מה זה GTD ואיך זה עובד

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

מדריך קטן למי ששמע על GTD מהדרך, אבל אין לו מושג איך להשתמש בטכניקה הזו לשיפור הפרודוקטיביות.

מה זה GTD?

GTD (Getting Things Done) היא מערכת של עבודה פרודוקטיבית והספר בעל אותו השם מאת המאמן העסקי דיוויד אלן. המטרה העיקרית היא להספיק לעשות את מה שצריך, אבל להשקיע יותר זמן במה שנותן לך הנאה.

ביצוע דברים מתורגם לרוב לרוסית כ"עשה סדר בדברים", אם כי זה יהיה מדויק יותר "להביא דברים עד הסוף". מסכים, חשוב יותר לא לדחוס משימות לרשימות, אלא להשלים אותן. כדי לעשות זאת, אתה צריך להכין רשימות, לקבוע סדרי עדיפויות ולהמציא לוח זמנים.

ולמה זה נחוץ?

עבודה על עקרונות GTD, יהיה לך קל יותר לנהל את העניינים שלך. הרי היתרון העיקרי של טכניקה זו הוא שהמידע על כל המשימות שלך מרוכז במקום אחד כך שתוכל לעבור ממקרה אחד למשנהו ללא היסוס.

מה ההבדל בין GTD לרשימת מטלות?

ברשימה אנו נוהגים לרשום רק את המשימות החשובות ביותר, ולא רושמים משימות קטנות ומשמעותיות פחות. ולשווא. הם גוללים בראש שלך, מסיטים את דעתך מהעבודה שלך, והיעילות שלך יורדת. אחד העקרונות העיקריים של GTD הוא ללכוד הכל. אז אתה יכול לפרוק את המוח שלך ולהשתמש בכל המשאבים שלו לעבודה.

האם המערכת הזו מתאימה לי בדיוק?

GTD רלוונטי לאנשים ממקצועות שונים, גיל ומעמד חברתי. דיוויד אלן, שגיבש את עקרונות המערכת, העביר קורסים לאסטרונאוטים של ISS, מוזיקאי רוק ומנהלים בחברות גדולות.

כפי שאמר דייוויד אלן בראיון ל-Lifehacker, מערכת יכולה להיות יעילה באותה מידה או חסרת תועלת באותה מידה הן עבור נער והן עבור מנכ ל חברה גדולה. אתה צריך להיות בעל חשיבה מסוימת, לאהוב לעשות שיטתיות ותכנון.

אוקיי, אז מה בדיוק אתה צריך לעשות?

אין חוקים נוקשים במערכת GTD. אבל ישנם עקרונות בסיסיים של עבודה:

1. אסוף מידע ותעד הכל. רשום משימות, רעיונות, משימות שחוזרות על עצמן במחברת או באפליקציה. במקרה זה, הרשימה צריכה להיות תמיד בהישג ידך כך שלא תוכל לומר: "אני אוסיף את זה מאוחר יותר". אפילו את הדבר הכי קטן וחסר חשיבות צריך לרשום אם אתה לא עושה את זה עכשיו.
2. כתבו הסברים. לא צריכות להיות משימות כמו "הכנה לחופשה". חלקו תיקים גדולים לפעולות ספציפיות שאפשריות (להגיש מסמכים כאלה ואחרים למרכז הויזה, לקנות מגבת ומשקפי שמש, להוריד מפות לטלפון). עם רשימת מטלות רגילה, אנו מבלים יותר זמן בפענוח מאשר בהשלמה. וכן, אם אתה יכול להאציל, להאציל.
3. תעדוף. עבור כל פריט ברשימה, ציין תאריך ותאריך יעד ספציפיים. הוסף תזכורות במידת הצורך. למעשה, זה עובד גם עם הרשימה וגם עם לוח השנה. בשלב זה, אתה צריך להיות בטוח שבהחלט לא תשכח מכלום.
4. עדכן את הרשימות שלך. רשימות מטלות מתיישנות במהירות: משהו מאבד את הרלוונטיות שלו, משהו מועבר לעתיד. המערכת אמורה לעבוד בשבילך. לכן, ודאו כי יש לכם תמיד רשימה של פעולות ספציפיות כדי שתוכלו להגיע לעבודה ללא דיחוי.
5. לפעול. כשהכל מאורגן, אתה יכול להתחיל לבצע את התוכניות שלך. בחר תיק מהקטגוריה שאתה צריך, ראה אילו פעולות ספציפיות נדרשות ממך וצא לדרך. כך תוכלו ליישם פרויקטים גדולים.

האם צריך לרשום את כל הדברים ברשימה אחת?

לא, עדיף להלחין כמה, אבל לשמור אותם במקום אחד. לדוגמא, שמור כמה רשימות לכל פרויקט עבודה, רשימות מטלות, רשימות מטלות, רשימות מטלות, רשימות רעיונות ופרויקטים אפשריים בעתיד – כל מה שאתה יכול לדמיין.

האם יש כלים מיוחדים?

מיישומים ושירותי אינטרנט, Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, כל מחברת או קובץ רגיל ב-Google Docs יצליחו. אם אתה רגיל לרשום הערות על נייר, אתה יכול להשתמש בו.

יש אוהדי מערכת קבצים. תיקייה משותפת אחת נוצרת על שולחן העבודה, נוצרות בה מספר תיקיות נושאיות וכל אחת מהן מכילה את הרשימות המתאימות והחומרים הדרושים.

באופן כללי, בחר מה שנוח לך.

הדרישה העיקרית: הכלי צריך להיות תמיד בהישג ידך, כך שתוכל להעביר את המשימה מהראש שלך לנייר או לאפליקציה. לדוגמה, כשהבוס שלך ניגש אליך ומטיל משימה חדשה, ובזמן הזה אתה עובד על משהו אחר.

איך אתה יכול לקבל יותר ערך מ-GTD?

כל מערכת פרודוקטיביות לא תעבוד אם מיושמת באופן עיוור. כדי להפיק ממנו את המקסימום, התאימו אותו לפי טעמכם, ואז הכל יסתדר.

וכן, אף מערכת לא יכולה לעשות הכל בשבילכם, אז אל תיסחפו יותר מדי עם הכנת רשימות, אל תשכחו לפעול. GTD הוא כלי שעוזר לך להיפטר מהלחץ ולא לשכוח דבר. אבל איך אתה מנצל את הזמן שלך תלוי בך.

צריך לנסות. מה עוד לקרוא בנושא הזה?

כמובן, הספרים של דיוויד אלן: הם עוזרים למשתמשים מתחילים ומנוסים לחוש את הפילוסופיה של GTD, ליישם אותה בעבודה ובחיים האישיים, ללמוד כיצד להשתמש בה בפועל.

• "איך לעשות סדר בדברים. האמנות של פרודוקטיביות נטולת מתחים".
• "איך לשמור על הסדר. עקרונות של חיים מספקים וללא מתחים".
• "איך לעשות סדר בדברים במהירות. 52 עקרונות של יעילות נטולת מתחים ".

ולבסוף, אם לצטט אמירה מדויקת מאוד של דיוויד אלן:

המוח שלך נועד ליצור רעיונות, לא לאחסן אותם.

אז השתמשו ב-GTD, העלו רעיונות נהדרים והקפידו להגשים אותם.