שליטה ב"הידרנט", או איך לא לטבוע בזרימת המידע והמשימות

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

מיטש קאפור, מייסד Lotus Corporation, אמר פעם שקבלת מידע מהאינטרנט זה כמו לשתות מברז כיבוי אש. מת'יו לורי, מומחה לתקשורת מקוונת, לקח את הנושא הזה רחוק יותר וכינה את זרימת המידע המתמשכת שמגיעה למחשב האישי ולטלפון 24 שעות ביממה, 7 ימים בשבוע, ולעולם לא נגמרת, "צינור אש". איך לא לטבוע בזרם ולנצל את הזמן בצורה רציונלית - קראו בתרגום מותאם שהוכן על ידי Lifehacker.

עם ברז, רשימת המטלות שלך לעולם אינה ריקה. מכיוון שה"הידרנט" אינו רק מידע, הוא מפעל של משימות חדשות. חלק מהפריטים ברשימת המטלות הם מפורשים, כגון מיילים מהבוס שלך או לקוחות הדורשים תשומת לב. אבל רבים אינם באים לידי ביטוי ברור.

זה מאמר שכדאי לקרוא ולחשוב עליו. פוסט להגיב עליו. שתף את מה שאתה אוהב עם חברים ועמיתים.

זה לא משנה כמה שעות ביום אתה עוסק בעסקים קטנים. העיקר שלא יראו את הסוף והקצה. זה "הידרנט".

והמושג הזה הרבה יותר רחב מסתם רשימה של משימות. ולמרבה הצער, יש עדיין 24 שעות ביממה.

לְהִשְׁתַעֲשֵׁעַ

אם אתה כמוני, כל עבודה יצירתית ומאתגרת מתקדמת היטב מוקדם בבוקר. יש הרבה סיבות - פסיכולוגיות ופיזיולוגיות - למה זה כך. אבל ה"הידרנט" אדיש מאוד למקצבים הפנימיים שלך. כי בזמן שאתה ישן, כמות המידע ממשיכה לעלות.

אחרי ארוחת הבוקר פותחים את תיבת הדואר הנכנס, והזרם מה"ברז" מנפץ את המסך שהיה בלחץ מכתבים בדואר, חשבונות בביטיקס, טוויטר, לינקדאין, פייסבוק, בייסקאמפ, JIRA, טרלו וכדומה. היומן שלך מכיל פגישות, בקשות והנחיות מהבוס שלך, שותפים, לקוחות, קבלני משנה, עמיתים. ומה שלא היה ברשימת המשימות אתמול בוער היום ודורש ביצוע מיידי.

הברז לא יחכה לך. זה בקול רם דורש את הזמן ואת תשומת הלב שלך.

פתאום השעה 11 בבוקר וכבר איבדת את החלק הכי טוב של היום שלך.

איך להגיב למצב עניינים זה? בדרך כלל מוצעות שתי אפשרויות: או לשנות התנהגות או להשתמש בטכנולוגיה. אבל למה לא להשתמש בטכנולוגיה כדי ליצור את הבסיס לשינוי התנהגות?

איך מנהלים מידע, משימות ורעיונות בצורה יעילה? צריך להבין שזרימת המידע היא רציפה, ובכלל מדובר בכמה זרימות: מידע מגיע ממיילים, רשתות חברתיות ומדיה, אתרים, עיתונים, במהלך פגישות, מחברים ואפילו מהראש שלך. אי אפשר לכסות הכל.

האם עליך לעבד הודעות, להחליט מה לעשות איתן: להגיב, להשתמש, לשתף, לשמור לשימוש מאוחר יותר או למחוק? מתי לעשות את זה? ואיך מוצאים את הזמן להתמודד עם כל זה?

למרבה הצער, מצב ריבוי המשימות, כאשר אתה מנסה לעשות הכל בבת אחת, לא עובד. אתה לא שולט בלוח הזמנים שלך, קשה לך למצוא זמן פנוי, להסיח את הדעת מהדואר ולהתמקד במשהו יותר מ-5 דקות. אם כן, בדוק את השיטה שלי לארגן את הזמן כדי להיות הכי פרודוקטיבי לאורך היום - אולי זו הדרך ללכת.

שלוש טכניקות וכלים נוספים

טקס יומי. בשלב זה אנו מתארגנים ומתכננים תוך התמקדות במשימות חשובות וקטנות.

למידה - עמידה בתור - מידע על מלאי - הפצה. אנו מעבירים את הזרימה מ"הידרנט" לחומר איתו ניתן לעבוד. אנו יוצרים רשימה של משימות, ספרייה אישית של משאבים שימושיים, הזנה יציבה של מידע מהרשתות החברתיות והמדיה.

לעשות דברים עד הסוף. אנחנו מנהלים את רשימת המשימות ואת הזמן שלנו.

עבדו לפי המקצבים הפנימיים שלכם

רק אתה יכול להבין את מערך שיפורי הפרודוקטיביות שלך - כל מה שאני יכול לעשות הוא לשתף את שלי.

אני מקצה את הזמן הטוב ביותר לפתור את המשימות החשובות ביותר

בבוקר, כשהמוח שלי במיטבו, אני מקדיש 2-3 שעות לעבודה על המשימה החשובה ביותר, ודעתי לא מוסחת מכל דבר אחר. מחקרים מראים שלעובדים שדעתם מוסחת - או שדעתם מוסחת בעצמם - לפחות פעם ב-3 דקות, לוקחות לפחות 20 דקות כדי לחזור למשימה שעליה עומדת.

כדאי להתחיל את היום במשימה קשה, למרות שטבע האדם הוא להתחיל במשהו קל יותר. במהלך היום בוודאי יצוצו נסיבות בלתי צפויות, פגישות נוספות - והמשימות החשובות ביותר לא יושלמו.

אני מציין הפסקות

כך או כך, לרוב לאחר 60-90 דקות הריכוז יורד, ולכן אני מחלק את תקופת העבודה בבוקר לשני חלקים, לוקח הפסקה קצרה, במהלכה עליי לעזוב את מקום העבודה.

מדענים טוענים שאורח חיים בישיבה מוביל לבעיות לב, יציבה לקויה וסוגים מסוימים של סרטן.

גם אם תשבו במקום אחד רק 30 דקות, חילוף החומרים שלכם יאט ב-90%.

בערב

רמות האנרגיה יורדות באופן דרמטי לאחר ארוחת הצהריים, וזו הסיבה שאנשים רבים מעדיפים לישון קצת במהלך הזמן הזה. אחרי ארוחת הצהריים, אני מנסה:

• לפגוש אנשים: אני בטוח שאני בקושי יכול לעשות את העבודה שלי כמו שצריך ברגע כזה, ותקשורת נותנת דחיפה נוספת של אנרגיה;
• להתמודד עם משימות קטנות, פשוטות וארגוניות.

טקס בוקר וערב

אתה צריך להחליט מה בדיוק לעשות בשעות האלה. המשמעות היא שעליך לפתוח דואר, לתרגם חלק מההודעות לרשימת משימות ולמצוא זמן עבורן בין פרויקטים אחרים.

הבעיה היא שההודעות שמציפות את הדואר שלך הם ערפדים אמיתיים שניזונים מזמנך. לפרק אותם לוקח יותר זמן ומאמץ ממה שאתה חושב. והדבר הגרוע ביותר הוא, שלא משנה כמה זה מעצבן, חלק ממך תמיד רוצה לבדוק את תיבת הדואר הנכנס שלך.

הפתרון הוא שיש להתייחס למי שנכנס כאל חיות מסוכנות, שרוב הזמן צריך להחזיק אותן בכלוב, אבל בכל זאת, מדי פעם, כדי שלא יברחו בעצמן.

אני עוסק בעבודה נכנסת פעמיים ביום - במהלך טקסי הבוקר והערב. כל כך התרגלתי לסדר כזה שעבודה עם נכנסות הפכה עבור הנפש לאותה משימה אוטומטית כמו עבור הגוף הצורך לאכול ולשתות.

בין שתי התקופות הללו, אני לא דואג אם משהו הגיע בדואר ואם שכחתי משהו חשוב - אני סומך על המערכת שלי. לכן, לאחר שסגרתי את תיבת הדואר, אני הולך לעבודה בראש רענן.

ומכיוון שטקס הבוקר הוא בדרך כלל קצר מועד (רוב הנושאים הארגוניים נשארים לטקס הערב), אני שם לב יותר למשימה החשובה ביותר.

רשימת מטלות

כדי לארגן את היום שלך ולעצור את זרימת הדואר הנכנס השואבת את כל המיצים מהחיים שלך, עליך להשתמש בטכניקות ובכלים.

אחת הטכניקות היעילות הללו היא "למידה - תור - מלאי מידע - הפצה", המתרגמת זרימה אקראית ל:

• רשימת משימות קלה לשימוש,
• ספרייה אישית של חומרים שימושיים שנשמרים לעבודה מאוחרת איתם,
• אוסף של חומרים לחלוקה עם עמיתים.

באופן אידיאלי, זה צריך להיעשות במהלך טקסי הבוקר והערב. בואו נסתכל מקרוב על התהליך הזה.

מחקר של נכנסות

תיבת הדואר הנכנס שלך היא הכל, החל מאימיילים והודעות טוויטר ועד ההקלטות שלך.

ראשית, זכרו, אף שיחות נכנסות לא דורשות מענה מיידי. כולנו למדנו לשלוח ולקבל תשובות מהירות למיילים, אבל זה שגוי: כל מי שמצפה לכך מטיל עליך התחייבויות נוספות.

שנית, זה ממש לא יעיל לפתוח כל מייל ולהשיב לו.אתה תהיה פרודוקטיבי יותר אם תעשה דבר אחד. לדוגמה, פשוט הצג את תיבת הדואר הנכנס שלך. המוח שלנו לא כל כך טוב בלקשר משימות מרובות יחד. כשאנשים חושבים שהם יכולים לבצע ריבוי משימות בקלות, הם באמת פשוט עוברים במהירות ממשימה אחת לאחרת. אבל זה משפיע לרעה על התפיסה והריכוז.

אז כשאתה פותח את תיבת הדואר הנכנס שלך, פשוט תסתכל עליו. זה המודל הקלאסי של "תעשה את זה" למשימה אחת:

• אם אתה יכול לראות את תיבת הדואר הנכנס שלך תוך פחות משתי דקות, עשה זאת;
• אם אינך יכול, הוסף אותו לרשימת המשימות שאתה צריך לחזור אליהן מאוחר יותר;
• אתה יכול פשוט להתעלם מהקובץ.

גם אם תפתח את תיבת הדואר הנכנס שלך בתור מיד לאחר שתציג את ההודעות שלך, עדיין יש לך זמן לבנות מחדש.

הצג את תיבת הדואר הנכנס שלך בבוקר רק כאשר יש צורך בהחלט.

כשאתה מסתכל על הודעות בבוקר, שאל את עצמך את השאלה: האם הן דחופות? הודעות דחופות אמיתיות הן האויב מספר אחת שלך, מכיוון שהן גוזלות זמן יקר שהיית רוצה להשקיע במשימה החשובה ביותר.

אחרת, אתה רק צריך לכלול את הפריט "בדוק הודעות בערב" ברשימת המשימות.

הִזדַנְבוּת

הצב משימות לא דחופות שלוקח יותר מ-2 דקות להשלמתן באחד משני חלקי התור:

1. דברים שכדאי לקרוא: ניתן להוסיף משאבים מקוונים לקריאה ולחשוב עליהם. ניתן לחזור לחומרים אלו מאוחר יותר ומכל מכשיר.
2. מה צריך לעשות: הודעות נכנסות מופנות ישירות לרשימת המשימות באמצעות העזרה.

כמובן, אתה יכול גם ליצור רשימת משימות באופן ידני, אבל לדעתי יישומים נוחים יותר.

קריאה והפצה של חומרים בספרייה אישית

במהלך טקס הערב אני חוזר לרשימת המשימות ובודק את החומרים בתור לקריאה. מכיוון שאני משתמש ב-Pocket, אני יכול לצפות בהם בזמן נסיעה ברכבת התחתית, בזמן ההמתנה לפגישה, או בכל רגע פנוי אחר. לכן, אני בדרך כלל מתמודד במהירות עם הרשימה הזו.

אם החומר באמת כדאי, הוסיפו אותו ל- ספריית החומרים השימושיים המקוונת שלי. ניתן לתייג אותו, כך שקל למצוא הערות למחרת, חודש או אפילו שנה לאחר מכן. ותודה מיוחדת לדייוגו על ההזדמנות.

התג l8r (כלומר מאוחר יותר - מהאנגלית. "מאוחר יותר") מכניס את המשאב לתור אחר, אליו אני מתקשר במהלך הבדיקה הלילית של רשימת המשימות.

בנוסף, Diigo שומר אוטומטית עותק של כל טקסט שאני מוסיף לתיבת ההערות. אני יכול לערוך את ההערה הזו, להוסיף הערות, רעיונות שיועילו כשאני רוצה לחלוק חומר עם מישהו.

שתף זאת

חלק מהתגים ב-Diigo מאפשרים לך לפרסם את הנכס שלך בכל מקום. על זה בזכות הקסם:

• עם תג הלייק, החומר נשלח ל-Tumblr שלי כפוסט מצוטט,
• אם תבחר בתג כותרת הציוץ וקישור הפוסט יישלח לטוויטר,
• אתה יכול להתאים אישית תגים עבור חשבונות אחרים: LinkedIn, Facebook …

הודות לשיטה זו, הזרם כולו מ"הידרנט" נשלח לרשימת המשימות והספרייה האישית, וניתן לחלוק את המשאבים הנבחרים, בתורם. וכל זה מבלי לאבד תשומת לב.

טקס ערב

מכיוון שאני רוצה להתמקד בעבודה היצירתית שלי בבוקר, טקס הערב הוא אבן היסוד של תכנון היום.

איך אני מתחיל את טקס הערב

לפי שעה לאחר ארוחת הצהריים:

• כבר סיימתי את המשימה הכי חשובה שלי בבוקר;
• הודעות שלא נקראו הצטברו בתיבת הדואר הנכנס שלי, שקיבלתי כשהייתי עסוק בעבודה על המשימה החשובה ביותר;
• התור ברשימת המשימות מכיל את המשימות ששמתי שם בבוקר, ואת המשימות הסטנדרטיות שאני עושה במהלך טקס הערב כל יום.

משימות יומיומיות נוכחיות

כפי שהוזכר קודם לכן, טקס הערב כולל משימות כמו:

1. נוף.זוהי בדיקה מלאה של הכל: אני עוסק בכל מה שאפשר, גם עם אותם חומרים שייקח יותר מ-2 דקות לעבוד איתם.
2. לקרוא, להפיץ, לשתף. עובד עם כל הדברים המגניבים שהוספתי ב-24 השעות האחרונות.
3. עקוב אחר רשימת המשימות. אני פותח את תור המשימות שלי ובהתבסס על ההתקדמות בעבודה על המשימה החשובה ביותר, אני:

• אני מחליט מה אני אעשה הערב ומה אדחה למחר,
• להחליט איזו משימה תהיה המשימה החשובה ביותר של מחר בבוקר, ולקבוע כמה זמן יהיה צורך להקדיש לה,
• אני כולל זמן למנוחה בלוח הזמנים (או דוחה אותו למועד מאוחר יותר או מתישהו).

יש עוד כמה דברים שוטפים לעשות, כמו מענה למיילים שהתקבלו אתמול, או מעקב אחר כספים ואחרים. חלקם מופיעים רק ביום מיוחד. לדוגמה, אני בודק את הדייגו הנ ל בכל רביעי ושבת.

בדיקה שבועית

בכל יום שני צריך לכלול ברשימת המשימות את הפריט "ערוך רשימה של יעדים לשבוע". לכן, בכל לילה במהלך השבוע, אני שומר על המטרות האלה: זה יהיה שימושי כשאצטרך להחליט מה לעשות היום ולמה לעזוב אחר כך.

בכל יום שישי בערב, אני בוחן מחדש את המטרות הללו ומעריך אותן באופן ביקורתי.

ורק אז מגיע זמן המנוחה

מכיוון שקל יותר לנהל את לוח הזמנים שלי בערב ויותר קשה לעבוד על משימות קשות, אז כנראה במהלך היום אעסוק בסקירה והוספת משימות וחומרים לתור. למרות זאת, תיבת הדואר הנכנס שלך תהיה סגורה למשך חצי יום לפחות.

היום שלי מסתיים במשימה "לימוד - תור - מלאי מידע - הפצה", כדי שאוכל להתחיל יום חדש בלי עומס של עסק לא גמור.