זמן ואנרגיה. בפיתוח עצמי, לשאוף למשהו חדש ולהוות דוגמה.עמיתים אחרים.