7 כללי תקשורת עסקית במסנג'רים

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

איך להתנהג בצ'טים, כדי לא לאבד פנים מול הלקוח ולא למסגר עמיתים.

1. אין להשתמש במסנג'ר כערוץ התקשורת היחיד

צ'אט נועד ליעילות. נוח להבהיר במהירות את נקודות העבודה שאינן יכולות לחכות. עם זאת, אין לתרגם את כל התכתבויות העבודה למסנג'ר: הודעות מפתח אובדות בו (ולפעמים הן נמחקות), ולעתים קרובות מעורבים בדיון בנושא אנשים שאינם אחראים על קבלת ההחלטות. זה רק מסבך את התקשורת.

2. אין לקבל החלטות רציניות בהתכתבות

למרות השימוש הנרחב בשליחים מידיים הן בחברות קטנות והן בחברות בינלאומיות, הנימוס העסקי עדיין אינו מסווג ערוץ זה כרשמי. לכן, במקרה של מצב שנוי במחלוקת, האמת תהיה עבור מי שהבטיח את ההסכם במייל.

השתמש במייל העבודה שלך כדי לתעד הסכמים שהושגו בוואטסאפ או בטלגרם ולתאם פעולות נוספות.

טיעון נוסף בעד המלצה זו הוא שמסמכים נשמרים בדואר בצורה אמינה יותר, במידת הצורך תמצאו במהירות את המידע הדרוש לכם. בעוד שאתה עלול להחריג מהצ'אט, והמסנג'ר עצמו עלול להיחסם מחר.

3. כתבו בקצרה ולעניין

משתמשי Messenger לא אוהבים הודעות ארוכות שצריכות לגלול בלי סוף.

נסחו את מחשבותיכם בצורה ברורה וחד משמעית והקפידו על כלל "מחשבה אחת, מסר אחד". היה לקוני, אל תבטא את עצמך בצורה פיגורטיבית, והימנע ממילים טפיליות. זה סותם את ההתכתבות. במקום להקדיש זמן רב לתאר משהו, שלחו דוגמה – קישור או תמונה. אז בן השיח שלך יבין מיד על מה הנאום.

4. עקבו אחר סגנון הפוסטים שלכם

התכתבות עבודה במסנג'ר אינה מרמזת על תקשורת בלתי רשמית כזו שאתה יכול להרשות לעצמך עם החברה הכי טובה שלך או אימך. לאחר יצירת צ'אט או דיאלוג, אל תשלחו חבורה של סמלי רגש ולהשתמש במילים שאולי אינן ידועות לבני השיח שלכם (לדוגמה, בהקדם האפשרי או "קדימה").

כדי להקל על המעבר מתקשורת אישית לעבודה, הפיצו את ההתכתבות על פני שליחים. אז, ניתן להשתמש בטלגרם לתקשורת בעבודה, ובוואטסאפ - לפרטיות.

5. היזהר עם אמוטיקונים

אמוטיקונים בהתכתבות עסקית היו נושא לוויכוחים סוערים זה מכבר. אבל אם אנחנו מדברים על כללים כלליים, הכל די פשוט כאן.

אם זה עתה פגשת אדם ולא ראית אותו אישית, אל תשלח לו אמוטיקונים: אולי הוא לא יעריך, והתקשורת הנוספת שלך לא תסתדר בצורה הטובה ביותר.

כאשר אתה שולח הודעות טקסט עם עמית או לקוח שאתה מכיר זמן רב ומבינים כיצד הם מגיבים להודעות, אמוטיקונים יתאימו. עם זאת, כאן עדיין עדיף לעשות עם הסט הסטנדרטי, ועדיף להשאיר מדבקות עם יגור לטוב וקריקטורות של פוליטיקאים מפורסמים לחברים.

6. אל תפחד להשתמש בסימן השאלה לעתים קרובות

המשימה העיקרית של התכתבות במסנג'ר היא לקבל במהירות תשובות לשאלות עדכניות. יחד עם זאת, לעתים קרובות רבים מתארים בפירוט את מהות הנושא, אך אינם מסבירים מה הם רוצים לקבל מעמיתים או מהלקוח.

שאל שאלות, השתמש בסימני שאלה. זה ימשוך את תשומת ליבו של האדם האחר להודעה ויעודד אותו להשיב לך בהקדם האפשרי.

7. בדוק את T9

תיקון אוטומטי מונע שגיאות כתיב גסות, אבל לפעמים זה פועל נגדך. אם תשלח "פרוקטולוג" במקום המילה "פרודוקטולוג", הנמענים לא יבינו מיד את המשמעות. ומי שלא מאוד הומוריסט ייעלב בכלל.

השתמש בגרסאות שולחן העבודה של מסנג'רים במידת האפשר. לפני שליחת ההודעה, תוכל לבדוק במהירות שגיאות ולתקן אותן במידת הצורך.