איך להקל על ההסתגלות לעבודה חדשה

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

עצה מאחד ממנהלי משאבי האנוש המצליחים ביותר בחבר המדינות, מיכאיל פריטולה, במיוחד עבור קוראי Lifehacker.

הנושא של הסתגלות עובדים, או כפי שהוא מכונה במערב, onboarding, מוקדש להרבה מחקרים, מאמרים, המלצות ואפילו ספרים כמו "90 הימים הראשונים שלך בעבודה חדשה". אני לא אעמיס אותך בהפניות לספרים, סטטיסטיקות, קישורים וכן הלאה, אבל ניגש מיד לעניינים ואתן לך עצות מ-12 שנות הניסיון שלי ב-HR.

הסתגלות לא מתרחשת מעצמה

לא משנה כמה מגניב איש המקצוע. ישנה אמונה רווחת שאם נשכור מקצוען סופר מגניב, אז הוא בהחלט יבין מה לעשות ואיך להתאים את עצמו. כאילו, זה כמעט סימן של איש מקצוע. לא להסתגל פירושו לא מקצוען. הַבָּא!

למעשה, במקרה הטוב, ההסתגלות תתעכב והעובד יגיע לתפוסה מלאה תוך 3-6 חודשים (בהתאם לרמת התפקיד ומורכבות התפקיד). עם הסתגלות איכותית, תקופה זו מצטמצמת בחצי.

כמה אתה משלם למנהל השיווק החדש שלך שם? 5,000 דולר לחודש? ואיך לדעתך המאמצים שלך שווים את 15,000 הדולר שתחסוך לחברה? חבל לשלם לסוכנויות על חיפוש מועמדים בשלוש משכורות, אבל בהסתגלות מפסידים אותן בקלות?

היום הראשון הוא קריטי

אז אתה מקבל את הרעיון שהתאמה היא שימושית ביותר. מה לעשות, לאן לברוח? להעסיק מנהל משאבי אנוש דחוף שידאג להסתגלות של העובדים שלך? לא, תרגע קודם. 90% מהצלחת ההסתגלות טבועה ביום העבודה הראשון, והמנהל מסוגל לעשות זאת באופן איכותי בעצמו. אבל צריך להתכונן.

המסמכים

יש לוודא כי המסמכים נחתמו עד למועד זה (העובדים לא אוהבים את זה כאשר החתימה על מסמכים עם החברה מתעכבת במספר ימים). עדיף לעשות זאת מראש, אם אפשר.

ב-STB, למשל, שלחנו שאלון של מועמד, שאדם מילא בבית ושלח אלינו. ב"1C" היו לנו תבניות של כל החוזים, שם העלינו את השאלון של המועמד והדפסנו את כל המסמכים תוך 5 דקות. העובד לא צריך לחכות בזמן שמנהל משאבי האנוש שלך מקליד את הנתונים שלו ביד.

ב-Preply, אנחנו בדרך כלל חותמים על כל החוזים ב-DocuSign, אין לנו אפילו מושג כזה ללכת למחלקת משאבי אנוש. האדם שולח סריקה של הדרכון, אנחנו מכניסים אותו לחוזה, מעלים אותו ל-DocuSign ושולחים למנכ ל ולעובד לחתימה. החתימה דיגיטלית, אתה יכול אפילו לשים אותה בטלפון שלך.

מקום עבודה וגישה נחוצה

יש להגדיר את כל החשבונות: דואר, Slack וכן הלאה. אנו עושים זאת מיד לאחר חתימת החוזה.

בדקו שהמחשב מוכן, השולחן והכיסא ממתינים לבעלים. הדובדבן שעל העוגה הוא חבילת מתחילים: עט ומחברת עם לוגו תאגיד, חולצה, סט מדבקות, תג לתג, תג חברה (תקציב - 10-15 דולר).

היכרות עם המשרד והעובדים

יש ליידע את העובדים. אם החברה מעסיקה פחות מ-100 עובדים - כתבו ב-Slack, מי הצטרף אלינו, שחררו את הקישור לפרופיל בלינקדאין (ברוסיה - בפייסבוק). אם בחברה יש יותר מ-100 איש, אנו עושים זאת, אך רק בתוך המחלקה (שגם היא עד 100 איש).

ביום הראשון תארגנו סיור במשרד: כאן יש לנו מטבח, כאן שירותים, כאן חדר ישיבות (שאנחנו מזמינים ככה), אנחנו מעשנים ממש שם, הנה מחלקת הנהלת החשבונות, והנה המנהל שלנו. פוני אהוב.

הציגו את העולה החדש לאלו שיושבים לידו: "עמיתים, רגע של תשומת לב, הוא הצטרף אלינו (…), בבקשה אהבה וחסד".

איך להתנהג אם אתה…

מְפַקֵחַ

מזל טוב, יש לך את הזכות להצטרף לעובד חדש. אף אחד לא יעשה את זה בשבילך, אבל הוא בהחלט יוכל לעזור. אז מה נדרש ממך:

1. פגוש את העובד בבוקר. סמן זאת מיד בלוח השנה שלך, או בקש משאבי אנוש לסמן תמיד תאריכי שחרור של עובדים חדשים.
2. קח אותו למשרד. הציגו את מקום העבודה, בדקו שהעובד מחובר בכל מקום.
3. הקדישו שעה לשיחה עם המתחיל.דברו על החברה שלכם, על המחלקה שלכם, על המשימות העיקריות (כלליות ואישיות). הסבירו מה העובד צריך ללמוד בשבוע הראשון, מה מצופה ממנו בשלושת החודשים הראשונים. להלן המסמכים שאתה צריך. הנה השמות של אלה שאיתם הייתי רוצה שתדברו על זה ועל זה. עדיף לתקשר איתי בצורה כזו או אחרת, לקבוע פגישות בצורה כזו, לפנות אלי בשאלות כאלה. בפעם הבאה ניפגש שם ושם.
4. חיוך. זה חשוב ביותר. גם אם חצי מהפנים שלך משותקות, חייך עם השאר. אני רציני, אל תהיה אלכוהוליסט, עובדים באים לחברה, אבל עוזבים את המנהל.
5. הגדירו את המשימות ותקנו אותן בכתב, לפחות שלחו אותן בצורת מכתב בדואר (זה לאחר הפגישה, כשהמשימות נדונו בעל פה).
6. תן את כל המסמכים הדרושים וגישה.
7. בחר אדם מנוסה וחברותי בצוות שלך והקצה אותו להדריך את העובד. מתחיל יוכל לפנות אליו בכל שאלה.

עובד חדש

1. חשבו איזה מידע חסר לכם והיכן תקבלו אותו. אתה מוזמן לשאול שאלות.
2. הבן את היעדים שלך לשבוע, בחודש, שלושה חודשים הראשונים. אם המנהיג לא הביע את קולו, שאל את עצמך.
3. רשום את השמות של כל מי שאתה פוגש. באופן כללי, בהתחלה אני ממליץ לרשום הכל: כמות המידע גדולה, היא בהחלט תישכח.
4. ספר לנו בקצרה מאוד על עצמך בכל פעם שאתה נפגש, למשל: אני מישה, 12 שנים בתחום משאבי אנוש, עבד ב-Alfa-Bank, STB, Wargaming, עשה את קורסי משאבי אנוש המקוונים המצליחים ביותר ב-Laba, מחבר מאמר על פריצות חיים לקורות חיים, שנקראו מיליון פעמים. בסביבת סטארט-אפ, זה נקרא פיצ'ינג או דיבור מעלית. תתכוננו מבעוד מועד. עבור עובדים חדשים, אתה אף אחד עד שאתה מספר על עצמך. אל תחמיצו את ההזדמנות לעשות רושם טוב מיד.
5. אם התפקיד כרוך בהכנסת שינויים בחברה, הכי קל לבצע אותם ב-60 הימים הראשונים, אז זה יהיה קשה יותר. במיוחד אם אתם צריכים לקבל החלטות לא פופולריות או פשוט קשות: גיוס עובדים, פיטורי עובדים, מעבר לתפקיד אחר, מעבר לתוכנה חדשה, צורת דיווח חדשה, בנייה מחדש של התהליך, השקעה במשהו חדש.
6. תכננו ניצחונות קטנים, הם יעזרו לבנות אמון בכם. לדוגמה, בחר משימות קטנות שתוכל לפתור ב-60 הימים הראשונים והתמקד בהן. הנח בצד משימות הדורשות יותר מ-60 יום מהעבודה שלך לעת עתה. כאן הייתי מביא אנלוגיה לגישת האג'ייל בתכנות, כאשר אנחנו לא מנסים לייצר מוצר מאוד גדול ומאוד מורכב בבת אחת, אלא מחלקים אותו לחלקים ומפתחים אותו בשלבים.
7. קבע פגישות של 30 דקות עם כל מי שאתה עובד איתו. הכינו מראש רשימת שאלות ורשמו את התשובות.
8. שאלו מה עובד טוב, מה רע, מה צריך לשנות. אסוף מידע רב ובנה אמון.
9. ערוך ביקורת והצג את התוצאות אם אתה מנהיג או מומחה.
10. קבע פגישה קבועה אחד על אחד עם המנהל שלך כדי לשתף תוצאות ולקבל משוב.
11. חייך אל הקולגות שלך. אף אחד לא רוצה לעבוד עם עובדים זועפים, גם אם אתה בלחץ.

משאבי אנוש

אני יכול לכתוב ספר שלם, אבל הנה כמה מהטיפים החשובים ביותר:

1. עשו ימים של מתחילים: הרכיבו אותם מול עובדים ותיקים ובקשו מהם להציג את עצמם בקצרה (5 דקות). זה מה שאנחנו עושים ב-Preply, וזה עובד ממש טוב.
2. השתמש בתוכנה מיוחדת להגדרת התראות לעובד ולכל המעורבים כך שלא ישכחו מה לעשות כשהעובד עוזב. אנו משתמשים ב-BambooHR, שיש לו קטע Onboarding המאפשר לך להתאים אישית התראות לכל עובד עם כל משימות ותאריכים. לדוגמה, שלושה ימים לפני עזיבה של עובד, המנהל מקבל הודעה על יצירת חשבון, וביום השחרור מקבל המנהל הודעה על הצורך בהגדרת משימות.
3. צ'אט עם חדשים בקביעות. אם אין לך שותף עסקי של משאבי אנוש, בקש מהמגייסים שלך ליצור אינטראקציה עם מגייסים חדשים פעם בשבוע.

שותף לעבודה

כמובן שכקולגה אין לך כל אחריות להתאים עולים חדשים, אבל אתה בהחלט יכול להרוויח מזה. אנשים זוכרים היטב מי עזר להם בזמנים קשים (למרות שהם לא תמיד מדברים על זה בפומבי), אז יש לך כל סיכוי לבנות מערכת יחסים טובה עם עולה חדש ואז לסמוך על עזרתו. הנה כמה עצות:

1. היה הראשון להיפגש. בוא ותגיד: "היי, שמי מישה, אני ראש משאבי אנוש כאן. אני רואה שאתה חדש, בוא נכיר."
2. תגיד לו ליצור איתך קשר בכל שאלה.
3. ספר לנו מה אתה עצמך חושב שהוא חשוב והכרחי.
4. מזמין לארוחת ערב.
5. שאל את המתחיל על חוויות עבר, תוכניות ומטרות. ספק מידע שימושי כדי להשיג אותם.

סיכום

ההסתגלות בחברות רבות או שאינה מתבצעת או מיושמת בצורה גרועה ביותר, וכתוצאה מכך הן העסק והן העובד סובלים. הסיבה היא חוסר ההבנה של התהליך משני הצדדים. העצות הפשוטות שלמעלה יעזרו לך לשפר באופן דרמטי את תהליך ההטמעה בחברה שלך, גם אם אין לך עובדי משאבי אנוש.