איך לתכנן דברים בשיטת ALPEN ולהתעדכן בהכל

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

ניהול זמן בדיוק גרמני.

מהי שיטת ALPEN

זו עוד דרך לתכנן דברים כך שמובטח לכם שיהיה לכם זמן להכל ויחד עם זאת לא להשתגע עם העומס. הוא הומצא על ידי הפרופסור הגרמני לכלכלה ומומחה לניהול זמן Lothar Seivert.

מחבר השיטה חילק אותה לחמישה מרכיבים. האותיות הראשונות בשמות השלבים נוצרו בסופו של דבר למילה הגרמנית ALPEN (ברוסית "אלפים"):

א - הכנת רשימה של משימות (אufgaben);

ל - אומדן הזמן הנדרש (ל änge schätzen);

פ - תכנון זמן החיץ (פufferzeiten einplanen);

ה - תעדוף משימות (הntscheidungen treffen);

נ - מסכם (נachkontrolle).

מהות השיטה היא להבין לאילו משימות באמת כדאי להקדיש זמן, ואילו מהן אפשר להשאיר לאחר מכן. בנוסף, היו מציאותיים לגבי הזמן שתצטרכו להשקיע, וזכרו שעבודה ללא הפרעות היא הדרך לשחיקה.

במהותה, שיטת ALPEN היא שילוב של תזמון בלוק עם מטריצת אייזנהאואר מניהול זמן קלאסי.

כיצד לתכנן מקרים בשיטת ALPEN

עשה רשימה

רשמו הכל - כל הדברים שהייתם רוצים לעשות היום. פשוט רשום את זה: במחברת נייר, במחברת או במתכנן בטלפון שלך.

הפיתוי לערוך רשימה מנטלית הוא, כמובן, גדול, אבל משאבי הזיכרון ה"עובד" האנושי אינם בלתי מוגבלים. על פי כמה דיווחים, הוא יכול לאחסן בו זמנית עד ארבע משימות או אובייקטים.

אל תבזבזו זמן בתעדוף דברים תחילה - פשוט רשמו את מה שעולה לכם בראש. הרשימה בוודאי תתברר כמרשימה להחריד. זה בסדר, זה צריך להיות כך.

תעריך כמה זמן זה לוקח

כל מי שניסה לתכנן דברים לפחות פעם אחת עלה כמעט בוודאות על המגרפה האהובה על עולים חדשים בניהול זמן: הוא הכין רשימה של 15 משימות, אבל בסופו של דבר הוא לא ביצע אפילו חצי, כי הן, מסתבר, פיזית. לא מתאימים ליום עבודה. כתוצאה מכך, התעצבנתי וזנחתי את כל טכניקות ניהול הזמן החדשות הללו.

כדי למנוע את זה, אתה צריך להבין את עלויות הזמן. חשבו כמה דקות או שעות כל משימה ברשימה שלכם תימשך. היו כמה שיותר מציאותיים. בנו על ניסיון העבר, ואל תשכחו את תכונות האישיות שלכם אם, למשל, אתם מתעייפים מהר או מתמהמהים. צריך לזכור שכל העניינים האלה הם בשבילך, לא בשביל סופרמן דמיוני.

כשתסיים לחשב, רשום את הזמן המשוער ליד כל פריט.

תכנן את זמני החיץ שלך

טעות נפוצה נוספת היא לתכנן דברים אחד אחד. אסטרטגיה כזו, ראשית, לא לוקחת בחשבון שאדם צריך לקחת הפסקות, ושנית, היא מובילה לכך שכל התוכניות מסתכנות בקריסה עקב עיכוב קטן אחד או כוח עליון.

הפגישה ארכה קצת יותר מהזמן שנקבע, הקבלן נתן את ההוראה קצת מאוחר יותר, חלק מהקולגות איחרו, נתקעתם בפקק, הילד התלבש הרבה זמן בגן - וזה הכל, יש לדחות את הדברים הבאים, או אפילו לבטל ולצייר מחדש כל היום. זה בדרך כלל מאוד כועס ומתסכל.

לכן, לאחר כל משימה, חשוב לכלול בתוכנית את מה שנקרא זמן חיץ, כלומר כזה שלא מעסיקים אותך בכלום.

אם משהו משתבש, המשבצות הריקות הללו יעזרו לך להתמודד עם שאר העסקים. ואם לא קורה כוח עליון, אתה מנצל את זמן החיץ כדי לקחת הפסקה: לשתות קפה, לטייל, לקרוא ספר או סתם לשבת בשקט. לבסוף, אתה יכול להקדיש את הזמן הזה למשימות נוספות או לפרויקטים אישיים.

עליך לקבוע את גודל בלוקי החיץ בעצמך. באופן אידיאלי, לפי שיטת ALPEN, הם צריכים להוות עד 40% מזמן העבודה.

תעדוף משימות

בשלב זה לרוב מתברר כי בהינתן חוסמי הזמן והחיץ הנדרשים, את רשימת המטלות שהאדם הרכיב לראשונה, בלתי אפשרי פיזית להתגבר עליה ביום. לכן, עליך לתעדף ולבחור אילו משימות לשמור ואילו לבטל או לתזמן מחדש.

לשם כך מתאים כלי קלאסי - מטריצת אייזנהאואר. לפי זה, כל המשימות מהרשימה מחולקות על תנאי לארבע קטגוריות:

1. חשוב ודחוף. צריך לטפל בהם קודם.
2. חשוב אבל לא דחוף. אתה יכול להקדיש זמן לאלה לאחר שתתמודד עם הקבוצה הראשונה.
3. דחוף אבל לא חשוב … עדיף להאציל אותם או לעשות אותם במקום השלישי אחרי החשובים, כדי לא להקדיש אותם כל היום ולא ליפול למלכודת הדחיפות.
4. לא דחוף ולא חשוב … את אלה יש למחוק, להעביר למישהו או להעלות על האש האחורית.

כך, הרשימה שלך תצטמצם משמעותית ותהיה קרובה הרבה יותר למציאות.

לְסַכֵּם

בסופו של יום, פתח את מתכנן היום שלך ושאל את עצמך כמה שאלות:

• מה הצלחת לעשות ומה לא?
• האם היה לך מספיק זמן לכל המשימות המתוזמנות?
• האם הערכתי נכון את הזמן הנדרש, או שעלי להקדיש יותר בפעם הבאה?
• האם היה מספיק זמן חיץ בתוכנית שלי כדי לפצות על כוח עליון ולהספיק לנוח?
• האם יש לי זמן להתעסק בנושאים חשובים ודחופים כדי לא לשבש מועדים, אך יחד עם זאת לא להסתבך בשגרה?
• מה אתה יכול לעשות כדי שהתוכנית תהיה נוחה יותר עבורי בפעם הבאה?

כאשר אתה עונה עליהם, תזמן מחדש את המשימות שלא התמודדת עליהן למחרת. ולעשות תוכנית חדשה מתוך מחשבה על "תיקון הטעויות".