12 עצות מומחים שיעזרו לך להישאר במסלול

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

עבודה יתר היא סימפטום לתכנון לקוי.

המוניטין של מי שתמיד עושה את העבודה בזמן שווה הרבה. אבל זה לא מתעורר מעצמו, רק בגלל שאתה מתאמץ מאוד, לא ישנה מספיק, ובאופן כללי עובד כמו סוס. כל האמור לעיל הם אמצעים קיצוניים למי שלא יודע לתכנן.

הנה כמה עקרונות מפתח שיעזרו לך לנהל את עומס העבודה ולהשלים את הפרויקט שלך בזמן.

1. הבינו שאי עמידה בזמנים היא תמיד בחירה אישית

ישנם תחומים שבהם הדרך היחידה כמעט להשיג פרויקט טוב היא לשקר ללקוח שתתמודדו עם המשימה מהר יותר מהמתחרים שלכם. אבל זכרו שעבודה בתעשייה כזו היא הבחירה שלכם בלבד. ואם זה נעשה, אז כדאי לקבל שהמועדים בהכרח יתפספסו, ותצטרכו להתמודד עם חרדה ורגשות לא נעימים אחרים.

2. שקול את האפשרות לשינוי

מכיוון שהכל מסתכם בבחירה אישית, שקול ענף אחר - כזה שבו מועדים צפויים ומוערכים. בו, אתה יכול לקבל את הסיפוק שאתה מקיים הבטחות ולהועיל לאנשים.

3. אל תקבע מועדים כוזבים

הפיתוי גדול, כי דד-ליין מוקדם נראה כמו תמריץ טוב: כל חברי הצוות ישלימו במדויק את המשימות שלהם לפני שהדד-ליין האמיתי יגיע. אבל אנשים שונים. אחד יקשיב למילים שלך ובאמת יעשה הכל בזמן. והשני ישקול את התאריך שציינת כהמלצה בלבד.

מהלך יעיל יותר הוא להסביר לעובדים כבר מההתחלה מה בדיוק הכוונה בדדליין ומה יהיו ההשלכות אם כולכם תפרו אותו. והדד-ליין השקרי הוא משהו כמו הסיפור המפורסם על ילד שצועק בזבוז: "זאבים!" כשהוא הותקף באמת, אף אחד לא בא לעזור.

4. השאר קצת זמן

אל תבטיח הבטחות לשותפים וללקוחות על סמך מועדים פנימיים. פרויקט שאין לו זמן פנוי צפוי להתעכב. לא אפשרי, אבל בטוח. ככל שיתארך התקופה בין סיום הפרויקט ועד למסירה ללקוח, כך הסבירות שתתאים לתאריך היעד גבוהה יותר.

5. העריכו את המאמץ שאתם משקיעים

לעשות משהו נכון בזמן הוא יקר יותר מאשר לעשות את אותו הדבר בפורמט של "כשזה יסתדר". ואם אתה לא שובר מועדים, התייחס לזה כערך שצריך להיכלל בשכר שלך. לאחר מכן השתמש בכסף שהרווחת כדי לוודא שלא תפספס את המועד הבא.

6. ספר לעצמך את הבעיה העיקרית

כדי לעמוד בלוחות זמנים, אתה צריך גישה שיטתית לתכנון ולהתקדם צעד אחר צעד. אם אתם כל הזמן חותכים פינות או נשרפים עד תאריך היעד של הפרויקט, סביר להניח שיש לכם בעיה תכנונית מערכתית. וצריך לטפל בזה.

7. שנה את המשימה במידת הצורך

ביצוע העבודה המוסכמת באופן חלקי בלבד, רק כדי לעמוד בדדליין, הוא ללא ספק מהלך אבוד. זה הרבה יותר מוכשר להיות כל הזמן בקשר עם הלקוח ובמידת הצורך לשנות את תנאי ההתייחסות ביחד על ידי מחיקה או הוספת בלוקים נפרדים. "עכשיו נעשה את זה, אבל זה יהיה בגרסה הבאה" הוא מסר מקובל לחלוטין. במיוחד כאשר אנשים מצפים לקבל את המוצר בזמן.

8. שברו את המועד הגלובלי לכמה מקומיים

אם יש לך פרויקט גדול ומסועף, אז קביעת דד-ליין בודד אינה מומלצת: בהחלט לא תגיע בזמן. עדיף לחלק את הדד-ליין הכולל ל-10-15 ביניים. זה יאפשר לכם להבין איך העסק מתקדם ולהגיב לעיכובים מקומיים לפני שיהיה מאוחר מדי.

9. אל תצפו לקחת כמות

המושג המיתולוגי של "חודש אדם" הוא מלכודת רצינית. תשעה אנשים, אפילו במאמץ גדול מאוד, לא יוכלו לשאת וללדת ילד בחודש אחד. לא תמיד ניתן יהיה להאיץ פרויקט באמצעות העסקת עובדים נוספים.

אם תפתרו את בעיית המועדים בצורה כזו, סביר להניח שלא תגיעו בזמן. שקול חלופה: יש מספר מספיק של אנשים בכל שלב של הפרויקט, ושלבים אלה נעים במקביל, אם אפשר.

10. אם ניתן להחליט על משהו מראש, עשה זאת

כאשר אתה צריך רק אדם אחד שיאשר כל שלב בפרויקט, אין זה סביר שתוכל להריץ מספר תהליכים במקביל. אבל אם ייערך מראש מפרט קפדני, הרבה דברים יאושרו לפני תחילת הפרויקט.

11. הפרידו בין העסק לרגש

כאשר אתה דנה בהתקרבות למועד האחרון, הדיון מסתכם לעתים קרובות בסוגיות של אמון, בושה והערכה למאמצים של כל אדם. כדי שדיונים כאלה יהיו יעילים, עדיף להבין מורכבויות מערכתיות ולהסתמך על נתונים אמיתיים, ולא על רגשות.

12. אל תשתוק על בעיות

קשיים כאלה לא ייפתרו לבד. בעולם של היום המלא במסחים מידיים ואפשרויות קישוריות אחרות, אין סיבה טכנית אחת לכך שמנהל לא יכול היה לדעת על התקדמות הפרויקט ועל הבעיות המתעוררות כמו גם על הצוות.