7 שיטות תכנון יעילות שיעזרו לך להישאר על המסלול

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

Energy List, GTD, Bullet Journal ואפשרויות נוספות, שביניהן בוודאי יש את המתאימה לך.

1. שיטת הקלפים

שיטת תכנון זו הוצעה על ידי המומחה הרוסי המפורסם לניהול זמן גלב ארכנגלסקי. הוא מספק אימון עסקי, כותב ספרים ואפילו מנהל חברת ייעוץ לניהול זמן משלו. לצד כמה עקרונות, גלב פיתח גם שיטה לתכנון מהיר באמצעות קלפים.

איך זה עובד

לא תצטרכו יומן עבה במקרה הזה: מספיקים רק כמה גיליונות נייר. קבל שלושה כרטיסים למטרות שונות. הם יכולים להיות רב צבעים, עם פתקים או עם מדבקות. העיקר שהם שונים זה מזה וכמובן שאתה אוהב אותם.

הקלף הראשון הוא אסטרטגי. הוא יכיל את מטרות המפתח שלך, כדי להשיג אותן אתה צריך לעשות כל מאמץ אפשרי. בשנייה, המוקדשת ליעדים ארוכי טווח, רושמים את כל הפעילויות והתכניות לשנה או מספר שנים מראש. הקלף השלישי יכיל את האירוע החשוב ביותר של היום הקרוב. וכמובן, זה ישתנה לרוב.

• רָמָה: חדש.
• יתרון: אין צורך להבין את אמנות התכנון. הכל מהיר ופשוט ככל האפשר.
• מִינוּס: דברים פחות חשובים עדיין לא מתוכננים. אז אתה יכול לשכוח מהם לגמרי.

2. השיטה של אייבי לי

היופי במתודולוגיה של העיתונאי האמריקאי אייבי לי הוא הפשטות והעקביות שלה. רוב הניסיונות להתחיל נכשלים בגלל חוסר תוכנית, חוסר מיקוד וסדרי עדיפויות שגויים. כדי לפתור את הבעיות הללו, לי מציע להגביל את עצמנו לשש משימות ביום ולבצע אותן בזו אחר זו.

איך זה עובד

בסופו של יום, זהה שישה דברים עיקריים לעשות ותעדף אותם, החל מהחשובים ביותר. למחרת, בבוקר, התחילו מיד את המשימה הראשונה ברשימה, וכשתסיימו אותה, קחו על עצמכם את הבאה. וכך הלאה עד המנצח.

• רָמָה: חדש.
• יתרון: זה הופך את התכנון להרבה יותר קל, מקל על ההתחלה והישאר עקבי תוך הקפדה על היעדים שלך.
• מִינוּס: השיטה לא עובדת טוב אם יש לך לעתים קרובות פעילויות לא מתוכננות במהלך היום.

3. שיטת אומדן

לעתים קרובות בתהליך התכנון, משימות חשובות הולכות לאיבוד בין משימות קטנות. זה בגלל שאנחנו לא מסמנים את העדיפות שלהם. גם אם אתם מבינים את הצורך בביצוע משימה, חשוב לציין זאת בכתב. ואכן, במהלך יום העבודה, לא תמיד יש זמן להעריך כראוי את חשיבותו של כל מקרה ומקרה.

איך זה עובד

תנו למשימות המתוכננות נקודות מאפס עד שתיים, בהתאם למידת החשיבות. העדיפות העיקרית היא שתי נקודות. ניתן להשלים את משימת הנקודה האחת מאוחר יותר. ואחריות קטנה ומשימות יומיומיות מקבלים אפס נקודות.

זכרו לדרג את העבודה בסוף היום, למשל בסולם של חמש נקודות. תיק שלא מומש, שקיבל 1 או 2, ישפיע על העבודה הקרובה ויגרום אי נוחות. כמו ציונים גרועים בבית הספר. זה חשוב להבנת הביצועים שלך ולניהול לוח הזמנים שלך.

• רָמָה: חדש.
• יתרון: השיטה תלמד אותך להעריך את חשיבות המשימות ולנהל את האפקטיביות שלך.
• מִינוּס: לא מתאים לכולם. ניתן לתעדף משימות והמספרים יכולים להיות מבלבלים כשאתה מגיע לעבודה.

4. רשימת אנרגיה

כל משימה דורשת כמות שונה של מאמץ נפשי או פיזי. יחד עם זאת, פעילויות קצרות טווח יכולות לקחת יותר אנרגיה מאשר ארוכות יותר.המהות של שיטה זו היא לחלק את כל המשימות לפי המאמצים הנדרשים ולקחת על עצמכם בהתאם להרגשתכם.

איך זה עובד

כשאתה מכין את רשימת המטלות שלך, חלק את כל המשימות לשלוש קטגוריות: קשה, בינוני וקל. הראשון הוא כל מה שדורש מקסימום ריכוז ומתח, השני הוא עסק נפוץ, האחרון הוא שגרה פשוטה שמתבצעת כמעט אוטומטית. לפני תחילת העבודה, העריכו את רמת הכוח ובחרו את המשימה המתאימה.

• רָמָה: חוֹבְבָן.
• יתרון: תירוצים לא עובדים, כי לא משנה כמות הזמן והאנרגיה, תמיד יש מה לעשות.
• מִינוּס: נדרשת משמעת עצמית. כשאתה מלא באנרגיה, אתה צריך לקחת על עצמך דברים קשים, ולא לנטוש אותם לטובת שגרה קלה.

5. שיטה 1-3-5

מספר רב של מקרים מרתיע את הרצון לקבל עליהם. לכן, מומחים רבים לניהול זמן מייעצים לייחד עד תשע משימות ולבצע אותן בהתאם למידת החשיבות.

לכן, ניתן להעביר יעדים קטנים ליום אחר, תוך השלמת המשימות החשובות ביותר המתוכננות. שיטה 1–3–5 היא די קלה לשימוש, למרות שלוקח זמן ומאמץ לבודד משימות.

איך זה עובד

תכננו לעצמכם תשעה דברים בכל יום: 1 - המשימה החשובה ביותר, תמיד תהיה בראש סדר העדיפויות; 3 - מקרים הדורשים פתרון במהלך יום העבודה; 5 - משימות קטנות שמתבצעות במידת האפשר.

אל תשכח שאתה צריך לשמור על מספר המקרים ולא לחרוג ממנו. אחרת, השיטה לא תהיה יעילה.

• רָמָה: חוֹבְבָן.
• יתרון: כבר בתהליך התכנון, משימות מיותרות מושלכות ורק הנחוצות באמת נשארות ברשימה.
• מִינוּס: הטכניקה לא עובדת בימים שבהם מספר המשימות החשובות עולה על המומלץ.

6. GTD - Getting Things Done

ברוסית, שם הטכניקה נשמע כמו "להביא דברים להשלמה" או "איך לעשות סדר בדברים". הוא פותח על ידי המומחה האמריקאי לניהול זמן דיוויד אלן.

בספר באותו השם הוא הציע שחשוב לאדם עסוק לשחרר את המוח ממשימות שוטפות. זו הדרך היחידה להתרכז ביישום האיכותי שלהם. שיטה זו מצוינת לשמירה על מתכנן שולחני.

איך זה עובד

כדי להשתמש בשיטת GTD בביטחון, אתה צריך להתרגל אליה. יש מערכת שלמה להערכת משימות, ולא קל להתמודד איתה מיד. רשמו דברים וסמנו אותם בסמלים מיוחדים:

1. עיגול ריק הוא משימה שיש להשלים.
2. העיגול עם הפס המוצלב הוא המשימה שמתבצעת כעת.
3. חצי מעגל מלא - המשימה לא הושלמה לגמרי.
4. מעגל מלא - המשימה הושלמה.
5. מעגל עם צלב - המשימה בוטלה.
6. עיגול מלא עם חץ - מישהו אחר עושה את המשימה.
7. סימן הקריאה הוא המשימה בעלת העדיפות הגבוהה ביותר.
8. עיגול עם נקודה - אתה צריך לזכור כל הזמן את המשימה הזו.

• רָמָה: חוֹבְבָן.
• יתרון: אפשרות מתקדמת של תכנון מיידי. אתה לא צריך לעקוב אחר עדיפות המשימות. אם יש לך עבודה - תעשה אותה.
• מִינוּס: השיטה מותאמת בצורה גרועה לתכנון ארוך טווח. מתאים דווקא כתוספת לעיקרית.

7. כדור יורנלינג

אפשרות המתכנן הגמישה ביותר היא מתכנן ויומן אישי בו זמנית. הוא הומצא על ידי המעצב האמריקאי ריידר קרול והוסבר במדריך הווידאו למעלה.

שיטה זו מאפשרת לך לרשום כל מחשבה אקראית ביומן שלך, כמו גם משימות עסקיות חשובות או תוכניות במשך זמן רב. זה לא קל להתמודד עם זה, אבל ברגע שאתה מתרגל לזה, לעולם אל תפסיק לתכנן.

איך זה עובד

בעמוד הראשון, צור תוכן עניינים עם כותרות הסעיפים ומלא אותו תוך כדי. הבא הוא המהפך השנתי עם יעדים גדולים ותאריכים חשובים. זה עוזר לך להעריך את התוכניות שלך כמכלול. היפוכים חודשיים נמצאים בעמודים הבאים. בצד שמאל, רשום את ימי החודש וימי השבוע. מולם סמנו את האירועים שתאריכים בהחלט לא ישתנו. בצד ימין יש משימות נפוצות לחודש.

לחלופין, אתה יכול להוסיף משימות לכל שבוע, או אפילו לתזמן את היום לפי שעה. השתמש בתווים מיוחדים כדי להדגיש משימות שונות. בהתחלה עדיף לכתוב הערות כאלה על דף נייר נפרד עד שתתרגל להשתמש בהן. והכי חשוב, אל תשכחו לכלול בתוכן העניינים דפי חודשים או, למשל, רשימות.

• רָמָה: מקצועי.
• יתרונות: בניגוד לאפשרויות הרגילות, ניתן להתחיל את היומן הזה מכל תאריך ואפילו במחברת רגילה. זה גם נוח להכין כאן רשימות צ'ק ליסט ורשימות.
• מינוסים: ייקח זמן למיין את כל הפרטים ולהתרגל לשיטה הזו.