מדריך למתחילים ל-GTD

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

טכניקת ניהול הזמן של GTD עוזרת לך לארגן ולעקוב אחר משימות, להוציא את כל המידע מהראש שלך ולהתחיל לפעול.

מה זה GTD

המוח שלנו מעלה בקלות רעיונות חדשים, אבל לזכור את כולם הרבה יותר קשה לו. לדוגמה, הוא זוכר שאתה צריך לקנות את מתנת יום ההולדת של אמא שלך בשבוע הבא. במקום להזכיר לך את זה כשאתה חולף על פני החנות האהובה עליה, המוח שלך פשוט יגרום לך להרגיש שהיית צריך לקנות משהו.

GTD (Getting Things Done) היא טכניקה שעוזרת להפוך רעיונות מעורפלים, דחפים, תובנות והשתקפויות ליליות לפעולה. כאשר אתה לומד לסמוך על המערכת הזו, המוח שלך לא יכיל את כל המידע. זה יפחית את הלחץ, ויהיה לך כוח לפעילויות פרודוקטיביות יותר.

איך הטכניקה הזו עובדת

GTD מבוססת על מערכת רשימות שבה אתה מארגן כל מה שעולה על דעתך. כדי ליישם אותו בחייך, עליך לתעד ולעבד את המידע הנכנס. בנוסף, תצטרך ליצור רשימות כאלה: "נכנסות", "פעולות הבאות", "רשימת המתנה", "פרויקטים" ו"יום אחד". כל דבר שדורש את תשומת הלב שלך יעבור תחילה ל"תיבת הדואר הנכנס" ולאחר מכן יעבור לאחת מהרשימות האחרות.

1. איסוף

אספו את כל המידע שזקוק לתשומת לבכם, החל מהמכתבים שאתם צריכים לענות ועד לרעיונות הגאונים שעולים לכם בראש בזמן שאתם מתקלחים. נקודת האיסוף יכולה להיות מחברת נייר, קובץ מצורף או מייל אליו תשלחו מכתבים לעצמכם.

כשהתחלת להשתמש בטכניקת GTD, נסו לשחרר את הראש מכל המידע שהצטבר. רשום את כל מה שאתה צריך או רוצה לעשות, כל מה שהעסיק אותך בימים או בשבועות האחרונים, הפריע לריכוז שלך או נזכר ברגע הלא מתאים.

2. עיבוד

שקול את המידע המצטבר. זה הכלל העיקרי של המערכת כולה. עשה זאת באופן קבוע כדי שלא תאסוף יותר מדי ממנו. כדי לעבד מידע, שאל את עצמך סדרה של שאלות.

• האם זה ניתן לפתרון? אתה שואל את עצמך אם אפשר לעשות משהו כדי להסיר את הפריט הזה מהרשימה. אם לא, מחק אותו או העבר אותו לרשימה מתישהו. שמור מידע שימושי שלא צריך לעשות איתו כלום, כמו מתכון או מאמר מעניין, במקום נפרד. דברים שאתה רוצה לעשות בעתיד הרחוק (ללמוד יפנית, לכתוב ספר), להעביר אותם לרשימת "יום אחד" כדי שלא ידורגו בין "הפעולות הבאות".
• האם ניתן לסיים תיק בשלב אחד? ב-GTD, כל דבר שדורש יותר מצעד אחד נקרא פרויקט. אם יש לך מספר משימות קשורות בתיבת הדואר הנכנס שלך, צור עבורן פרויקט נפרד. הוסף את שמו לרשימת הפרויקטים שלך ובחר פעולה אחת להוספה ל"הבא".
• האם זה ייקח יותר משתי דקות? אם לא, עשה זאת מיד. זה מהיר יותר מאשר להוסיף אותו לרשימת המשימות הבאה שלך או להאציל אותו למישהו אחר. אם לוקח יותר זמן להשלים את המשימה, שקול אם רק אתה יכול לעשות אותה, או שאתה יכול להאציל אותה למישהו.
• האם אני יכול להאציל את זה למישהו? אם כן, האציל. כאשר אתה צריך לעקוב אחר ההתקדמות, העבר את הפריט ל"רשימת המתנה". אם אינך יכול להאציל משימה, הוסף אותה ליומן שלך או לרשימה "הבא".
• האם יש מועד ספציפי? אם כן, הוסף את זה ליומן שלך. אל תכתוב כל מה שאתה רוצה לעשות ביום אחד. הכניסו רק מה שצריך לעשות: ביקור אצל רופא השיניים, פגישה, טיסה. אם אין תאריך יעד ספציפי, העבר את התיק לשלבים הבאים.

3. ארגון

מיין הכל למקומו: באחת מחמש רשימות, בתיקייה עם מידע שימושי לעתיד, בלוח השנה שלך או באשפה.

הוסף ל"רשימת ההמתנה" את כל המקרים שנתקעו מסיבה כלשהי. לדוגמה, כאשר אינך יכול להמשיך עד שתקבל תגובה למייל שלך, או כאשר אתה ממתין למשלוח. זכור לכלול את התאריך ליד כל פריט.

השלבים הבאים צריכים לכלול משימות שצריך להשלים מהר ככל האפשר. נסח אותן כפעולות פיזיות אפשריות, כך שיהיה קל יותר להתחיל לעסוק בעניינים. למשל, עדיף לרשום "תתקשרי ללנה ותסדרי לה לשבת עם הילד ביום חמישי בערב" מאשר "תסדרי שמישהו ישב עם הילד", למרות שבעצם זה אותו דבר.

באופן אידיאלי, עליך להוסיף תג הקשר לכל פריט ב"הבא". הוא יגיד לך איפה אתה צריך להיות, עם מי, מה אתה צריך לקחת איתך. לדוגמה, אתה יכול לקבל תגיות "קניות", "בעבודה", "עם ילדים", "טלפון", "מחשב". תוכל גם לציין כמה זמן יש לך לתיק זה או מה יש לו עדיפות. לאחר מכן, במידת הצורך, תוכל למיין במהירות את כל המקרים לפי תגים.

4. סקירה כללית

הקפד לבדוק את כל הרשימות פעם בשבוע. ככל שתשאיר דברים ב-Inbox, כך יהיה קשה יותר להתמודד איתם מאוחר יותר.

• יש להגדיר פעולה אחת נוספת עבור כל פרויקט.
• כל פריט ב"הבא" צריך להיות משהו שתרצו לעשות בשבוע הקרוב. העבר את כל הדברים המיותרים לרשימת "יום אחד" או מחק אותם לגמרי.
• מעת לעת, נסה להעביר משהו מרשימת "יום אחד" ל"השלבים הבאים".

5. הוצאה לפועל

לפעול! אם ארגנת את המערכת שלך נכון, זה יהיה הצעד הקל ביותר. על ידי חזרה על ארבעת השלבים הראשונים על בסיס קבוע, תהיו בטוחים לחלוטין שכל הדברים ברשימה נחוצים עבורכם כדי להתקדם ולהתקרב ליעדים שלכם.