איך 7 תכונות של מארגן אחד עזרו לי לעשות סדר בדברים

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

MyLifeOrganized (MLO) יכול לשנות באופן דרמטי את איכות חייך ולעזור לך לעשות סדר בדברים. הוא מציע מתודולוגיה יעילה לניהול עסקים וזמן.

כל האנשים שמתכננים או רק הולכים לתכנן את חייהם מחפשים כל הזמן את השיטה היעילה ביותר לניהול עסקים וזמן. והחיפוש הזה יכול לקחת שנים. קשה להתווכח עם האמרה "או שאתה מתכנן את חייך, או שזה קורה לך".

אתה יודע איך הם מתכננים בצבא? אחת לחודש יושבים כל הקצינים בכיתה, שם עליהם לרשום במחברת מיוחדת את המשימות האופייניות לחודש, את תכנית החודש ואת התכנית לכל שבוע. כל זה צבוע בעפרונות צבעוניים ומאושר על ידי מפקד היחידה. לאחר מכן, התוכנית נשכחת עד החודש הבא, ולמען האמת, זה היה רק לראווה. ואם זה אפילו יותר פשוט, אז בתמונה אף אחד לא צריך את זה. אני מתכנן את זה כבר 13 שנים…

לאחר היציאה מהצבא הוזמנו אשתי ואני להכשרת "תכנון אסטרטגי לשנה הבאה". והתגלית הכי גדולה הייתה שכל מה שתכננתי לשנה הושלם תוך שלושה חודשים. תכנון, עכשיו "בר השגה אמיתי", הפך לחלק בלתי נפרד מחיי.

בהתחלה הכל היה על הנייר. עם התפתחות הטכנולוגיה, הוא החל לחפש אפשרויות חלופיות למחשב, ובהמשך לגאדג'טים ניידים.

בספר "איך לעשות סדר בדברים" אמר דיוויד אלן שאין תוכנה כזו שתשלוט לחלוטין בכל תהליכי החיים, העסקים וכו'. אולי בזמן כתיבת הספר זה היה. אבל לא עכשיו…

עצרתי את החיפוש הזה אחר שיטות יעילות מהרגע שהכרתי MyLifeOrganized (MLO). זה השפיע באופן דרמטי על איכות חיי, וכעת אני מתמקד רק בהשלמת הפעילויות המתוכננות.

במה שונה MLO ממארגנים אחרים?

הנה רשימה של שבע הנקודות הראשונות שברצוני לחלוק איתכם היום.

1. היררכיה

המראה של חלון המארגן הראשי אינו מוגבל על ידי תבניות או כללים כלשהם. אתה יוצר דיאגרמת מבנה משלך של יעדים, פרויקטים ומשימות אחרות, המוצגים באופן סכמטי בהיררכיה ומאורגנים בעץ.

במהלך שלוש שנים של שימוש ב-MLO, עברתי הרבה תוכניות לבניית רשימות מטלות ובסופו של דבר התיישבתי בהיררכיה של גלגל החיים. "גלגל החיים" הוא טכניקה פסיכולוגית חזקה מאוד, התפתחות רב-תכליתית של אדם בכל תחומי החיים, שאינה מאפשרת לאיש עסקים להיות אומלל ביחסים אישיים, ולאיש משפחה ואבא טובים להישאר בבית ללא כסף.. כלומר, הדיאגרמה שלי מתחילה עם כיווני חיים (כמובן, הכל צבוע בצבעים שונים):

• עֲבוֹדָה;
• עֵסֶק;
• בַּיִת;
• משפחה ומערכות יחסים;
• בריאות וספורט;
• בהירות החיים;
• התפתחות אישית וכו'.

זה מאפשר לי לראות באיזה מגזר אילו יעדים הצבתי לעצמי, איזה מהם צריך להדק, ואיפה הכוח האכזרי עם עומס שנתי. ולמרות זאת, זה מאוד נוח אם אתה צריך להתמקד במגזר מסוים.

אגב, בהיררכיה כזו, המשימה לא תהיה פעילה ברשימת המטלות עד להשלמת כל המשימות המשימות שלה, ועל כך תודה מיוחדת לאלגוריתם הפנימי של בניית רשימת המשימות לביצוע המובנה ב-MyLifeOrganized.

2. תזמון אוטומטי של העניינים שלך

תכונת ה-MLO הכי מגניבה שלא ראיתי באף מארגן היא ההזמנה האוטומטית של רשימת המטלות שלכם, תוך התחשבות בעדיפות המשימה, שנקבעת לפי תאריך ההתחלה, תאריך היעד, החשיבות והדחיפות של המשימה. ב"סכימה" אתה קובע את פרמטרי המשימה שלך, וזהו! לאחר מכן, התוכנית מרכיבה עבורך רשימת מטלות מסודרת.

אם אתה חסיד של מיון משימות ידני, יש דבר כזה בשבילך…

3. גמישות. עובד כמו שאתה רוצה: מסננים, תצוגות, מיקוד, עיצוב אוטומטי

הגמישות של ההגדרות והפונקציות של המארגן הזה היא פשוט מדהימה. בהשוואה לאמנויות לחימה, MLO הוא "מתומן ללא חוקים" שבו ממש הכל מותר. העיקר שכל זה יעיל ומוביל לתוצאה הרצויה!

כל סוג של תכנון (GTD, Covey, "Autofocus" ואחרים)! ניהול אקטואליה! הישגים של מטרות!

אתה יכול:

• צור סוגי משימות ורשימות משלך, שרק הדמיון שלך יכול לצייר בראשך.
• צבע את המערכת שלך באמצעות עיצוב אוטומטי (סמלים, צבעים, מילוי לפי הכללים שאתה מציין).
• בעזרת מיקוד, התרכזו בכיוון, יעד, פרויקט אחד ספציפי.
• באמצעות מסננים, התאם אישית את רשימת המשימות הפעילות לכל התנאים הדרושים (הקשרים, מועדים, זמן ביצוע, מאמץ נדרש, עמידה בכל פרמטר אחר).
• כל מה שאתה יכול לעשות עם הפונקציות של תוכנית זו. אבל העיקר שכל זה יכול לשמש רק כשצריך. צריך רשימת מטלות פשוטה - בבקשה. התוכנית אינה עמוסה בהגדרות מיותרות כרגע.

אני ויזואלי חזק! לכן, עבורי כל מה שקשור ל"לראות" חשוב מאוד לתפיסה. וכאן זה אפילו לא על היופי של המערכת שלך, אלא על העובדה שכל זה בבירור עוזר לי להיות יעיל יותר.

ב-MLO, כל זה זמין דרך פונקציות העיצוב האוטומטי. והכי חשוב, אין חוקים קשוחים, רק הפנטזיות שלי:

• כל המשימות החשובות מסומנות באדום ומודגש.
• בעזרת דגלים אני מאציל משימות ושולט בהן באופן מלא (קובע משימה, שומר עליה בשליטה, ממתין לסיום), וכן מבצע ושולט במשימות שההנהלה מטילה עליי (הן צפויות להסתיים על ידי.).
• לתיקיות של חלקים שונים יש צבעים שונים עבורי, ותוכלו לראות אם יש משימות בתיקייה הזו או לא. זה מאוד נוח וחוסך זמן בעבודה עם משימות ותיקיות.
• הקציתי את הסמלים שלי לקבוצות מסוימות של משימות (שיחות, הדפסה) וכו'.

כמו שאומרים, עדיף לראות פעם אחת מאשר לשמוע מאה פעמים, אז הנה מסך של תרשים העבודה האישי שלי במלוא הדרו:

4. תלות

ישנן משימות שלא ניתן לבצע עד אשר משימה אחרת הושלמה:

• אנחנו לא יכולים לתלות תמונה עד שקנינו בורג עם דיבל ועד שנשאל מחורר מהשכן.
• אנחנו לא יכולים לבשל דייסה עד שקנינו דגנים ומרכיבים אחרים.

ויש הרבה דוגמאות דומות. MyLifeOrganized לוקח בחשבון את כל התלות הללו, מארגן ומציג בצורה ברורה.

יתר על כן, אתה יכול לא רק להגדיר את התלות של משימה אחת באחרת, אלא גם לציין את מרווח הזמן שאחריו המשימה הבאה תהיה פעילה.

5. סקירה כללית

יש משימות ורעיונות שלא ניתן להשלים כרגע. נושאים אלו ב-GTD מסווגים כיום אחד / אולי ומומלץ לסקור אותם בסקירה השבועית כדי שלא תפספסו רעיון חשוב בזמן הנכון.

למשימות כאלה ב-MyLifeOrganized ישנה תצוגת "סקירה כללית" נפרדת, שבה ניתן להגדיר את התדירות שבה תרצו לצפות בהן (רענן בזיכרון כדי לקבל החלטה לפעול או לדחות יותר).

מסכים, לא כל הרעיונות, החלומות והמשימות לעתיד דורשים תזכורת שבועית של עצמך.

• מה שאני רוצה לקנות מתישהו, קבעתי בתוכנית כדי לראות פעם בחודש לפני המשכורת.
• את המקומות בהם אני רוצה לבקר / להירגע / לטייל, אני מקים לצפייה שנתית או חצי שנתית.

6. ניתוח

לנוחות של הזנה מהירה של משימות בבת אחת עם מאפיינים מסוימים, לתוכנית יש ניתוח של קלט טקסט.

מה זה?

מספיק לכתוב בכניסה למשימה "הפעל את המטלה מחר בשעה 10:00, תזכורת-בשעה 5 @ עבודה" וללחוץ Alt + Enter, והתוכנית עצמה תקצה למשימה "הפעל את המטלה" את תאריך ההתחלה והמועד. תאריך, קבע תזכורת, הקצה את דרגת החשיבות הגבוהה ביותר ואת ההקשר הדרוש.

וזו רק דוגמה אחת, ויש מספר עצום של אפשרויות כאלה ב-MLO.

להלן דוגמאות ממדריך העזר של MyLifeOrganized לקלט נכון שניתן להמיר למספר וזמן נתונים:

• מחר בשעה 15:00;
• בעוד 5 ימים;
• יום שישי (שישי בעתיד הקרוב);
• ג' 11:20;
• בינואר 26;
• לאחר 3 שבועות 14:00;
• לאחר 30 דקות;
• כעבור חודשיים;
• היום בעוד שעה 25 דקות;
• בעוד שנה.

7. תזכורת באתר

תזכורות במכשירי אנדרואיד ו-iOS יכולות להיות לא רק מוגבלות בזמן, אלא גם ספציפיות למיקום.

זוכרים את הדוגמה של דיוויד אלן לסוללות פנסים? זה טוב, אומרים, כדי שהמערכת תזכיר סוללות מתות בחנות, ולא בבית כשצריך פנס.

אז, MyLifeOrganized יזכיר לך בדיוק בחנות.

תְפוּקָה

אפשר להשוות את המארגן הזה למזכירה אישית שנמצאת איתך כל הזמן, מתקנת לגמרי את כל נושאי חייך ומזכירה לך הכל בזמן.

במאמר זה התמקדתי רק בשבע הנקודות החשובות ביותר של המארגן הזה עבורי. אני בטוח שלאחר שליטת הפונקציונליות של תוכנית זו, אתה תהיה יעיל ויעיל ככל האפשר ולעולם לא תשכח שום דבר.

אם פתאום אינך יכול לפתור שאלות תכנוניות עם המארגן המשומש שלך או שיש לך דרישות אישיות כלשהן למתכנן שלך, כתוב על כך בהערות למאמר זה.

אני אוכיח לך ששום דבר אינו בלתי אפשרי בכיוון הזה!

בהצלחה ומקסימום תוצאות.

החיים שלי מאורגנים