איך להפסיק לבזבז זמן על פעילויות חסרות תועלת

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

כדי להיות פרודוקטיבי יותר, אל תכריח את עצמך להתרכז. פשוט בצע התאמות קטנות ביום העבודה שלך.

1. ערכו כמה שפחות פגישות

אנו מבלים עד ארבע שעות בפגישות בשבוע. יותר ממחצית מזה הוא בזבוז זמן. אם אתה יכול, נסה לצמצם את מספר הפגישות.

• קחו בחשבון את מספר המשתתפים. אל תזמינו עמיתים לפגישה רק ליתר ביטחון. תן להם לבלות טוב יותר את זמנם בעבודתם בצורה פרודוקטיבית יותר.
• שיחות פנים אל פנים יכולות לרוב להוות תחליף טוב לפגישות. הרבה יותר קל לדון תחילה בפרטי הפרויקט עם העובד האחראי ורק לאחר מכן להציג את הרעיון בפני כל הצוות.
• לפני תזמון או השתתפות בפגישה רשמית, שקול היטב איזה מידע אתה מתכוון לחלוק עם עמיתיך. לרוב, ניתן להעביר מידע בסיסי בדרך אחרת, למשל על ידי קישור למסמך, כתיבה בצ'אט, או אפילו פשוט להעביר אותו בעל פה על כוס קפה. אז העובדים יוכלו להגיב למידע שלך מבלי לשבש את זרימת העבודה שלהם.

2. שנה את האינטראקציה עם עמיתים

כמובן, שיתוף פעולה בדרך כלל עוזר להגביר את הפרודוקטיביות. אבל זה לא כל כך פשוט. לפי הנתונים, דעתו של כל עובד מוסחת בממוצע שבע פעמים בשעה. ו-80% מהסחות הדעת האלה הן דברים קטנים וחסרי משמעות.

לכן, במקום לשאול שאלה ברגע שהיא עולה על דעתכם, אל תמהרו להסיח את דעתם של הקולגות. ערכו רשימה ולאחר מכן שאל בבת אחת מתי העובד פנוי. בנוסף, קורה לא פעם שאחרי זמן מה אנחנו בעצמנו מוצאים את התשובה לשאלה שלנו או מבינים ששלושת השאלות הראשונות פשוט הובילו אותנו לרביעית אחת גדולה.

אם דעתך מוסחת, אינך צריך לעצב תקשורת מורכבת עם עמיתים. לדוגמה, חבישת אוזניות מספיקה בדרך כלל כדי לאותת על 'נא לא להפריע'. אם זה לא עובד, נסה לעבור לחלק אחר במשרד שבו לא יפריעו לך. רוב העמיתים לעבודה יתרגלו לאותות האלה ולא יטרידו אותך כשאתה עסוק.

3. צמצם את זרימת הדוא"ל

הבעיה היא לא באימייל עצמו, אלא באיך אנחנו משתמשים בו. בעוד שהודעות דוא ל קודמות הכילו כמות גדולה של מידע, כעת הם הפכו להיות יותר דומים ל-SMS. מכתב טיפוסי מכיל כעת בין 5 ל-43 מילים - מידע קצר ושאלות המשך פשוטות. מכתבים כאלה מתרבים במהירות בתיבת הדואר הנכנס שלך, ומאיימים ממש להטביע אותך בזרם של הודעות שלא נקראו.

לפני שליחת אימייל, שקול אם יהיה נוח יותר להשתמש בשיטה אחרת להעברת מידע.

כך למשל, בעזרת מסרים מיידיים שונים תוכלו לשלוח הודעות קצרות במהירות ולהגיב עליהן ללא הפורמליות המיותרת שמטילה הדואר האלקטרוני. ובהערות למסמכים עם גישה פתוחה, כמה אנשים יכולים להשאיר מיד את ההצעות שלהם לפרויקט, במקום להעמיס איתם את תיבות הדואר של עמיתיהם.

4. לעבוד מהבית ולישון מספיק

עובד נח היטב יעשה לרוב יותר בשש שעות מאשר עובד ישנוני בכל העשר. לכן, עבודה מהבית הופכת לאופציה האידיאלית עבור רבים. ובזכות אמצעי תקשורת מודרניים, העובדים לא צריכים להיות באותו חדר על מנת לפתור כל בעיה.

על ידי שחרור מהצורך לבלות מספר שעות בהובלה, אתה יכול לישון מספיק, וזה ישפיע לטובה על הפרודוקטיביות.

כמובן שבחלק מתחומי הפעילות יש צורך בתקשורת קרובה יותר עם עמיתים, אך יום עבודה אחד או שניים בשבוע בבילוי בבית יועיל לנציגי כל מקצוע. זה ייתן לך את ההזדמנות להתמקד בפרויקט שלך ופשוט לישון. המפתח הוא למצוא קצב שבועי שמתאים לך ולצוות שלך.

5. קח הפסקות תכופות

ההפסקות חשובות לא פחות מהעבודה עצמה. עם זאת, שינוי פשוט של פעילות אינו מספיק לרוב. כדי להיטען מחדש, אתה צריך לקום מהשולחן כל שעה וחצי.

הפסקות ארוכות יותר, כמו ארוחת צהריים עם חברים או טיול, מועילות לאנשים יצירתיים. הפסקה זו היא מה שנדרש כדי להפוך אחר צהריים לא פרודוקטיבי לפריצת דרך יצירתית.

לא תנוח אם דעתך מוסחת במשך כמה דקות כל חצי שעה. עדיף לעזוב את מקום העבודה שלך לפחות עשר דקות מספר פעמים ביום.

ההפסקות הללו אמנם יפחיתו את מספר השעות שבהן אתם עובדים, אך בשאר הזמן תהיו יעילים יותר. יום עבודה פרודוקטיבי באמת אפשרי רק על ידי מנוחה והתאוששות.