"GTD אפילו עובד בחלל." ראיון של Lifehacker עם אבי הפרודוקטיביות דיוויד אלן

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

דיוויד אלן, מחבר הספר How to Get Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, שהמגזין טיים הכתיר אותו כספר העסקים הטוב ביותר של העשור, אמר ל-Lifehacker מה זה GTD ומי צריך את זה, איך לכתוב ספר ולא להשתכר, וכיצד מבני משימות מורכבים יכולים להקל על חייך.

לפני 34 שנה דיוויד אלן הבין שאפשר לתת עצות לאנשים ולהרוויח מזה כסף טוב - הוא פתח חברת ייעוץ משלו ופיתח את מערכת Getting Things Done שמאפשרת לתמרן בין מקרים ולפנות זמן למה אתה ממש נהנה. מאז, לקוחותיו כללו אסטרונאוטים ב-ISS, מוזיקאי רוק ומנכ לים של חברות גדולות, ופורבס כלל אותו בין חמשת המאמנים העסקיים הטובים ביותר בארצות הברית.

GTD היא טכניקה פשוטה למדי להגברת היעילות שלך, שדורשת משמעת רצינית מאוד בשלב הראשוני. לפי GTD, כדי להצליח לעשות דבר אחד, אתה צריך לשחרר את הראש מכל שאר המשימות ולהתמקד בו. כלומר, במקום להעסיק את המוח בשינון כל העניינים הקרובים, משימות מתוקנות בהתאם למערכת מסוימת.

דוד, ספר לנו על הקהל שלך. מי צריך לעקוב אחר העצות שלך ולחיות את מערכת ה-GTD?

- GTD רלוונטי לכולם באותה מידה, אבל מי שבאמת משתמש בו לא מאוחד לפי עיקרון חברתי, גיל או גיאוגרפי - הם אנשים עם חשיבה מסוימת. כל מי שמתעניין ב-GTD, לאחר 18 חודשים, שם לב כיצד חייו משתנים לטובה. למעשה, המערכת יכולה לעבוד בצורה יעילה באותה מידה עבור בני נוער ומנכ לים של חברות גדולות, או שהיא יכולה להיות חסרת תועלת באותה מידה עבורם.

האם אתה משתמש בכל מה שאתה ממליץ?

- כן, אחרת אני פשוט לא יכול להתמודד - הכל ייצא לי משליטה. דמותו של גולש על לוח, על גל גדול, עולה במוחי. בטח שמתם לב שהם קשורים ללוח עם רצועה מיוחדת. בשביל מה? כדי להיות מסוגל לחזור במהירות בחזרה ללוח לאחר נפילה. מה ש- GTD מלמד זה להיות על הגל, להיות יצירתי ופרודוקטיבי. אבל אפילו האנשים היעילים ביותר מרשים לעצמם לצאת משליטה. אם אתה לא נופל מעת לעת מהלוח, אז אתה בוחר גלים פשוטים מדי. GTD מאפשרת לך להבין שנפלת ממצב פרודוקטיבי ולחזור אליו במהירות.

כשאתה לוקח על עצמך עסק חדש, הירשם למשימה יוצאת דופן - אתה יכול בקלות להישטף מהלוח. שום דבר רע בזה, אבל עם גישה מובנית, אתה יודע עם מה להתמודד ואיך לצאת מהמים.

עם אילו בעיות הם באים לרוב, על מה הם מתלוננים?

- לרוב אנשים פונים בגלל מתח, מצב כללי של חרדה עקב גודש במוח. מעט מדי זמן ויותר מדי מה לעשות. אבל למעשה, הבעיה היא לא בזמן, אלא בעובדה שאנשים רוצים יותר מרחב נפשי, רוצים להיות יותר יצירתיים ולעשות מה שנוח להם.

המקרים הכי חריגים?

עשינו אימון לאסטרונאוטים כשהם היו בתחנת החלל. ביניהם הייתה קתרין קולמן, אחת האסטרונאוטיות הראשונות. אלו היו מפגשים מעניינים, שכן היינו צריכים להפריע כשהיא בצד השני של כדור הארץ, ואז לחזור לשיחה כשהיא יצרה קשר שוב.

במה אתה הכי גאה?

- כתיבת הספר הראשון שלי, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, לקחה כמות עצומה של זמן ומאמץ מצידי. כמעט הפכתי לאלכוהוליסט בזמן שכתבתי ספר על איך לחיות ללא מתח.אבל אז עבדתי במשרה מלאה ולא יכולתי להרשות לעצמי זמן נפרד להכנת הספר. והכי חשוב, לא הייתי בטוח אם אני יכול להעביר את הידע שנצבר במשך 25 שנים בצורה כזו שזה באמת יעזור לאנשים. אנחנו עדיין מקבלים מכתבים מקוראים אסירי תודה על בסיס קבוע, אבל יש בעיה אחת: אחרי שקוראים כמה אנשים, הם מוצאים את עצמם מוצפים במידע, כי הכנסתי לספר את כל מה שהאנושות יכולה להזדקק למקרה שאוטובוס יפגע בי..

מה ההבדל בין GTD לרשימות מטלות יומיות סטנדרטיות? כמעט כולנו כותבים רשימות כאלה מדי יום, ולפעמים לוקח יותר זמן להרכיב רשימה מאשר למחוק אותה

- לעתים קרובות, אנשים רושמים רק את הדברים החשובים ביותר, ומאות מקרים לא כל כך חשובים כלל לא נלקחים בחשבון. אנשים מאמינים שאם העניין לא חשוב, אז אפשר לא לרשום אותו, אלא רק משימות קטנות כאלה, שגוללות בראש, משתמשות בחלק ניכר ממשאבי המוח.

כדי להיות חופשיים ולהיות מסוגלים להתמקד בנושאים המשמעותיים ביותר, צריך להיפטר מכל מה שלא כל כך חשוב.

כן, אבל דברים יכולים להיות כל כך חסרי משמעות עד שלוקח יותר זמן לכתוב אותם מאשר לעשות אותם

– אבל, אם לא תעשה אותם מיד, הם יטרידו אותך, ואתה תחזור אליהם שוב ושוב. כמה פעמים אתה רוצה להזכיר לעצמך לקנות מזון לחתול שלך? או שאתה צריך להתקשר לאחותך? בכל פעם שאתה ממציא משימה אפילו הקטנה ביותר, אתה צריך להוציא מחברת ולכתוב אותה, אלא אם כן אתה מתכנן להשלים את המשימה הזו עכשיו.

כמה קטגוריות רשימה כאלה יש לך?

- למען האמת, אני לא זוכר - בוא נראה. יש בערך 20 בסך הכל, אבל יש בערך שמונה תזכורות ישירות לפעולה.

יש לי קטגוריה "פרויקטים", "שיחות" - כאן מאוחסנות משימות, לפיהן השלב הבא יהיה לדון בנושא עם מישהו אחר.

לאחר מכן יש "שיחות", ואחריהן "דברים שאני צריך לעשות במחשב שלי" ושימו לב, כאלו שאינן דורשות אינטרנט. יש לי הרבה טיסות, ולא בכל המטוסים יש Wi-Fi, ובהתאם לכך, זו הרשימה היחידה איתה אני יכול לעבוד.

הקטגוריה הבאה היא "עבודה על מחשב מחובר". ובכן, הכל ברור. יש לי גם רשימה של "כתיבת טקסטים", זו גם עבודה על מחשב, אבל זה דורש מצב אחר לגמרי, במצב רוח והקשר מסוים.

"מחזור" - שאלות שניתן לפתור תוך כדי תנועה. "בית" - הפעולות שאני צריך לעשות בזמן בבית.

גם לי יש רשימה כזו, קראתי לה "גלישה". אלה כל מיני סרטונים מצחיקים או חינוכיים, למשל, חתולים מנגנים בפסנתר, בכלל, סרטונים שנשלחו אליי או שנתקלתי בהם. אני כמעט אף פעם לא מסתכלת לשם, אבל עקרונית כשיהיה לי חיבור, זמן ורצון, אוכל לחזור אליהם.

והנה רשימה של "שאלות עליהן אני מחכה למידע או פעולות של אנשים אחרים". וכמובן, לוח השנה הוא השלד או הנוף העיקרי של חיי. תאר לעצמך לשים את כל הדברים האלה ברשימה אחת - יהיה בלבול אמיתי. לכן, יצרתי מבנה מורכב יותר כדי לפשט אותו. אם היום יש לי רק כמה דקות פנויות, כנראה אשכח מהטקסטים היצירתיים שאני צריך לכתוב. אם אני לא בבית, אין טעם להסתכל ברשימת הבית. סיימתי הכל כדי לא לשכוח כלום ולא לבזבז את המרחב הנפשי שלי על שינון, תוך כדי יכולת לפנות במהירות למשימות שיש לי להן זמן.

האם אתה מעדיף מדיית נייר או יישומים אלקטרוניים? איזה עצה אתה יכול לתת?

- כדי לא לשכוח משהו, אני תמיד נושא איתי מחברת קטנה, שבה אני רושם הכל. לאחר מכן, אני מכניס את כל המשימות למחשב. באופן כללי, כל מנהל משימות יעשה זאת.אנשים מנסים להשתמש בראשם כמשרד, וכל פריצות החיים הן בעצם גרסאות של המוח החיצוני. איך אני יכול לעשות תזכורות מתאימות כדי לראות מה אני צריך לעשות ברגע שאני צריך לעשות את זה.

זה תלוי בך להחליט אם אורח החיים הזה מתאים לך, ו-GTD הוא בעצם לא מערכת של טכניקות, אלא אורח חיים שבו, מצד אחד, הכל מוסדר בצורה ברורה, ומצד שני, יש הזדמנות תכנסו לראש על מה שאתם באמת אוהבים, ואל תעסיקו את הראש עם מה שהנייר יכול לאחסן.

אתה יכול לקרוא עוד על GTD במהדורה האחרונה של Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, שתצא ברוסיה בספטמבר 2015.