איך לא לשבש תוכניות ולעמוד בלוחות זמנים

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

זכור את טעות התכנון ואל תהיה אופטימי מדי לגבי האפשרויות שלך.

אם אי פעם לא הצלחתם להתכונן בזמן או להשלים את המשימה בזמן, בהחלט ייתכן שהפכתם לקורבן לטעות תכנונית. זוהי אחת ההטיות הקוגניטיביות הנפוצות ביותר. אנחנו עושים את הטעות הזו למרות שאנחנו יודעים שזה לקח יותר זמן בעבר. הסיבה לכך היא שאנו אופטימיים מדי לגבי היכולות שלנו וממעיטים בסבירות לנסיבות בלתי צפויות.

לדוגמה, בית ייבנה בזמן רק אם לא יעוכבו משלוחים, העובדים לא לוקחים חופש ומזג האוויר מושלם. תמיד יש אפשרות שמשהו ישתבש. אנחנו בדרך כלל שוכחים מזה וקובעים מועדים בלתי אפשריים. אבל אם אתה זוכר את טעות החשיבה הזו, אתה יכול להימנע מהשלכות שליליות. הבלוגר תומס אופון אמר מה צריך לעשות בשביל זה.

1. להתנגד לדחף לטפל רק בעניינים דחופים

הסחות דעת ומשימות דחופות קטנות מערערות את הריכוז במשך כמעט חצי שעה, והפרודוקטיביות סובלת מכך. לכן, הצלחתך תלויה ביכולת להבחין בין משימות דחופות וחשובות.

החשוב הוא לעתים רחוקות דחוף, והדחוף הוא לעתים רחוקות חשוב.

עניינים דחופים דורשים טיפול מיידי. לרוב מדובר בשיחות טלפון, פגישות, משימות עם מועדים. החשובים מסייעים בהשגת יעדים ארוכי טווח וביצוע פרויקטים רציניים. לצערנו, אנחנו בדרך כלל דוחים אותם עד מאוחר יותר ומטפלים בעניינים דחופים. זה נותן תחושה של פרודוקטיביות, אבל אנחנו לא ממש מתקרבים ליעדים העיקריים שלנו.

הגבל את הזמן שאתה מבלה במשימות דחופות לא חשובות כמו ניתוח דואר והתמקד בדברים החשובים.

2. חלקו משימות גדולות לצעדים קטנים

ככל שיש יותר נקודות בפרויקט שלך, כך גדל הסיכוי שמשהו ישתבש. שקול את כל השלבים וצור תוכנית פעולה צעד אחר צעד. לאחר מכן קבע מועדים. הקצו חצי שעה או שעה להשלמת שלב אחד. אם המשימה גדולה מדי והשעה לא מספיקה, חלקו אותה לקטנות יותר.

מועדים צפופים כאלה יאלצו אותך לחפש את דרך העבודה היעילה ביותר כדי להגיע בזמן. בסיום, הסתכל על התוצאות שלך. אין ספק שיש משימות שלא ניתן להשלים מהר יותר, ולהיפך, משימות שניתן להפחית בהן עוד יותר זמן. חשבו ובצעו את השינויים הדרושים בלוח הזמנים שלכם.

3. השתמשו בטיימר עגבניות

עקוב אחר כמה זמן אתה מבלה במשימות מסוימות. זה יעזור לך לקבל רעיון מציאותי ולהתגבר על כל אופטימיות יתר בתכנון. טכניקת העגבניות עובדת היטב למעקב.

לדבריה, צריך לעבוד בצורה אינטנסיבית במשך 20, 30 או 40 דקות, ולאחר מכן לקחת הפסקה קצרה. המרווחים מופרדים זה מזה על ידי טיימר. טכניקה זו עוזרת לך לפרק משימות גדולות ומורכבות לשלבים ניתנים לניהול. ברגע שאתה מתחיל מרווח אחד, אתה רוצה לסיים את העבודה מבלי להיות מוסחת על ידי שום דבר אחר.

4. היזהרו מאלו שפוגעים בזמנכם

הגן על זמן העבודה שלך. אל תגיד לעתים קרובות יותר. לאחר מכן תוכל להתמקד במשימות ובפרויקטים שלך במקום רק להגיב לבקשות של אנשים אחרים.

כשאתה אומר כן לאחרים, וודא שאתה לא אומר לא לעצמך.

סופר פאולו קואלו

אל תישאב לדברים שאין לך זמן אליהם. קשה לסרב, אבל אתה צריך ללמוד את זה למען הריכוז והשקט הנפשי שלך.

מסקנות

אנחנו מרגישים מוצפים מטעויות תכנון.אבל אם תזהה ותתקן את הבעיה בזמן, זה לא יזיק כל כך לשלך. לכן, אל תסתמך על רעיון סובייקטיבי של כמה זמן משהו ייקח. למדוד ולהשוות. זכור כיצד התוכניות שלך עלו בקנה אחד עם מצב העניינים האמיתי בפעם הקודמת:

• מה הלך טוב ומה השתבש?
• מה אתה יכול לעשות אחרת בפעם הבאה?

עקוב אחר ההתקדמות שלך וקבל החלטות על סמך נתונים אלה.