איך למנוע ממכתבים להכריע אותך

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

ישנן שתי קטגוריות של אנשים. לחלקם יש סדר מלא בכל דבר: אותיות ממוינות, סמלים על שולחן העבודה מסודרים. אחרים לא יכולים לפתוח את תיבת הדואר שלהם בלי חשש, כי יש גל שלם של מכתבים שלא נקראו, מהם יש יותר ויותר מדי יום. עם זאת, קל להתמודד איתם.

ניתוח פשוט של אותיות לא יתקן את המצב אם תיבת הדואר נראית כמו ארון על גדותיו, שאת דלתו פותחים בעיניים עצומות כדי ששום דבר לא ייפול החוצה. עליך לשנות את הגישה שלך לעבודה עם דואר. אז אתה יכול לבזבז בצורה יעילה יותר את הזמן שבדרך כלל מושקע בזרם אינסופי של הודעות חדשות - במשימות חשובות יותר.

כדי לצאת מהקרקע, תחילה שאל את עצמך שתי שאלות:

1. למה אתה מקבל הרבה מיילים?
2. מה מונע ממך לפרק אותם במהירות?

בהתבסס על התשובות שלך, פנה לפתרון הבעיה והשתמש בכמה עצות מועילות לאורך הדרך.

לקבל החלטות

חסימה בתיבת הדואר שלך יכולה להעיד על בעיה בקבלת החלטות. אנשים רבים פשוט לא מוכנים לקחת אחריות. הם דוחים את השאלות שצריך לענות לאחר מכן כדי לפתור הכל באווירה נינוחה יותר. או שהם מוצאים לעצמם תירוצים אחרים, רק לא לשלוח מכתב תגובה עכשיו.

כדי לא להתחיל כל מייל בהתנצלות על האיחור בתשובה, שהמכתב הלך לאיבוד בין היתר או נכנס לספאם (ולמעשה הוא נשאר תוכחה אילמת בתיבת הדואר הנכנס, מחכה בסבלנות לרגע שבו תיפתחו זה שוב), עבוד על עצמך: קבל החלטות.

הפוך לכלל לפתוח מכתב, עשה מיד מה שהוא דורש ממך ומיד כתוב תגובה. ואל תלחץ על הצלב עד שליחת הדואר.

להיפטר מעודפים

אתה יכול בקלות להציל את עצמך מלקבל כמה מכתבים:

1. בטל הרשמה מדיוורים מיותרים שכבר מזמן הפסקתם לשים לב אליהם. זה עניין של כמה שניות וכמה קליקים: מכתבים שלא נקראו עם חומרי פרסום כבר לא יצטברו בתיבת הדואר.
2. השבת הודעות מרשתות חברתיות ושירותי אינטרנט שונים.
3. הפניית מכתבים שאתה מקבל לדואר אישי מלקוחות לתיבת דואר אחרת, תוך ציון הכתובת באתר האינטרנט של החברה שלך. דרך נוספת לצאת היא ליצור טופס משוב נפרד.

במילה אחת, עשו כל מה שאפשר כדי שהדואר לא יהפוך לחור שחור ששואב הכל ללא הבחנה: גם הכרחי וגם מיותר.

התאם אישית מסננים

אם אתה צריך ניוזלטרים כדי לגלות על החומרים הטובים ביותר מהמדיה האהובה עליך או הנחות בחנויות מקוונות, אתה יכול להשאיר אותם. אבל הסר מהתיקייה עם תיבת הדואר הנכנס חיה באמצעות מסננים. שירות הדואר, באמצעותם, ישלח מכתבים לתיקיות הדרושות בעצמו.

הבסיס לסינון יכול להיות כתובת השולח או, למשל, מילות המפתח הכלולות בגוף ההודעה. הכל תלוי איזה סוג של מכתבים תרצה להסיר מתיקיית הדואר הראשית.

מצא מנהל משימות אחר

תיבת הדואר לא אמורה להחליף את רשימת המטלות הקלאסית של המחברת או את יישום המתזמן שלך. ברגע שתקבלו מכתב, ויחד איתו תיק חדש, העבירו אותו מהדואר לרשימת המשימות שלכם.

תכתיב את התשובות

אם התשובות קשות לכם בגלל העובדה שאתם לא אוהבים את תהליך כתיבת המכתבים, לכו לכיוון השני. נסה להשתמש בפונקציית ההכתבה: הטכניקה תתעד את מה שאתה רוצה לומר בעצמה. ולאנשים הפחות שמרנים ברשימת אנשי הקשר שלכם, תוכלו אפילו להגיב בעזרת סרטונים המצורפים למכתב.

פתח דואר לפי לוח זמנים

העצה אינה רלוונטית עבור כולם, כי לעתים קרובות אתה צריך להיות בקשר 24/7. עם זאת, זה עדיין עשוי להיות שימושי עבור חלק.

הקדישו מסגרות זמן למשלוח במהלך היום.לאחר מכן ענה בבת אחת על כל המכתבים שהגיעו במהלך היעדרותך.

אל תהפוך דואר למחברת

מספרי טלפון, סיסמאות, כתובות - כל זה לא צריך להיות מאוחסן בבטן תיבת הדואר, אלא להיות בהישג יד: במחברת, ברשימת אנשי הקשר בסמארטפון, על מדבקות שהודבקו במקום העבודה. העבר את המידע הדרוש מהדואר למקום שבו יהיה לך קל יותר למצוא אותו: עדיין לא מאוד נוח להשתמש בחיפוש לפי אותיות כל הזמן.

כמו כן, אל תשלח לעצמך מכתבי הערה. אנשים רבים עושים זאת על ידי כתיבת מידע בדואר שצריך לזכור. הוסף תמונות לקבצים מצורפים שברצונך לשמור. הם צוברים מכתבים בדואר עם קישורים למאמרים שתרצו לקרוא מאוחר יותר, בבוא הזמן.

כתוצאה מכך, יש כל כך הרבה אותיות כאלה שהן מאבדות את משמעותן. הם אף פעם לא חוזרים אליהם, כי הם מתקדמים ברשימה - ונשכחים במהרה.

השתמש ב-Tumblr או ב-Pinterest כדי לאחסן תמונות יפות, ולכתוב הערות ביישומים מיוחדים.

על ידי שמירה על כללים אלה, תוכל לשמור על סדר בתיבת הדואר שלך ולמטב את הזמן המושקע בעבודה עם הדואר.