סודות פרודוקטיביות מבית היוצר של שירות ניהול המשימות הפופולרי Todoist

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

סופר הטודויסט אמיר סליהפנדיק פיתח מערכת פרודוקטיביות משלו שעוזרת לו להשיג את מטרותיו ללא לחץ כבר 9 שנים. היום אמיר ידבר על המערכת שלו והשילוב שלה עם Todoist.

רוב האנשים לא מבקשים לייעל את זרימת העבודה שלהם, לתת לדברים ללכת מעצמם ולקוות לטוב. אבל אם יש לך מערכת, אתה יכול לתמרן בין משימות רבות, לתעדף ולא להרגיש מוצף.

קראתי למערכת הפרודוקטיביות שלי Systemist. המצאתי אותו - וטודויסט מבוסס עליו - ב-2007. באותה תקופה גרתי בהוסטל בארהוס (דנמרק) ולמדתי מדעי המחשב. היו לי שתי משרות חלקיות והרבה פרויקטים אישיים. הרגשתי מוצפת ולא מאורגנת. כל זה השתנה כשהרעיון הסיסטמיסטי עלה בראש.

מה השיטה הזו עזרה לי להשיג?

1. להקים דויסט בע"מ ולפתח מוצר שמאפשר לאנשים להגיע לתוצאות מדהימות.
2. לשלב בהצלחה בין תפקידי המייסד והמנכ"ל. יש לי זמן להכל ואני לא מרגישה במתח. החברה מעסיקה 50 עובדים, וכמעט אף אחד מהם לא ראה אותי מותש.
3. זהה היבטי עדיפות של זרימת העבודה בכל יום וזכור תמיד מיילים חשובים, פגישות ופרויקטים.
4. תהנה מהחיים מחוץ לעבודה: בילוי עם אשתך, נסיעות, חינוך עצמי וספורט, שירותי בריאות.

איזון בין העבודה לחיים האישיים הוא המפתח לאפקטיביות אישית.

Systemist עובד הכי טוב בשילוב עם Todoist. אבל אתה יכול להשתמש בכל תוכנה ושירותים אחרים לניהול משימות. העקרונות הבסיסיים של המערכת חשובים הרבה יותר מהכלים הספציפיים.

6 עקרונות מערכתיים

1. יש למרוח בכל מקום

המערכת היא המערכת, להשתמש בה בכל מקום ובכל מקום. חייבת להיות לך גישה למתזמן מכל מכשיר ובכל מקום.

עבדנו קשה כדי להפוך את Todoist לזמינה ברחבי העולם. אני ממליץ להתקין אותו (או אפליקציה דומה אחרת) מיד בכל המכשירים והפלטפורמות שיש לכם: טלפון, טאבלט, מחשב נייד, דפדפנים וכדומה.

2. ליישם בכל דבר

המערכת פועלת אם היא מכסה את כל ההיבטים של החיים האישיים והמקצועיים. זה ייתן לך חופש. אתה תשלוט בכל חשוב וכבר לא תשכח מדברים כמו מפגש עם לקוח או קניית מתנה לאדם אהוב.

כמעט כל הפעילויות שלי מיועלות. באופן ספציפי, ערכתי שיטתיות:

1. אירועים קרובים (מפגשים בתוך החברה ומחוצה לה).
2. פרויקטים מורכבים, מפוצלים להרבה שלבים קטנים.
3. משימות חוזרות ונשנות לשליטה בפרויקטים ארוכי טווח.
4. דואר אלקטרוני (אם אני לא יכול לענות על המכתב מיד, אני מתרגם אותו למשימה בעזרת העזרה).
5. דיווחי באגים, אם התיקון שלהם קשור אליי.
6. רשימת שחרורים (משותף עם עמיתים).
7. רשימת קניות (משותף עם אשתי).
8. דפי אינטרנט שבהם אני לא יכול לפעול באופן מיידי. למשל, עמוד מוצר מאמזון.קום (עדיין לא הוחלט אם לקנות או לא), עמוד סרטים ב-IMDb שאני רוצה לצפות בו, או מאמר שארצה לקרוא מאוחר יותר. עבור כל זה, אני משתמש.
9. משימות בריאות (חדר כושר שבועיים ואימוני ריצה).

3. חלקו משימות גדולות לקטנות אפשריות

קל יותר לבצע משימה קטנה. לכן, תמיד חלקו פרויקטים גדולים לתת-משימות קטנות שניתן להשלים תוך שעה (או פחות). ראשית, זה יעזור לך להבין כמה זמן לוקח לך לעשות את זה או את זה. ושנית, אתה תראה התקדמות.

חשוב שהמשימה תהיה ריאלית. אתה חייב להיות מסוגל ליישם את מה שאתה שם ברשימת המטלות שלך.

4. תעדוף

אני עושה 15 עד 25 משימות כל יום. הם הכי חשובים כרגע.

קל לתעדף בטודויסט. ככה אני עושה:

1. הקפידו לקבוע את המועד שבו יש להשלים את התיק. אני קובע משימות חשובות להיום או למחר, אני כותב משימות לא חשובות לעתיד.
2. אני מציין את רמות התעדוף. יש ארבעה מהם בטודויסט. השירות ממיין את המשימות באופן אוטומטי לפי חשיבות.
3. כדי להדגיש עוד יותר את חשיבות המשימה, אני משתמש בתגיות כמו @high_impact. איתם נוח לעקוב אחרי כמה משימות חשובות מתבצעות ביום.

5. רוקן את רשימת המטלות שלך כל יום

לפני שהתחלתי להשתמש בכלל תיבת הדואר הנכנס, האימייל שלי היה כאוטי. הרגשתי נורא בכל פעם שהייתי צריך לפנות את ההריסות.

לניהול משימות, אני משתמש בכלל דומה - "0 משימות ברשימת המטלות".

אם לא הספקתם לעשות את כל מה שתכננתם להיום, אל תדחו את שאר המשימות ליום המחרת. במקום זאת, אפס את רשימת המטלות שלך וצור תוכנית חדשה. זה יאפשר לך לעשות חשבון נפש, להבין היכן אתה נמצא ולתעדף מחדש.

6. קבל תמיד משוב

רוב מערכות ניהול הזמן מתמקדות במה שצריך לעשות ולא במה שכבר נעשה. אבל מה הטעם אם אתה לא רואה את ההתקדמות שלך ולא מבין עד כמה אתה פרודוקטיבי?

לכן, יצרנו. זה מאפשר לך לעקוב, לדמיין ולשפר ביצועים אישיים.

Todoist Karma הוא כמו מיני-משחק: אתה משלים משימות, צובר נקודות ורואה את טבלאות הצבע גדלות. זה מאוד מרגש, במיוחד למתחילים בניהול זמן. כדי לעשות את זה אפילו יותר מעניין, אתה יכול להגדיר לא רק יעדים יומיים, אלא גם שבועיים, כמו גם לשתף את התוצאות ברשתות החברתיות, ובכך להגביר את רמת האחריות.

טיפים נוספים

עבודה עם דואר אלקטרוני

1. בדוק את המייל שלך פעמיים ביום. למשל, בבוקר ואחר הצהריים.
2. כוון לתיבת דואר נכנס ריקה.
3. במידת האפשר, השב מיד למכתב. אם לא, תרגם אותה למשימה, הקפד לציין את תאריך היעד ואת העדיפות.
4. כבה את ההתראות בכל המכשירים. זה יעזור לך להימנע מהסחות דעת.

עבודה עם שליחים

שליחים הם רוצחי פרודוקטיביות, הם מתעוותים ומסיחים את הדעת. מחקרים מראים שעובד משרד ממוצע מבלה בממוצע יותר משעתיים ביום על הסחות דעת והפסקות. המשמעות היא ששבוע העבודה גדל ביותר מ-10 שעות, כי היקף העבודה לא יורד.

1. שלב התכתבות במסנג'רים עם גלישה באינטרנט. כאשר אתה רק צריך לעבוד (לכתוב דוח, לצייר פריסה וכן הלאה), סגור את יישומי הצ'אט.
2. עבד הודעות בקבוצות: פתח את המסנג'ר, קרא הכל, ענה לכולם וסגר אותו שוב.
3. השבת הודעות מסנג'ר בטלפון הנייד שלך.

לפי סאליהפנדיק, מערכת זו עוזרת לו להיות מרוכז, שפוי ובריא.

כתבו בתגובות מה אתם חושבים על Systemist, ושתפו גם את סודות הפרודוקטיביות שלכם.