איך לעשות סדר בדברים ולהתעדכן בהכל: מדריך מלא למערכת GTD

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

מתיאוריה לתבנית כדי לעזור בתכנון כל פרויקט.

למה GTD טוב?

הבעיה עם שירותי פרודוקטיביות היא שכולם ממקמים את עצמם כמקום בו הם יכולים לפתור את כל הבעיות, לאגור מידע, לתקשר. רוב השירותים מבקשים מכם לתעדף ולפעול לפיהם.

אבל מעטים יכולים להתרכז בביצוע משימות חשובות ולא לשים לב לכל מיני דברים קטנים: משימות דחופות, בקשות של קולגות, חברים או מכרים. כשיש הרבה משימות, קשה להתמודד איתן. לכן, בפועל, יש להשתמש במספר שירותים לצורך ניהול עניינים. כשיש הרבה דברים לעשות, אנחנו מתחילים להתבלבל בשירותים וברשימות האלה ובסופו של דבר מפסיקים להשתמש בהם.

מתודולוגיית Getting Things Done (GTD) מספקת תוכנית אוניברסלי לבניית מערכת אחת שבה תוכל לפתור כל בעיה. תוכלו להירגע ולא לדאוג, שכן תהיו בטוחים שלא תשכחו כלום. בזמן הנכון, המערכת תנחה מה צריך לעשות ובמה להתמקד.

אז למה כל כך הרבה עובדים בצורה לא פרודוקטיבית?

אנשים מתחילים לעבוד בצורה לא פרודוקטיבית כשיש הרבה פרויקטים, מקרים ומשימות. קשה להם להחזיק את כל זה בראש, שלא לדבר על סדר עדיפויות. לכן, או שלא עושים כלום, או שעושים מה שהכי קל ועניינים חשובים נדחים למאוחר יותר. בעיה נוספת מופיעה: כאשר אתמול היה צריך לפתור משימות דחופות.

בנוסף, האדם מתחיל להתעייף מהר יותר, הופך לעצבני. הוא כל הזמן רץ כמו סנאי בגלגל השגרה, ופרויקטים ממש חשובים, כספיים ואסטרטגיים נשארים בצד.

מערכת Getting Things Done, שתוארה על ידי דיוויד אלן בספר שיצא לאור ב-2001 והפך לרב מכר עולמי, תעזור להתמודד עם המצב הזה.

ספר לי על המושגים הבסיסיים של GTD שאתה צריך לדעת

שגרה - אלו הם אותם מעשים, מחשבות ודאגות שמפריעים, מסיטים את הדעת ומבזבזים אנרגיה. עד שהשגרה לא תתורגם למשימות, אי אפשר לשלוט בה. הרהור פעמים רבות באותן בעיות הוא שימוש לא יעיל באנרגיה יצירתית שיוצר תסכול ולחץ.

המטרה של GTD היא לשחרר את הראש מהשגרה ולהסיר מתח פנימי.

זיכרון מבצעי אנושי- האזור במוח שבו נמצא הזיכרון לטווח קצר. זה המקום שבו אנחנו בדרך כלל שמים עסק לא גמור עדכני, הבטחות שניתנו לאנשים אחרים ומחשבות אחרות שמטרידות אותנו. למרבה הצער, יש גבול לכמות השגרה שאתה יכול לאחסן על מנת שהמוח שלך יתפקד כראוי. אם זיכרון ה-RAM שלך מלא, דעתך מוסחת על ידי משימות קטנות ושוכחת מהמטרות שלך, מה שמוביל ללחץ.

כלים לאיסוף מידע- לאן הולך המידע ולאן אתה רושם מה צריך לעשות. לדוגמה:

• מארגנים;
• מחברות;
• אימייל;
• לוּחַ שָׁנָה;
• מקליט קול.

סל "תיבת דואר נכנס"- מאגר יחיד לשגרה שאתה הופך למשימות ומשימות. אחד הכללים החשובים ביותר לעבודה עם תיבת הדואר הנכנס שלך הוא לנקות אותו באופן קבוע.

פעולות פשוטות - פעולות שלב אחד שלוקחות פחות משתי דקות להשלמתן. בפועל, נוח יותר להקדיש חמש דקות לעניינים כאלה.

פּרוֹיֶקט - משימה שדורשת יותר משלב אחד לביצוע. יש צורך להשאיר תזכורת על הפרויקט ולתאר את השלבים הראשונים לביצועו. כתוצאה מכך, הפרויקט הופך לפעולה פשוטה שניתן להשלים בחמש הדקות הקרובות ולקבל את התוצאה הסופית.

לפרויקט חייב להיות קישור לכרטיס או קובץ, המתארים את הפרטים: אחראי, מועדים, קטגוריה (למשל, "שיווק", "משפטי", "פיתוח"), קישורים לכרטיסים קטנים יותר עם משימות. מבנה זה נוח לארגון בטרלו.

רשימת הקשר - רשימת משימות שנוחות לביצוע בתנאים מסוימים. לדוגמה, ברשימה ההקשרית "רכישות" תהיה רשימה של דברים ומוצרים שצריך לקנות בחנות. רשימת השיחות עשויה להכיל רשימה של שיחות לביצוע כאשר אתה פנוי.

זה נוח להכין רשימות הקשריות אינדיבידואליות עבור האנשים שאיתם אתה עובד ומתקשר. בעת מפגש עם אדם מסוים, אתה יכול לפתוח במהירות את הרשימה ולפתור את הבעיות הדרושות.

איך אני משתמש בלוח השנה?

יש לרשום את הדברים הבאים בלוח השנה:

• פעולות שיש לבצע בזמן מסוים (פגישות, פגישות עסקיות, סמינרים);
• פעולות שצריך לעשות ביום מסוים (לסיים את הפרויקט בתאריך מסוים, לקחת חלק בכנס);
• מידע על תאריכים ספציפיים (ימי נישואין, ימי הולדת, חגים).

אני משתמש ביומן Google כדי לעקוב אחר כל הדברים האלה. שירות זה נוח כי:

• נגיש הן מהטלפון והן מהמחשב;
• ניתן להציג מספר לוחות שנה על מסך אחד בו זמנית;
• יש תזכורות בסמארטפון.

אם הוספתם משהו ליומן, או שתעשו זאת או שתדחו אותו לתאריך אחר. אין צורך לעמוס את לוח השנה ברשימת מטלות שמתוזמנת באופן קבוע מיום ליום. יש פתרונות נפרדים לרשימות כאלה.

אם אתה צריך להתקשר באופן קבוע ללקוחות, ספקים או קבלנים בזמן מסוים, עדיף להשתמש במערכת CRM לשם כך.

אילו רשימות כדאי ליצור?

רשימות פעולות עדיפות

עריכת דו ח שבועי, בחינת אתר מתחרה, ניקוי תיבת הדואר הנכנס בתיבת הדואר, עריכת מטלה טכנית למעצבים - כל הפעולות הללו אורכות יותר משתי דקות, אך לא ניתן להאציל אותן לאף אחד. אנחנו מכניסים דברים כאלה לרשימות של פעולות עדיפות ומבצעים אותם במהלך היום.

כללים לעבודה עם רשימות כאלה:

• לא צריך להיות הרבה רשימות, שתיים או שלוש מספיקות. לדוגמה, אישי, עבודה, משפחה. אם יש לך משימה מהרשימה ליום מסוים, הגדר תזכורת בלוח השנה שלך.
• זה נוח לסמן משימות ברשימה זו לפי הקשר: "בדרך", "במחשב", "קרא", "קנה", "הבטחות". למשימות יכולות להיות תווית אחת או יותר. לדוגמה, המשימה "ללכת עם הכלב" תתייחס לפרויקט "אישי" ולתווית "הבטחות".
• לפני הוספת משימה לרשימה, שקול אם עליך לבצע אותה בכלל. אם התשובה חיובית, החליטו אם עליכם להשלים את התיק באופן אישי. הרי אתה יכול לשלוח הודעה קולית לכפוף ולהאציל לו. המשימות שהקצת יסווגו "הוקצו". הוא יכיל מקרים הן מרשימת העבודה והן מהרשימה האישית.
• סקור את הרשימות באופן קבוע. עשה זאת כשיש לך דקה פנויה. העבירו למעלה את המשימות שצריך לעשות קודם.
• נקה את רשימות המטלות שלך לפחות פעם בחודש.

רשימת "יום אחד"

רשימה זו תכלול דברים שאינם דורשים פעולה אקטיבית. זה יכול להיות:

• ספרים, תקליטים, הדרכות וידאו שאתה רוצה לקנות;
• מיומנויות שימושיות שאתה רוצה לשלוט בהן;
• מקומות שבהם תרצו לבקר;
• דברים שאתה רוצה לקנות.

עליך לעיין ברשימה זו מעת לעת, לרשום הערות ולהפוך אותן ליעדים שעליהם תתבצע העבודה.

כיצד מאחסנים מידע התייחסות שיועיל בעתיד?

מידע זה אינו מצריך כל פעולה. הקריטריונים העיקריים למאגר המידע הזה:

• חיפוש נוח לפי כותרות, תגיות, תיאורים קצרים.
• קלות הצבת מידע במאגר.
• מבנה אינטואיטיבי של אחסון מידע. כשמגיעים נתונים חדשים, עליך לבחור במהירות את הקטגוריה ותת הקטגוריה היכן לשים אותם.
• זמינות אחסון מכל מכשיר.

האם יש טקסי GTD חובה?

כן, יש כמה מהם.

איסוף כל המידע בסל "תיבת הדואר הנכנס"

ישנם כלים רבים לאיסוף מידע. אבל כל זה צריך לזרום למקום אחד, איתו תמשיך לעבוד.

ריקון האשפה של תיבת הדואר הנכנס

פעם או פעמיים בשבוע, יהיה עליך לעיין ברשימת תיבת הדואר הנכנס ולמיין את המצטבר לפי תיקיות או קיצורי דרך. הטקס הזה צריך להפוך להרגל, שנוצר מאלגוריתם מובן של פעולות וחזרה שיטתית שלהן.

כדאי שתהיה לך תוכנית פשוטה, שלב אחר שלב, כיצד לנקות את מערכת המטלות שלך מדי שבוע. צור לוח שנה בו תציין את הימים בהם טופלו התיקים. הקצה לעצמך פרס אם, למשל, תוך 30 יום לפחות 20, אתה מרוקן את תיבת הדואר הנכנס שלך ומחקת ימים בלוח השנה שלך.

עדכון של רשימת פעולות העדיפות והרשימה "יום אחד", תעדוף

בעת תיקון רשימות, חשוב לתעדף נכון ולהיות מציאותיים לגבי החוזקות שלך. זה הכרחי כדי לא להעמיס על עצמך במשימות סוחפות ולא לסבול ממימוש חוסר היעילות שלך.

הורס סלים מיותרים

לעתים קרובות, בזמן תקשורת עם עמיתים ושותפים, מופיעות תיבות דואר, מסמכים ורשימות חדשות.

המשימה שלך היא להפוך הכל לאוטומטי ככל האפשר כך שהנתונים יזרמו לתיקיית Inbox.

זה יכול להיות תיבת דואר או מתכנן אלקטרוני. עבור אוטומציה והפניית מידע, שירותי IFTTT ו-Zapier מתאימים. צריכים להיות פחות סלים לאיסוף מידע.

איך לעבוד עם סל Inbox ולמיין את התיקים שהצטברו?

ראשית, שלף את המשימה, המקרה או המידע מתיבת הדואר הנכנס שלך וענה על השאלה "מה זה? אתה באמת צריך לעשות משהו?"

אם אתה לא צריך לעשות כלום, יש לך שתי אפשרויות. אם זה זבל שכבר לא מועיל, אתה זורק אותו. אם זה מידע שימושי, שים אותו בארכיון. זה צריך להיות מובנה לפי קטגוריה ותג, כך שקל למצוא את מה שאתה מחפש.

אם אתה צריך לעשות משהו עם המידע, יש שלוש אפשרויות:

1. השלם את הדרוש.אם הפעולה חשובה ולא תיקח יותר מ-2-5 דקות.

2. להאציל למישהו.אם הפעולה נמשכת יותר משתי דקות, שקול אם אתה יכול להאציל אותה למישהו.

בעת האצלה למישהו, יש לכתוב את הדברים הבאים:

• תוצאה סופית;
• תוכנית עבודה (דרך אל המטרה);
• המועד האחרון להשלמת המשימה;
• תאריך הבקרה והתוצאה שצריכה להיות מוכנה לה (בינוני או סופית).

3. דחה לעתיד. בעשותו כן, ציין:

• תוצאה רצויה;
• הפעולה הבאה הקרובה ביותר שתינקט. זכור: אי אפשר להשלים את הפרויקט בכללותו, אתה יכול לעשות רק צעדים פשוטים ספציפיים שיקרבו אותך לתוצאה הסופית;
• מועד אחרון. אם אין מסגרת זמן מדויקת, הוסף את הפעולה לרשימת "יום אחד".

אתה יכול לשלוח הודעות לעצמך כדי לקבל אותן ביום המיועד. לשם כך מתאימים גם "יומן גוגל" עם תזכורת ביום הנכון, וגם אפליקציית הדואר של בומרנג, שתשלח לך מייל בזמן מסוים.

איך לתכנן את העבודה?

ניתן לחלק את כל העבודה לשלושה שלבים:

1. יישום המתוכנן מראש. זה יכול להיות גם דברים חשובים אסטרטגית שמקרבים אותך למטרה שלך, או שגרה שפשוט צריך לעשות.
2. מבצע עבודה כפי שהיא מופיעה באופן בלתי צפוי. זה כאשר משימות של קולגות, מנהלים, מכתבים מלקוחות מגיעות במהלך היום.
3. תכנון להמשך העבודה: עריכת ותיקון רשימות, קביעת סדרי עדיפויות. נקודה זו לא אמורה לקחת יותר מדי זמן עד שתעשה תכנון לשם התכנון.

התרגול של תכנון מקרים ומשימות (ספר תזכירים) מתואר בספרו של דיוויד אלן.

דיוויד אלן יועץ ביצועים אישיים וניהול זמן, מחבר מתודולוגיית הפרודוקטיביות של GTD

לספר הנצחה צריך 43 תיקיות: 31 מסומנות במספרים מ-1 עד 31, עוד 12 עם שם החודשים. תיקיות יומיות מוצבות בחזית החל ממחר. מאחורי התיקייה עם המספר 31 נמצאת התיקייה לחודש הבא, ומאחוריה התיקיות עם שאר החודשים.

תוכן התיקייה ליום המחרת מועבר מדי יום לפח, ואז התיקיה ממוקמת מאחורי אחרון התיקיות היומיות (כאילו הועברה לחודש הבא). כאשר תפנו תיקייה 31 לחודש הנוכחי, תהיה תיקיה עם שם החודש החדש מאחוריה, ואחריה תיקיות עם ימי החודש החדש. כמו כן, התיקיה עם החודש הנוכחי כשהוא חלף מועברת לשנה הבאה.

בתיקייה מסוימת צריך לאחסן מסמכים הדורשים פעולות ספציפיות (טופס שיש למלא, מכתב לשלוח).

כדי שהמערכת תעבוד, יש לעדכן אותה מדי יום. אם שכחת לעדכן את התיקיה של מחר, לא תוכל לסמוך על המערכת. יחסר מידע חשוב, שיצטרך להתמודד איתו בדרכים אחרות.

אם אתם עוזבים למספר ימים, אז לפני היציאה אתם צריכים לבדוק את התיקיות של הימים שבהם תיעדרו.

כיצד לארגן זאת בפועל, תוך התחשבות במערכות תכנון מודרניות:

1. במקום ספר בלתי נשכח, השתמש במארגן עם רשימות מטלות לכל יום והזן בו משימות עבור היום הנוכחי. יש להקליט תחילה פגישות ועניינים הקשורים לזמן ולקבוע תזכורות כך שהמערכת תודיע להם מראש.
2. צור קובץ עם רשימת מטלות למשך חודש. זוהי רשימה של מה שאתה רוצה להספיק במהלך תקופה זו. אתה מוסיף לו מקרים במהלך כל החודש. עדכון משימות צריך להתרחש פעם בשבוע. כשאתם מתכננים את המשימות החשובות ביותר שלכם, פזרו שבוע אחר שבוע כדי שתבינו את סדרי העדיפויות שלכם. אתה תבצע אותם מלכתחילה, אחרת כל הזמן יעבור לעניינים קטנים ודחופים.
3. צור קובץ עם תוכניות לשנה. יש לבדוק זאת פעם בחודש. תיקים מקובץ זה מועברים לתוכניות חודשיות.
4. ערכו תכניות לשנה על סמך יעדים ארוכי טווח למשך 3-5 שנים. עדיף לרשום את הדברים האלה או בסוף השנה, או במהלך חופשה, כשהראש לא עמוס במשימות יומיומיות.

ארבע הנקודות הללו הן מה שדיוויד אלן מכנה מערכת התכנון הטבעי. מערכת זו מאפשרת לך להתקדם לעבר מטרות שחשובות לך ולא לבזבז זמן על השגרה.

האם יש תוכנית אחת שמתאימה לכולם שאפשר להשתמש בה לתכנון כל פרויקט?

אה בטח. דיוויד אלן קורא לזה מודל התכנון הטבעי. זה מורכב מכמה שלבים.

שלב 1. מטרה ותמונה של התוצאה האידיאלית

הגדירו מטרה או תוצאה סופית אידיאלית, דמיינו שהשגתם אותה.

תאר את זה עם כל הקריטריונים להצלחה (כסף, אנשים, הכרה). ככל שתתאר יותר את התוצאה הסופית, כך המוטיבציה תהיה חזקה יותר, במיוחד ברגעים שבהם אתה צריך לבצע פעולות ספציפיות, אבל אין לזה זמן.

שלב 2. עקרונות

תאר את העקרונות שבהם תפעל כשתשיג את מטרתך. לדוגמא: "אני אתן לאנשים חופש פעולה מלא אם הם… (ישארו במסגרת התקציב, יסיימו את הפרויקט לפני תאריך יעד ספציפי)". שאל את עצמך: "אילו פעולות יכולות להפריע לפעילות שלי? איך אני יכול למנוע אותם?"

העקרונות ברורים ומהווים קו מנחה מהימן לניהול הפעילויות.

שלב 3. סיעור מוחות

סיעור מוחות תוך רישום כל הרעיונות השונים שעולים בראש.

עקרונות מרכזיים של סיעור מוחות:

• אל תשפוט;
• אין מחלוקת;
• לא להעריך;
• אל תבקר;
• לחשוב על כמות, לא על איכות;
• ניתוח וארגון צדדיים.

שלב 4. תוכנית פרויקט בצורת רשימה

ארגן את תוצאות סיעור המוחות שלך ברשימת מטלות. התחל לתכנן בסוף ולעבוד את הדרך חזרה. זה יקל עליך לתכנן ולזהות את הצעד הראשון לקראת המטרה שלך. דוגמה לתכנון מהסוף:

מטרה (תוצאה אידיאלית): אני יכול לדבר ספרדית ולהבין אנשים.

למה זה: אני רוצה לתקשר ללא השתתפות של מתרגמים במהלך משא ומתן עסקי עם שותפים ספרדיים ולתקשר בחופשיות עם אחרים בזמן חופשה בספרד.

צעדים למטרה:

• צעד אחד לפני שהגעתי למטרה: מצאתי דובר ספרדית כשפת אם ומדבר איתו פעמיים בשבוע.
• צעד אחד לפני: עברתי את מבחן הבקיאות בשפה B1.
• צעד אחד לפני: עברתי את מבחן הבקיאות A1.
• שלב אחד לפני כן: למדתי שיעורי ספרדית שמונה פעמים בחודש והשלמתי את כל שיעורי הבית שלי.
• צעד אחד לפני זה: נרשמתי לקורס ספרדית ושילמתי עבור חודש לימודים.
• שלב אחד לפני: אספתי מידע על קורסי ספרדית והכנתי טבלת השוואה.
• שלב ראשון: תכננתי מועד בלוח השנה שבו אני אוסף מידע על קורסי הספרדית.

כאשר צוות עובד על משימה אחת וצריך לארגן את כל התוכנית במקום אחד, נוח להשתמש בתרשים גנט. הטור הראשון בו הוא השלבים בדרך למטרה, הטור השני הוא האחראים. בהמשך יהיו עמודות עם פרק זמן. התאים יכילו סטטוס של שלב ספציפי, למשל, "מתוכנן", "בביצוע", "הושלם", "נדחה".

GTD ומערכת התכנון הטבעית יכולים להיראות מרתיע. אבל כשתתאימו אותו לעצמכם ותתחילו להשתמש בו באופן קבוע, תרגישו שהכל הרבה יותר קל ממה שנראה במבט ראשון.