ריבוי משימות מול פרודוקטיביות: כיצד להימנע מפגיעה במוח שלך

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

"אתה כמו יוליוס קיסר - אתה עושה שלושה דברים בבת אחת!" - אנחנו רגילים להעריץ אנשים שעושים הכל בבת אחת. נכון, ריבוי משימות פוגע בנו יותר משזה עוזר. איך הדחף לעבוד על כל הפרויקטים בו זמנית מפריע ואיך לעשות דברים כשאין מספיק זמן לכל דבר, אומר בן סלייטר, מנהל השיווק והמכירות ב-Seed, המקדמת גישה מדעית ל-HR.

כמה כרטיסיות דפדפן יש לך? עכשיו? יותר מעשר, אני חושב. אולי עשרים. חלקם מיועדים למחקר, חלקם עוזרים לכם לשמור על קשר עם עמיתים ולקוחות, וחלקם פתוחים להנאה בזמן שאף אחד לא רואה. זה לא משנה למה אתה צריך את הכרטיסיות האלה - הן עדיין לא עוזרות. אנחנו כבר לא יכולים פשוט לשבת ולעשות דבר אחד. אני מודה, אני עצמי, בזמן כתיבת הפוסט הזה, בדקתי את הדואר שלי ועניתי על ציוצים.

במעבר בין אלף משימות, אנו מרגישים שאין לנו שנייה לנוח. ואז אנחנו חושבים שהיום היה עוד יום רע: היינו נורא עסוקים ולא היה לנו זמן לעשות כלום. עם זאת, הערב אינו טוב יותר. אנחנו אוכלים תוך כדי הסתכלות על מסך הטלוויזיה, קוראים ספר, מאזינים לרדיו. מי מונע ממך פשוט לשבת ולהתמקד בדבר אחד?

דעתנו מוסחת כל הזמן מהמטרה העיקרית, שהיא כשלעצמה גרועה. אבל עכשיו יש עוד עדויות לכך שריבוי משימות מזיק למוח שלנו. נשמע מאיים. נראה שהגיע הזמן לנסות לעבוד במצב אחר.

למה אנחנו עושים הכל בו זמנית

מה התשובה? כי אין דרך אחרת.

טכנולוגיות מומצאות כדי להפוך את החיים לפשוטים ומהירים. סמארטפונים, כמו סכיני צבא שוויצריים, עושים הכל בכל התחומים, מתכנון תוכניות לסוף השבוע ועד לכיוון גיטרה. כשממציאים אפליקציה לכל שלב, קשה שלא להשתמש בהם כל שנייה. הלכת לסופר? למה לא להכין רשימת קניות על ידי האזנה לפודקאסט פופולרי? הולכים לאכול ארוחת צהריים עם החברים שלך? פרסם בפייסבוק כדי שמישהו אחר יגיע!

מה המדע אומר

המדע יודע מדוע אנו אוהבים לבצע מספר משימות בו זמנית.

למה זה נחמד

המוח שלנו מטעה אותנו! כי הוא אוהב כשאנחנו כביכול עסוקים עד הגרון. מחקר כי ריבוי משימות מוביל לשחרור דופמין, הורמון האושר. צריך לתגמל אותנו על עבודה קשה!

דעתנו, כמו מגפים, מוסחת בקלות על ידי כל דבר חדש, בהיר ומבריק. והחלק במוח שאחראי על הריכוז סובל מזה הכי הרבה.

מוקדי ההנאה מופעלים כאשר אנו עוברים בין משימות. צריך רק להסתכל על מכתב חדש בתיבת הדואר הנכנס, התראה ברשת החברתית - מנה קטנה של הורמון העונג נכנסת מיד למחזור הדם. כמובן, קל להסיח את דעתו בתנאים כאלה.

למה זה רע

כי זה מעורר מתח. ריבוי משימות הוכח כגורם לייצור מוגבר של חומר אחר, קורטיזול, הורמון לחץ שמשפיע על כל דבר, החל מביצועים נפשיים ועד לצפיפות שרירים. אם דעתך מוסחת לעתים קרובות, תוכל להיפרד מקוביות העיתונות שהרווחתם קשה. לא אוהב את הפרספקטיבה? אתה לא יכול לענות על כל ההודעות האלה, זה הכל?

לא, זה לא מספיק. מדענים אומרים שעצם היכולת לבצע ריבוי משימות מפריעה לעשות דברים ומורידה את מנת המשכל בכ-10 נקודות. אתה יודע שיש לך מיילים שלא נקראו, מה שאומר שהפרודוקטיביות שלך כבר ירדה.

כדי להבין את גודל ההשלכות, שקול רק דוגמה אחת. ידוע שתרופות צמחיות מפחיתות את יכולת החשיבה. ובכן, ההשפעה השלילית של ריבוי משימות על התפקוד הקוגניטיבי של המוח חזקה עוד יותר.

קיסר יכול, אז אני יכול

אם אתה כל הזמן עובד, עובר מפעילות אחת לאחרת, אתה יכול לפתח הרגל ולהפוך למומחה בריבוי משימות. ולמד כיצד לסנן מיד את כל המידע כדי להפוך לגאון פרודוקטיבי. איזו משתי ההיגדים נכונה?

אף אחד. חוקרים אומרים ש"משתמשים מרובי אתרים" מכוונים הרבה פחות בזרימת המידע ואינם יכולים להפריד במהירות בין מידע חשוב לאשפה. יש כמה דוגמאות בודדות של אנשים שיכולים לעשות הכל בבת אחת, אבל אלה הם החריגים, לא הכלל.

מה שהכי מסיח את דעתנו

מה לרוב גורם לנו להתנתק מהעבודה?

עבורי, הרוע הגדול ביותר הוא הזרם האינסופי של מכתבים חדשים. אני חושב שהרבה אנשים מתמודדים עם זה. חברים ועמיתים מתלוננים גם על הודעות נכנסות. אנו מאמינים שעלינו לענות על כל המכתבים, אך אם נעשה זאת, לא יישאר זמן לשום דבר אחר.

הודעות משובצות כל כך חזק בזרימת העבודה, עד שרבים מקובעים בכך שאין הודעות שלא נקראו בתיבת הדואר הנכנס. וכשהמונה מראה אפס, זה מרגיש כאילו מצאנו את הגביע הקדוש של העולם הדיגיטלי.

לא משנה כמה הודעות חדשות יש בתיבת הדואר, הן מפריעות לנו. וזה למה:

1. צפויה מאיתנו תגובה מיידית

לוקח זמן לכתוב ולשלוח תגובה. אתה לא חייב לענות בשנייה זו, אתה בהחלט יכול לדחות את המכתב לרגע שבו אתה מוכן להתמודד איתו.

אנחנו תמיד בהישג יד. מחוץ למשרד? אז מה, אתה יכול לבדוק את הדואר שלך באמצעות הטלפון החכם או הטאבלט שלך. מה יכול להפריע?

ציפיות הציבור מכתיבות מה עלינו לענות. אנחנו לא רוצים להרגיז את השולח. אני משתמש בתוסף דואר שמאפשר לי לראות מתי הנמענים פותחים את ההודעות שלי. ולמרות שאני מתנגד לתגובה מיידית במייל, קשה להיפטר מהמטרד כשמישהו קורא מייל אבל לא ממהר להגיב.

2. כל אחד יכול לכתוב

לא סביר שתשלח מכתב בדואר רגיל לאדם שאינך מכיר.

אבל הגישה שלנו למיילים שונה. אנו לא מהססים לברר את האימייל של מישהו בכל דרך שהיא. כשאנחנו מקבלים את זה, עונת הציד יכולה להיחשב פתוחה. הודעות אימייל הן כל כך לא אישיות שאנחנו יכולים לשלוח מאות מיילים לזרים מוחלטים.

הקופסאות מלאות בהודעות קרות. אנו מבזבזים דקות יקרות בניסיון לסנן אותם על ידי שליחתם לארכיון ולפח. מה שהכי מתסכל אותי זה שאנשים ששולחים ניוזלטרים כאלה כמעט ולא מקבלים עליהם תגובה. זה לא הגיוני לשלוח מכתבים עם שמץ של התאמה אישית, אנשים גם מוחקים אותם מבלי לקרוא אותם.

3. מכתבים מאלצים אותך לקבל החלטות מיידיות

בזמן שאנחנו מדשדשים באותיות, אנחנו צריכים לקבל החלטות רבות, והתהליך הזה מלחיץ מאוד את המוח. זורקים את כל כוחנו לשינוי מתמיד של אובייקטים של תשומת לב, אנו מוציאים אנרגיה ודלק על העבודה התזזיתית של המוח, ואז אנו מרגישים עייפים ומותשים.

אפילו אפליקציות ניהול האימייל הפופולריות שתוכננו כך שלא תבזבזו זמן בניתוח הדואר שלכם לא מבטלות את הצורך להחליט כל הזמן: לענות כבר עכשיו או לדחות למחר?

איך להפסיק לבזבז זמן ולהיות פרודוקטיבי יותר

אם אתה מצפה ממני לעצה אוניברסלית שתפתור מיד את כל הבעיות, אז אני חייב לאכזב אותך. אין פתרון מוכן, אבל יש טקטיקות שצריך לבצע כדי למנוע ריבוי משימות ולהיות פרודוקטיבי יותר.

1. תכננו דברים בערב

לא פתחתי לך את אמריקה, אבל השיטה הזו עובדת. השקעת עשר דקות בערב בכתיבת רשימה של משימות מפתח ליום המחרת עוזרת לך להישאר ממוקד בעבודה.

רשום את הדברים שאתה צריך להשלים מחר, והתחיל לבדוק את הדואר וההודעות שלך רק לאחר שתסיים את כל הפריטים ברשימה.

2. השתמשו בטכניקת ניהול זמן "עגבניות"

אני משתמש בו בעצמי, אני מאוד מרוצה ממנו.זוהי טכניקת ניהול זמן של פרנצ'סקו צ'ירילו האיטלקי בסוף שנות ה-80.

חלקו את יום העבודה שלכם למספר תקופות של 25 דקות של עבודה אינטנסיבית ומאומצת, עם חמש דקות מנוחה ביניהן. השיטה מבוססת על ההשערה שהפסקות תכופות מעוררות פעילות נפשית.

אני משתמש בנתחים של 25 דקות כדי להתמודד עם המשימות העיקריות שנקבעו בערב. ובהפסקות אני עובר לניתוח דואר ובדיקת הודעות.

אני ממליץ בחום לתת לטכניקה זו אור ירוק. אתה יכול אפילו לקנות טיימר מצחיק בצורת עגבנייה כדי למדוד את תקופות הפעילות והמנוחה שלך.

3. הקדישו זמן מיוחד לדואר בלוח הזמנים

אני עצמי משתמש בשיטות אחרות, אבל מומחים רבים ממליצים לכלול בלוח הזמנים זמן נפרד למיון התכתבויות.

הדגש שורה ביומן שלך כדי להקדיש חלק מהיום לקריאת מיילים, מענה לציוצים והודעות, ולפתוח דואר רק בזמן זה. כבה התראות בסמארטפון ובדפדפן כדי לעמוד בכלל זה, גם אם אתה חושש לפספס בטעות מייל דחוף.

תוצאות

אין את מי להאשים בעובדה שאנחנו צריכים לעשות כל כך הרבה דברים במקביל. לאלץ את עצמך להתעלם מהודעות נכנסות ולהפסיק לקפוץ ממשימה אחת לאחרת זו משימה לא פשוטה.

כל הודעה שאנו שולחים עוזרת לך לאכול את הורמוני האושר בכפית ונותנת לך תחושת סיפוק כשנראה שאנחנו כל כך מאורגנים ואחראים. האמת היא אחרת: אנחנו פשוט מוסחים מהעניין החשוב.

קשה מאוד לעצור את זה. אבל אני אוהב להתרכז רק בעבודה. נסה אחת מהשיטות שהמלצתי והשווה את הפרודוקטיביות שלך לפני ואחרי.

P. S. אתה יכול להאזין למוזיקה

אל תדאג, אתה לא צריך לסגור את iTunes! חלקים במוח אחראים להאזנה למוזיקה, הפעילות שלהם לא מצטלבת עם העבודה שלך, מה שאומר שהיא לא מפחיתה את התפוקה.

מה אתה עושה כדי לא להסיח את דעתך בזוטות?