דיוויד אלן: איך לעשות סדר בחייך

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

דוד מספר על זרימת המידע סביבנו וכיצד להתמודד עם עומסי מידע, אם הם באמת קיימים.

אני בטוח, דיוויד, רוב האנשים שקוראים את המאמר הזה מרגישים עכשיו תקועים בעסקים - דואר, טקסט, שיחות טלפון - 24 שעות ביממה. האם הלחץ לבש צורות אחרות היום?

אנשים מרגישים עכשיו המומים כי הם לא חווים את הלחץ האמיתי שחוו אבותינו במשך תקופה ארוכה למדי של ההיסטוריה. המטרה העיקרית הייתה לשרוד. ומה שמעניין, דווקא מצב משברי כזה גרם לאדם להתנהג בצורה רגועה יותר: לאסוף ולעבד מידע במהירות, לקבל החלטות במהירות ולהקשיב לאינטואיציה שלו. הם התמקדו רק בדבר אחד - לשרוד בכל מחיר!

אבל כשמונעים ממך את המשבר הזה, העולם סביבך מתחיל להציף אותך בזוטות, אתה במרכזו של מבול: המסים גדלו, הקור ענה, המדפסת לועסת נייר… וכל הזבל הזה מהמכשירים האלקטרוניים שלנו 24 שעות ביממה, 7 ימים בשבוע!

כדי להתמודד עם הזרימה הזו, עלינו להחזיר לעצמנו את היכולת לקבל החלטות מהירות ולהקצות משאבים מוגבלים. באופן כללי, שום דבר לא השתנה מאז ימי קדם. ההבדל היחיד הוא כמה עוד החלטות אנשים צריכים לקבל עכשיו.

אם אינך יכול להתמקד במשהו, עליך ללמוד להבחין במה שחשוב לך כעת בעולמך. איך נתעדף את כל האשפה שמקיפה אותנו? אתה צריך מפות חשיבה שידריכו אותך. צריכה להיות מפה שאומרת לך מה אתה צריך לעשות בשלוש השנים הקרובות ומה בשלוש הדקות הבאות. ואלו קלפים שונים. בעיקרון, גם לוח השנה שלך יכול לעשות עבודה נהדרת. העיקר שהוא יענה על השאלה: למה אני צריך לשים לב עכשיו?

באילו כלים אתה באופן אישי משתמש כדי להיות פרודוקטיבי יותר?

אני משתמש ב-Lotus Notes מכיוון שאנו משתמשים בו כיישום ארגוני. חברי אריק מאק פיתח תוסף המאפשר לי להשתמש כאן בנוחות ביומן, הדואר ורשימת המטלות שלי. כל זה מסונכרן עם ה-BlackBerry שלי, מכיוון שעדיין לא הגדרנו תכונה זו עבור האייפון, אך אנו מנסים לתקן את אי ההבנה הזו בהקדם האפשרי.

אני משתמש ב-TheBrain וב-MindManager. הם שונים בפונקציונליות ומשרתים לפתור בעיות שונות במהות.

מה עוד? יש לי גם מחברת קטנה. רעיונות לפעמים מתעדכנים במקומות הכי לא צפויים, ואתה צריך לרשום אותם בדחיפות. לכן, נייר נשאר בחיי כדרך הקלה ביותר לתקן משהו במהירות.

אבל אני ממשיך לחפש כלים חדשים שיעזרו לי לנהל את הזמן ואת משאבי המוח שלי. לדוגמה, האייפד שלי התחיל להפוך בהדרגה מצעצוע לגאדג'ט פונקציונלי למדי. אבל זה עדיין מאוד מגושם, אני אוהב רק אפליקציה אחת של אדובי שבה אתה יכול לצייר את הצורות הפשוטות ביותר. אתה יכול לשחק עם זה, אבל זה לא יכול להחליף לוח רגיל עדיין. אז אני רחוק מלהיות טכנולוגיה גבוהה בהקשר הזה. אני גם משתמש ב-Microsoft Office. אני עובד על מק, אבל יש לי Parallels.

ומה לגבי מכשירים אמיתיים ולא אלקטרוניים?

הו, יש לי סל אמיתי שבו שמתי את כל ההערות שלי. זה המושיע שלי, זה סל שנקרא "אני לא רוצה לחשוב על כל זה עכשיו". העיקר לא לשכוח לחזור לסל הזה, עד שהכל יתעובש שם. ולמרות שאני פשוט זורק 80% מהפתקים שלי, זה משחרר לי את הראש טוב מאוד: זרקתי את זה לסל ושכחתי, ואז חזרתי והחלטתי אם צריך או לא.

זה בהחלט יהיה נחמד לעשות את כל זה באופן אלקטרוני. אבל יש בעיה שאפשר לאפיין כך: מחוץ לטווח הראייה - מחוץ למוח! הסל האמיתי הפיזי כל הזמן מתנשא לנגד עיניכם, וקל לשכוח מזבל אלקטרוני. אני מכיר הרבה אנשים שמכירים את הטכנולוגיה העילית, ובכל זאת הם חוזרים לנייר, כי זה הרבה יותר ברור. אתה צריך להיות בעל כוח רצון חזק ומשמעת עצמית כדי לחזור למה ששוכב איפשהו במחשב.

רבות דובר כעת על כך שאנו נתונים לעומס מידע. מה אתה יכול להגיד על זה?

מהו עומס מידע? אם זה באמת היה, אתה יכול להיכנס לספרייה וליפול מת. או ללכת לאינטרנט ולהתפוצץ, להתפזר לחתיכות קטנות.

למעשה, המקום שהכי רווי במידע הוא בו בזמן הכי מרגיע – זה הטבע. כל כך הרבה תמונות, צלילים וריחות שונים מקיפים אותנו. אגב, שמעת על חסך חושי? אתה יכול פשוט להשתגע אם אתה לא מרגיש את כל זה במשך זמן רב.

כאן הנקודה שונה. יש הרבה דברים בטבע הנושאים מידע, אבל רק מעטים מהם באמת משמעותיים עבורנו, למשל: בעלי חיים, פירות יער או סרפד. הבעיה בדואר האלקטרוני היא לא שהוא מכיל מידע רב, אלא שעל סמך המידע הזה עלינו לבצע פעולה כלשהי או לקבל איזושהי החלטה. וכאשר אתה מקבל מכתב, לא משנה ממי: מבן דוד או מבוס, אתה, לפני פתיחתו, מתכונן לכך שידרשו ממך מעשים. אתה כבר גולש בין האפשרויות של מה המכתב הזה עשוי להכיל: "זה יכול להיות חשוב, מאוד חשוב, זה יגרום לי לשנות את התוכניות שלי…" כעת תכפיל את המחשבות האלה במספר המכתבים שאתה מקבל ביום.

בנוסף, מחשבות פזורות וחוסר יכולת להתרכז הם גורם סטרס ובלם חזק בביצועים. בעבודה חושבים על מטלות הבית, ובבית חושבים על עבודה. אתה בכל מקום ואתה בשום מקום. ולאורך כל היום מלווה אותך תחושת חרדה משעממת.

שוב, שום דבר לא השתנה הרבה, מלבד התדירות שבה זה קורה. תוך 72 שעות, אתה ואני יכולים לקבל כל כך הרבה מידע שישנה את המיקוד והעדיפויות שלנו, מה שההורים שלנו לא קיבלו במשך חודש. בשנת 1912, מישהו דיבר על הטלפון באותו אופן שאומרים על דואר אלקטרוני: "אוי, זה יהרוס את איכות החיים", "השיחות יהפכו לשטחיות וחסרות משמעות", "כולם יסיחו רק מזה"! נשמע מוכר, הא?

ובשנת 1983, אדם עם יומן קטן בכיס נחשב לחנון פרודוקטיבי.

המגזין שלנו פרסם מאמרים רבים על ההשפעה האפשרית של הטכנולוגיה על הידע האנושי ועל יכולת החשיבה. לדוגמה: "האם גוגל עושה אותנו טיפשים?" איך לדעתך החוכמה ויכולת החשיבה האנושית משתנות לטובה או לרעה?

ובכן, כנראה היו לך אנציקלופדיות בילדות. ואפילו קראת אותם בתקווה ללמוד עוד על העולם. מה השתנה, מלבד שהגישה לידע הפכה למספר עצום של פעמים קלה יותר? אנחנו חיים בתקופה נהדרת, אני חושב שזה מדהים שאנחנו יכולים לתקשר ככה בקלות, בעודנו נמצאים באזורים שונים של הגלובוס.

רק תחשוב על ההצלחה שאדם יכול להשיג עם מעבד בראש! בתנאי שהוא יהיה היחיד כמובן. אבל אם תישאר האדם האחרון על פני כדור הארץ, לא תצטרך עוד מתכננים או GTD בכלל.

אנא ענו על השאלה המרכזית, מהו הדבר החשוב ביותר שאדם צריך לזכור כדי שיוכל להרגיש שליטה מלאה על חייו?

הכל צריך להיות מועלה מהמוח שלך למדיה חיצונית. אני לא יודע מה יכול להיות קל יותר! רשום מה חשוב (אפילו פוטנציאלי), הבהיר מה המשמעות של הדברים האלה עבורך ושמור את התוצאות כך שתמיד תוכל לחזור צעד אחורה ולהסתכל על הדברים בצורה רחבה יותר.

בעיקרון, הכל מסתכם בדבר אחד: תפסיקו להשתמש במוח שלכם כמקום לאסוף ולארגן את כל המידע שאכפת לכם ממנו. אם תנסו לשמור את כל זה בראש, בקרוב תמצאו שם חול טובעני, שבו הכל ישקע מיד.אני חולם על עתיד מפואר שבו נוכל לשחרר לחלוטין את ראשנו מהאשפה ולהקדיש את מוחנו אך ורק למחשבות חכמות.