7 הדברים הכי מסיחים במשרד וכיצד להתמודד איתם

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

אנו מגבירים את הפרודוקטיביות שלנו ולומדים כיצד לנצל את הזמן ביעילות בעבודה.

עצוב אבל נכון: בממוצע, אנשים מתמהמהים 4 שעות ביום. בישיבה בעבודה, למעשה, אנו משתמשים באינפוגרפיקה: כמה מיום העבודה שלך אתה מבלה בפועל בעבודה? רק 60% (או אפילו פחות) מהזמן להשלים משימות חשובות, והשאר עושה שטויות.

בשנת 2008, ד"ר ג'ון טיילור טבע את המונח "כרונופגוס" (כלומר, "אוכל זמן"). וכדי לשלוט בזרימת העבודה שלך, אתה צריך להכיר את האויב ממראה עיניים.

הסחות דעת במשרד

1. אימייל

עובד משרד ממוצע מקבל 88 מיילים ביום ובודק את הדרך שבה אתה בודק דוא ל עושה אותך פחות פרודוקטיבי דואר בערך 15 פעמים במהלך אותה תקופה. בדיקת חשבון אימייל היא סוג של טקס שרוב האנשים מתחילים את עבודתם בכל בוקר.

אבל במציאות, מדובר בדחיינות גרידא. כשאנחנו חופרים את מרבצי המכתבים, אנחנו מרגישים שאנחנו עושים משהו מועיל, אבל האמת היא שזה רק מסיח את דעתנו מהמשימות החשובות באמת.

2. רשתות חברתיות

כולנו צריכים אינטרנט במשרד שלנו כדי לעבוד. עם זאת, עובדים אוהבים את The State of Workplace Distractions להשתמש באינטרנט גם לשימוש אישי. למשל, לבלות ברשתות חברתיות.

28% מהמעסיקים שנסקרו על ידי CNBC.com אמרו שהם פיטרו את עובדיהם בגלל ניצול לרעה של מדיה חברתית וקניות מקוונות במהלך שעות העבודה. אז בידור מקוון לא רק מסיח את תשומת הלב שלך, אלא גם יכול לגרום לך לאבד את עבודתך.

3. הפסקות קפה

אוהבים לשתות קפה עם עמיתים באמצע יום העבודה? אני בטוח שאתה כן. הפסקות קפה יכולות לעזור לך להתחבר לסובבים אותך, והן בדרך כלל פשוט מהנות.

העובד הממוצע מבלה האם הפסקת תה בעבודה טובה לפרודוקטיביות? 24 דקות ביום להכנת ושתיית תה או קפה. הוסיפו לכך את השיחות החובה עם עובדים אחרים, שבלעדיהם אין תה שלם. בזבוז זמן נורא.

4. ישיבות ופגישות

בעבודה במשרד, בוודאי תשתתף כל הזמן בכל מיני פגישות ומשא ומתן ותשתתף בדיונים רבים. אמנם התערבויות כאלה נחוצות, אך לעתים קרובות הן אינן יעילות באופן מפחיד.

אתה מבזבז הרבה זמן בעבודה הוכיח שאנשים מבלים כ-31 שעות בחודש בפגישות ובפגישות. רק תאר לעצמך כמה שימושי אתה יכול לעשות בזמן הזה.

5. עמיתים

לעבודה מרחוק יש חסרונות, אבל יש כאן יתרון מובהק - שקט ובדידות. במשרד נמנעת ממך מותרות זו. עמיתים לעבודה סביבך הם אחת ההסחות הדעת הגדולות ביותר, במיוחד בגלל שאינך יכול להשפיע עליהם.

עמיתיך לעבודה יכולים להיות מעצבנים עם השיחות האינסופיות שלהם, מוזיקה רועשת, צ'אט בטלפון או הרגלים מגעילים כמו לעיסה של ציוד משרדי. הם גם אוהבים להסיח את דעתך בעיצומה של העבודה. על איזה מצב של זרימה אפשר לדבר כאן?

6. רעש

רמות הרעש הסביבתיות משפיעות באופן משמעותי על הפרודוקטיביות שלנו. והמשרד מלא במקורות שלו: ציוד שפולט אותות חזקים, קולות רחוב מחלונות ועמיתים מדברים. רעש במקום העבודה עלול להגביר את רמות הלחץ ולגרום לחרדה, על פי המכון הלאומי האמריקאי לבטיחות ובריאות בעבודה.

7. רעב

תזונה משפיעה לא רק על הבריאות הפיזית שלך אלא גם על הבריאות הנפשית שלך. לכן, אסור להרעיב את עצמך במקום העבודה. אתה אולי חושב שלקחת הפסקה לארוחת צהריים היא בזבוז זמן יקר, אבל אתה לא. רעב משפיע לרעה על יכולת המיקוד והריכוז שלך, מה שמוריד את התפוקה שלך.

דרכים להתמודד איתם

1. ארגן את מקום העבודה שלך

העומס בשולחן העבודה עלול לגרום ללחץ ולהפריע לפרודוקטיביות שלך.לכן, נסו לספק לעצמכם תנאי עבודה מקובלים.

עובדי משרד יוצרים מספר עצום של קבצים מדי יום: הערות, דוחות, מצגות - קל ללכת לאיבוד בתוך כל הכאוס הזה. ארגן הכל למערכת: הקדישו מעט זמן לארגון הנתונים, אך לאחר מכן תודרכו בו באופן מיידי. גורו הפרודוקטיביות דיוויד אלן, למשל, ממליץ על מערכת ה-GTD שלו לנקות את הניירת. אבל אתה יכול לפתח משלך - העיקר שזה נוח לך.

2. הקפידו על בידוד אקוסטי

עובדים הדנים בנושאים חשובים בטלפון יכולים להפריע מאוד לעמיתים, גם אם הם מדברים בשקט מאוד. לכן, אם אתה הבעלים של משרד משלך, ספק בידוד אקוסטי מקובל במקום העבודה, והיעילות של הכפופים שלך תגדל באופן משמעותי. ניתן גם ליצור מקום מבודד מיוחד בחדר לדיבור בטלפון.

אם אתם עובדים רגילים, רכשו לעצמכם אוזניות או אטמי אוזניים כדי להגן על עצמכם מהרעש סביבכם לפחות מעט. וחסוך מהקולגות שלך: עזוב את המשרד כשאתה עונה לשיחות.

3. בדוק את הדואר שלך בתדירות נמוכה יותר

בדוק את האימייל שלך פעמיים או שלוש ביום, לא יותר. הגדר התראות קופצות כך שהן לא יסיחו את דעתך בזמן שאתה עובד. חוקרים גילו שבדיקת דוא"ל בתדירות נמוכה יותר מפחיתה את הלחץ כי אלה שבודקים את הדוא"ל שלהם בתדירות נמוכה יותר, פחות לחוצים.

4. עריכת שיחות ועידה בווידאו

בעוד ש-23% מ-7 הסטטיסטיקות המטורפות על פרודוקטיביות משרד שנסקרו על ידי משאב CareerBuilder של עובדי משרד רואים בכנסים בזבוז זמן, עדיין אי אפשר להסתדר בלי דיון משותף על רגעי העבודה. כדי לשמור על קשר עם עמיתים מבלי להסיח את דעתו, ערכו שיחות ועידה בווידאו. זה הרבה יותר טוב מאשר אסיפות כלליות במשרד כלשהו, לאן עוד אתה צריך ללכת, לעזוב הכל ולחכות לשאר.

במחקר מה שבאמת קורה במהלך שיחות הוועידה (INFOGRAPHIC) של Highfive, 94% מהמשיבים אמרו שהחלפת פגישות מסורתיות בשיחות ועידה בווידאו עוזרת להם להגביר את הפרודוקטיביות. במהלך פגישות כאלה, אנשים פחות משועממים ונשארים יותר מרוכזים, ופורמט התקשורת הזה לוקח הרבה פחות זמן. אתה לא צריך לעזוב את הכיסא שלך כדי להיפגש עם עמיתים, ובמקביל אתה יכול להמשיך לעבוד.

5. עקוב אחר היכן אתה מבלה את זמנך

לעתים קרובות, כאשר אנו לוקחים על עצמנו משימה משרדית ספציפית, אנו מוציאים עליה יותר משאבים ממה שמגיע לה. השתמש באפליקציות למעקב אחר זמן כדי להיות פרודוקטיביים יותר. זה יגיד לך מתי אתה עושה שטויות ומתי אתה עושה דברים שימושיים. ישנם כלים חינמיים רבים בחוץ שיעזרו לך לשלוט בזה.

6. הפסקה כל 25 דקות

אתה לא צריך לעבוד בשביל ללבוש: זה לא רווחי בטווח הארוך. עבודה יתר מפחיתה את הערנות ואת יכולת הריכוז שלך. קחו הפסקות למנוחה מהעבודה, אבל ההפסקות מבוקרות – אחרת אתם מסתכנים בהפסד זמן יקר.

השתמש בטכניקת פומודורו כדי להחליט מתי לקחת הפסקה. שיטה זו ממליצה לקחת הפסקה של חמש דקות לאחר כל 25 דקות של עבודה מאומצת. כך תוכל לנצל את הזמן שלך ביעילות ולהספיק יותר. אתה יכול להשתמש בטיימר כדי לעזור לך לזכור מתי לנוח ומתי לעבוד.