איך להיות פרודוקטיבי יותר: טיפים מבית היוצר של שירות Asana

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

שירות Quora הנפלא ממשיך לשמח אותנו עם תשובות נהדרות לשאלות דוחקות. הפעם, אנחנו רוצים לספר לכם את מה שסיפר ג'סטין רוזנשטיין, מתכנת ויזם אינטרנט מעולה, שהשקיע מאמציו ליצור פרויקטים מפורסמים כמו Gmail, Facebook ו-Asana, בתגובה להזמנה לחלוק את סודות הפרודוקטיביות שלו.

במהלך כהונתו כמתכנת ומנהל פרויקטים, ג'סטין למד ממקור ראשון עד כמה חשוב הארגון הנכון, והוא השקיע מאמצים רבים בנושא זה. כתוצאה מכך, הוא הבין כי האפקטיביות של כל פעילות תלויה בפרמטרים רבים ודורשת אופטימיזציה לשלושה כיוונים בו-זמנית: סדר הסביבה שלך, המוח שלך ותהליך העבודה בפועל.

אופטימיזציה של הסביבה

הימנע מכל הסחות דעת

בואו נתחיל מיד: ריבוי משימות פוגע בפרודוקטיביות שלכם!

כן, הרגשות שלך יכולים להטעות אותך, ואתה יכול להרגיש כמו גאון פרודוקטיבי תוך כדי עבודה על מספר משימות בו זמנית. אבל במציאות זה לא המקרה, ומחקרים מדעיים רבים מוכיחים זאת. המעבר המתמיד החוזר בין המשימות באמת מאט אותך!

לכן, הדבר הראשון והחשוב ביותר הוא המיקוד.

הפעל את 'נא לא להפריע' בטלפון הנייד שלך.
סגור את כל חלונות הדפדפן והכרטיסיות שאינם קשורים למשימה הנוכחית.
אם אתה צריך לשלוח מכתב, אל תלך אחרי זה כדי לראות התכתבות שלא נקראה.
כבה הודעות דוא"ל חדשות במחשב שלך.
התנתק מכל הצ'אטים.

חפש את מצב הזרימה

אם דעתך מוסחת כל הזמן וכל היום שלך מורכב ממערבולת של פגישות, שיחות ושיחות עם עמיתים, אז קשה מאוד למצוא את המצב המיוחד הזה שנקרא זרימה. במצב זה מושגים הביצועים הטובים ביותר ומגיעים פתרונות אפילו לבעיות המורכבות ביותר.

הקדימו זמנים מיוחדים לפגישות וכנסים. הודע לכל עמיתיך שעדיף ליצור איתך קשר רק בשלב זה.
במידת האפשר, בקשו מהנהלת החברה שלכם להפריש יום אחד בשבוע בו לא יתקיימו פגישות.
עקוב אחר הביצועים שלך בשעות שונות של היום. נסו לחלק משימות בהתאם לתצפיות שנעשו.

אמן כלי עבודה

אם העבודה העיקרית שלך מחוברת למחשב, אז בכל פעם שאתה מושיט יד לעכבר אתה מבזבז כמה שניות ויוצא ממצב הזרימה. למד והשתמש בקיצורי המקלדת החיוניים ביותר שלא רק חוסכים לך זמן, אלא גם מפחיתים את הסחות הדעת.

מקשים חמים קיימים לא רק בכל תוכנית, אלא גם ברוב יישומי האינטרנט. רבים מהם זהים, כך שברגע שתלמדו קיצור מקשים אחד, תוכלו להשתמש בו כל הזמן.
השתמש בתוכנית כדי לארגן במהירות חלונות בשולחן העבודה שלך.

ייעול המוח

כל מה שאתה צריך לדעת על מוטיבציה ומעורבות נכונה ניתן למצוא בספריו של עיתונאי וסופר אמריקאי. מהם תלמד שאתה באמת לא צריך לנהל זמן או משימות, אלא את האנרגיה שלך.

קח הפסקות קבועות

השכל הישר אומר לנו שככל שאנו מבלים יותר זמן בעבודה, כך נעשה יותר. אבל זה בכלל לא נכון. בני אדם הם לא רובוטים, אנחנו צריכים זמן להתאושש ולנוח. מחקרים מראים שלקיחת הפסקה קצרה כל 90 דקות יכולה להגדיל משמעותית את התפוקה הכוללת שלך.

לְהַרהֵר

כאן כבר נכתב הכל על היתרונות של מדיטציה.

תשמור על הגוף שלך

לשתות מים. בתחילת כל יום הנחתי חמש כוסות מים גבוהות על השולחן שלי. אני שותה את כולם לשארית היום. המראה שלהם לא מאפשר לי לשכוח את הצורך לשתות יותר.
לאכול נכון. ארוחה דשנה עם עודף פחמימות עלולה להיות אסון אמיתי עבור הפרודוקטיביות שלך.
נכנס לכושר. אימון אירובי לפחות פעמיים בשבוע ייתן לך דחיפה נוספת של אנרגיה.
בקיצור, ודאו שאתם לא מנצלים את זמנכם הפנוי כדי לפגוע בעצמכם, אלא כדי לשקם ולהגדיל את מאגרי האנרגיה שלכם.

מצא את הסיבות לדחיינות ותקן אותן

אנחנו בדרך כלל דוחים לא בגלל שאנחנו עצלנים פתולוגית, לא. בדרך כלל הסיבה היא שהמשימה העומדת בפנינו גורמת לנו איזושהי אי נוחות סמויה (או ברורה). אתה יכול להימנע מכך בדרכים הבאות:

נסו להודות בכנות בפני עצמכם מהי הסיבה לדחיינות ולדחיינות שלכם. רשום על הנייר מה אתה לא אוהב בעבודה שלך או במשימה הנוכחית.
חלק את המשימה למספר שלבים פשוטים ובצע אותם אחד בכל פעם.
אם אינכם מסוגלים להכריח את עצמכם לעשות משהו כרגע, אז עברו לאחד אחר, קל ומהנה יותר, ואל תברח מיד לדפדף חסר מטרה בפיד של פייסבוק. במקרה זה, העבודה שלך איכשהו תזוז, ולא תעמוד במקום.

תהליך אופטימיזציה

יש תוכנית עבודה ברורה. חלק בבירור את כל המשימות שלך בו לפי חשיבותן ודחיפותן. בדיוק תעדוף מקרים הוא המפתח להיות פרודוקטיבי.

אל תתחיל לעבוד עד שכל השלבים הבאים יהיו ברורים ומובנים עבורך.
התחל עם הדברים החיוניים. קבע מה המטרה שלך. למה אתה רוצה להשיג את זה? אילו צעדים נדרשים כדי להשיג זאת? מי אחראי לכל שלב? באיזה סדר יש לבצע את הפעולות?

להרכיב צוות. יש אנשים שמעדיפים לעבוד לבד, אבל דברים גדולים לא נעשים כך.

מצא חבר לצוות שהכי קל לך לעבוד איתו. לפעמים יש משימות שאפשר להילחם בהן במשך כמה ימים לבד, אבל גם הן יסתיימו תוך כמה שעות בעזרת בן זוג. "תכנות זוגי" היא טכניקה נפוצה בפיתוח תוכנה, אך ניתן ליישם אותה על כל השאר.
אם אתה עדיין מעדיף לעבוד לבד, אז לפעמים קיים פגישות קצרות עם עצמך. אתה יכול לשאול את עצמך שאלות על מה אתה עובד כרגע, באילו קשיים נתקלת, ואילו משימות עליך לפתור ישירות בעורך טקסט או במגזין. ניסוח ורישום התשובות לשאלות אלו ואחרות עוזר מאוד להסתכל על התהליך מבחוץ.
קבע והכרז בפומבי מועדים. אם אמרת בביטחון בפני כולם שתסיים את העבודה הזו עד יום שישי, אז תצטרך לצאת מגדרו כדי לא להיקרא כדיבור סרק.
עקוב אחר ההתקדמות של כל משימה. כמובן שכיוצר השירות אני ממליץ עליו לארגון עבודה פרטנית וצוותית.
השאר זמן בסוף כל יום לעשות חשבון נפש. נסה להיות כנה לגבי ההישגים והכישלונות הנוכחיים שלך. הסיק מסקנות מהטעויות שאתה עושה.

הטיפים והטריקים המפורטים לעיל לבדם אומרים מעט מדי כדי להפוך אותך לאדם הכי פרודוקטיבי בעולם בן לילה. אבל כולם ביחד בונים מערכת עוצמתית שתעזור לך לעבוד הרבה פעמים ביעילות.