איך להכין לוח זמנים לכל יום ולעולם לא לשבור אותו

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

זמן הוא ללא ספק המשאב היקר ביותר שיש לנו. לכן, כישורי ניהול זמן הם קריטיים. אבל יצירת לוח זמנים טוב זה לא מספיק. טיפים אלו יעזרו לכם להרכיב אותו כך שלא תרצו לשבור את הסדר שנקבע.

הרווחה, הפרודוקטיביות, מצב הרוח הטוב שלך תלויים באופן שבו אתה מנהל את הזמן שלך. השתמש בעצות אלה וצור לוח זמנים שיהיה כמעט חטא מוות לשבור.

1. אתה צריך לעבוד ללא הפרעות

אם אתה עוסק בעיקר בעבודה אינטלקטואלית (למשל, אתה מעצב, מהנדס, סופר, מדען), אתה צריך להתמקד במשימה שלפניך ולתפוס את מה שנקרא זרימה. כדי לעבוד בצורה טובה ופרודוקטיבית, השאירו בלוח הזמנים מרווחים ברורים שבמהלכם לא תוסח דעתכם, לא תופרע או תעזוב את מקום העבודה. השתמש בחלונות זמן אלה רק לעבודה.

קל לחשב את פרק הזמן האופטימלי לפי הכלל שהציע מנהל פייסבוק דיוויד גיליס.

לוח הזמנים השבועי שלך צריך לכלול לפחות שישה פערים, באורך של לפחות שלוש וחצי שעות, המופרשים אך ורק לעבודה ללא הפסקה.

זה קשה, אבל צריך לשאוף לזה. בעיקרון, אתה צריך לעבוד שלוש וחצי שעות כל יום עד לארוחת הצהריים. ומצא יום שבו תעבוד שלוש וחצי שעות ללא הפסקה ואחר הצהריים.

בדוק את לוח הזמנים שלך. האם יש בו מקום ליישם את הכלל הזה? אם אין מקום, יש לך בעיה. ואתה צריך לפתור את זה בדחיפות.

מה יקרה אם לא תפעל לפי הכלל הזה?

• אתה לא תהיה פרודוקטיבי.
• תצטרך לסיים את העבודה אחרי שעות העבודה, בלילה, או לבלות בזה את סופי השבוע שלך.

ברור שלא תחזיק מעמד זמן רב במצב הזה. אז נסה לארגן מחדש את לוח הזמנים שלך כך שיתאים לכלל. כדי לעשות זאת, אתה יכול:

• לשנות את מועד הפגישות כדי שלא יסיח את דעתך מהעבודה;
• למצוא יום שבו לא יתקיימו פגישות, לא פגישות, לא פגישות תכנון;
• דבר עם המנהל שלך: בטוח שהוא מוכן לייעל את היום שלך כך שתעבוד בצורה יעילה יותר.

לאחר שהרכבתם לוח זמנים שמגדיר בקפדנות את קוביות הזמן הללו, התייחסו אליו כאילו היו תכשיטים של סבתא. פרה קדושה. בקבוק יין אוסף.

כדי להקל על ביצוע לוח הזמנים החדש, הסבירו לעצמכם מדוע אתם צריכים אותו. הציבו לעצמכם מטרה. לדוגמה, אמור, "אני רוצה לסיים פרויקט בעוד שבוע."

יהיה לך קל ונעים לעבוד. מצא מקום נוח, כבה התראות בטלפון שלך, שתה קפה. לתפוס את הזרם ולהיות מעורב בתהליך.

2. בדוק את לוח הזמנים שלך מדי שבוע

תחליט על סדרי העדיפויות שלך

ללוח הזמנים שלך אמור להיות חלון של 30 דקות מתוכנן ליום שני. השתמש בזמן זה כדי לשנות את היומן שלך לשבוע הבא. החלט אילו שלוש יעדים עיקריים עליך להשיג בשבעת הימים הבאים. מה סדר העדיפויות שלך?

הקפד לבדוק את כל הפגישות לשבוע זה. הם לא צריכים להפריע לחסימות זמן עבודה.

• אם אתם מוזמנים להשתתף באירוע שאינכם יודעים עליו דבר, כתבו למארגן ובקשו את תכנית האירוע.
• אם יש לך פגישה מתוכננת עם אדם, אבל אין לך מה לדון הפעם, בטל אותה.
• אם יש לך פגישה או מצגת מתוכננת, קבע גם זמן הכנה.
• אם לא מתוכננת פגישה, אבל יש לך כמה שאלות חשובות לאדם או לצוות, קבע פגישה, פגישה או לפחות שיחת טלפון.

תכנון אקטיבי אינו קל. אבל בתמורה, תקבלו את התחושה הנעימה של שליטה מלאה על הזמן שלכם במשך שבעה ימים.

3. שאלו את עצמכם אם כך אתם צריכים להיות בפגישה הזו

פגישות, פגישות, מצגות – כל זה גוזל הרבה מזמנכם. בדרך כלל, אירועים כאלה מתוכננים בצורה לא נוחה ולא יעילים לחלוטין. למה הם נחוצים בכלל?

למה אנחנו מופיעים עליהם?

• אנחנו לא רוצים להרגיז את האדם השני. הוא קבע לך פגישה, מה שאומר שהוא צריך לדון במשהו. בחוסר רצון, אתה מסכים להגיע לפגישה, להקריב את ענייניך החשובים.
• אנחנו מרגישים מעורבים בתהליך. לדוגמה, אם כל הצוות מתכנס כדי לדון בפרויקט, אתה מרגיש שאתה בהחלט צריך לבוא. אחרת, עמיתיך לעבודה יחשבו שאתה לא מסור כמו אחרים.
• הרצון להיות בידע. אם הפגישה נראית חשובה (למשל מישהו מההנהלה יהיה נוכח בה או מתוכננת לקבל החלטה גורלית), כמובן שאתה רוצה להיות שם.

למעשה, היעילות שלכם יכולה להיות גבוהה יותר אם תישארו במקום העבודה ולא תתנתקו מהתהליך. איך תדעו לאיזו פגישה אתם צריכים להגיע ועל איזו אתם יכולים לדלג? השתמש בכלל זה.

עליך להגיע לפגישה אם:

א) אתה בטוח שנוכחותך תשפיע על תוצאות הפגישה, ב) תגביר את היעילות שלך באמצעות פגישה זו.

כדי לראות אם הנוכחות שלך תשפיע על תוצאות הפגישה, שאל את עצמך אם אתה הולך לדבר על העבודה שלך או אם אתה רוצה לשבת בשקט. אולי יהיה מישהו באולם שיוכל להביע את דעתך ביתר ביטחון וטוב יותר.

כדי לראות אם תהיו יעילים יותר לאחר הפגישה הזו, שאל את עצמך אם תלמד משהו חדש בפגישה זו. אם אתה לא לומד שום דבר חדש, לא מתכוון לשאול שאלות, לא לדבר על העבודה שלך, ולכן, אל תצפה לביקורת בונה, אז האפקטיביות שלך לא סביר שתגדל.

אם לא במקרה הראשון ולא במקרה השני אינך יכול להסביר לעצמך מדוע אתה צריך להגיע לפגישה הזו, דלג עליה. הזמן שלך מוגבל ואתה צריך לנצל כל דקה בחוכמה.

4. הפוך את הפגישות שלך לאפקטיביות

פגישות ופגישות מסוימות יכולות להיות יעילות ופרודוקטיביות יותר. בדקו אם אירוע העבודה שלכם עומד בקריטריונים הללו וענו על מספר שאלות.

• יש אג'נדה ברורה ומטרת הפגישה. אם לא, בקשו מהמארגן להודיע בדיוק מה צריך להשיג בסוף הפגישה.
• האם נוכחים בפגישה מי שאינם מגיעים לפגישה? ככל שפגישת התכנון גדולה יותר, כך היא עולה יותר לכל חבר צוות, כך נדרשות מהמנהיג יותר כישורים ויכולות.
• האם תוכל לחלק פגישה גדולה למספר פגישות קטנות יותר? כך, כל הצוות יעבוד במהלך הפגישה, יביע את דעתו, ידון בעבודה שנעשתה.
• האם הדיון הולך הצידה? עקבו אחר הזמן: כשנושא השיחה משתנה, קל להסיח את דעתו ולשכוח כמה דקות נותרו עד לסיום הפגישה. אל תאפשר לעצמך לבזבז את זמנך היקר ללא מחשבה. הזכירו לקולגות שלכם: "נותרו לנו 10 דקות, ולא נגענו בכמה נושאים".

5. השאר זמן ללימוד ויצירתיות

לא כל המשימות החשובות צריכות להיעשות בדחיפות. אבל הקפד לקבוע זמן לפעילויות אלה.

בהתאם למטרה שהצבת לעצמך, השאר חלון ללימוד, יצירתיות או חיפוש השראה. זה יכול להיות די קטן - רק כמה שעות. אבל בעוד כמה שנים, תגיד לעצמך תודה על השעות המאושרות האלה. גם השקעה כה קטנה תניב רווח בעתיד.

לדוגמה, אני מאוד אוהב לצייר ואני מאמין שאי אפשר לאבד את המיומנות הזו. לכן, בלוח הזמנים שלי מוקצות שעתיים רק לציור. אני מצייר ביום ראשון, שהוא היום הכי פחות עמוס בלוח הזמנים שלי.זה מספיק כדי ליהנות ולא לשכוח איך להחזיק מברשת בידיים.

6. זכרו: אתם צריכים לעשות כל מה שתכננתם

לא משנה אם אתה אוהב לעשות את זה או לא.

אני מאוד אוהב את הצ'יזבורגר הכפול, אבל אני אוכל אותו הרבה פחות מאשר סלטים, דגנים ומרקים. פשוט כי לאכול צ'יזבורגרים כפולים כל הזמן לא הולך להיות בריא וחזק. לפעמים קשה מאוד להכריח את עצמך לאכול את האוכל הנכון. אבל על החולשות האלה צריך להתגבר, כי זה טוב לבריאות שלך.

אותו דבר לגבי לוח הזמנים שלך. עשה מה שאתה אוהב. תעשה מה שאתה אוהב לא כל כך, אלא מה שטוב לך, לקריירה, לבריאות, להתפתחות שלך. הפריטים בלוח הזמנים שלך הופיעו מסיבה מסוימת: כבר זרקנו כל מה שמיותר, יש רק זה שיעזור לך להשתפר.

כעת לא ניתן להפר את לוח הזמנים.