5 טיפים שיעזרו לארגן את יום העבודה שלך

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

טריקים פשוטים שיחסכו אותך אם כל הזמן אין לך מספיק זמן לכלום.

1. תעדוף

ישנה דרך מאוד פשוטה אך יעילה לסווג את העניינים שלך לפי דחיפות וחשיבות. זהו מעגל שנקרא מטריצת אייזנהאואר. הוא הומצא על ידי דווייט ד. אייזנהאואר, נשיא אמריקאי, גנרל צבא ארה ב ופשוט אדם פרודוקטיבי מאוד.

יש לי שני סוגים של דברים: דחוף וחשוב. דברים חשובים הם לעתים רחוקות דחופים, ודחופים הם לעתים רחוקות חשובים.

דווייט ד' אייזנהאואר

למטריקס של אייזנהאואר יש ארבעה חלקים. הציר האופקי מראה את דחיפות המקרה, והציר האנכי מראה את החשיבות. המטריצה מאפשרת לך לארגן בקלות את כל המשימות שלך בקטגוריות: "לא דחוף ולא חשוב", "דחוף אבל לא חשוב", "חשוב ולא דחוף", או "דחוף וחשוב".

נסו לתעדף את מטריקס אייזנהאואר ותתפלאו כמה זמן אתם מבזבזים על דברים דחופים אך לא חשובים במיוחד. למשל, אינסוף הודעות מעמיתים או שיחות טלפון שרק מסיטות את דעתך ממשימות דחופות.

פנו זמן לדברים הנכונים. אם יש משהו חשוב ודחוף, עשה זאת מיד. תכננו משימות חשובות אך לא דחופות, העריכו את הזמן המשוער לסיומן והחליטו מתי תעשו זאת. ניתן להאציל עניינים לא חשובים אך דחופים למישהו אחר. דחה משימות לא דחופות וחסרות חשיבות למועד מאוחר יותר או סרב להן לחלוטין.

2. פנו זמן לעבודה עמוקה

איש ההון סיכון סם אלטמן אמר פעם, "הסחת דעת דיגיטלית היא אחת הבעיות הפסיכולוגיות הגדולות של זמננו". רק תחשוב: אנחנו בודקים את הסמארטפונים שלנו בממוצע 50 פעמים ביום. ולפי המדען והסופר קאל ניופורט, הדבר פוגע משמעותית ביכולת שלנו לחשוב בבהירות ולהיות יצירתיים.

ב"לעבוד עם הראש. דפוסי הצלחה של מומחה IT "הוא מציג את המושג "עבודה עמוקה". סוג זה של עבודה מרמז על ריכוז מוחלט והתעמקות במשימה ספציפית. ללא הסחות דעת - מקסימום מאמץ וריכוז. רק כך תוכלו לבצע משימות קשות באמת ברמת האיכות המתאימה.

ניופורט מצטט את הטקטיקות שבהן השתמש עמיתו, פרופסור אדם גרנט מאוניברסיטת פנסילבניה. את סמסטר הסתיו הוא מקדיש להוראה, ואת האביב והקיץ למחקר, ולעולם לא מערבב בין השניים. במהלך מחקר אינטנסיבי, הפרופסור חושף את עצמו לבידוד מוחלט כדי שהסטודנטים לא יפריעו לו.

סביר להניח שאין לכם הזדמנות ללכת באותה דרך ולהסתתר ממקורות גירוי למשך מספר חודשים. אל תתייאשו: אינכם צריכים לשקוע ב"עבודה עמוקה" במשך סמסטר שלם. Newport צור לוח זמנים משלך בהתבסס על ההעדפה האישית שלך.

החליטו באיזו שעה אתם מרגישים הכי נמרצים וערניים, ועשו את העבודה הכי קשה בדיוק אז, כבו את הסמארטפון ומסרבו לבדוק אימייל. לדוגמה, ניופורט עצמו מתחיל לעבוד מוקדם בבוקר, אבל אף פעם לא עושה זאת אחרי 17:30.

3. הערכת זמני מפגש

פול גרהם, מייסד שותף של חממת הסטארט-אפים Y Combinator, כי ישנם שני סוגים של לוחות זמנים לעבודה: לוח הזמנים של "מנהל" ולוח הזמנים של "היוצר".

האפשרות הראשונה מיועדת למארגנים ובוסים. לדעתם, זמן העבודה קל לניהול. אתה צריך לחלק את היום למרווחי שעה. וכאשר מופיעה משימה חדשה, אתה פשוט מקדיש לה כמה שעות, ומסמן אותה בארגונית. כך, אם ה"מנהל" צריך לקבוע מועד לפגישה עסקית או סיעור מוחות, הוא מסתכל בלוח השנה שלו, מוצא שעה לא פנויה ואוסף את עמיתיו.

אבל עבור "היוצרים" מפגשים כאלה, גם אלה שתוכננו מראש, הם אסון. הרי אנשים יצירתיים, מתכנתים, סופרים או אמנים, אינם מחלקים את לוח הזמנים שלהם כ"מנהלים". בדרך כלל הם צריכים לנצל לפחות חצי יום כדי לבצע משימות, ובשעה אחת הם רק מתחממים במקרה הטוב. וכאשר בעיצומה של פעילות העבודה שלהם, "היוצרים" צריכים להתנתק וללכת לפגישה עם עמיתים, הם נופלים מהקצב ואז קשה להם מאוד לחזור למשימה.

לוח הזמנים של המנהל ולוח הזמנים של היוצר עובדים מצוין בפני עצמם. אבל כשהם מצטלבים, מתחילות בעיות.

פול גרהם

לכן, אם אתה מנהל, ברר מראש מהכפופים לך מתי עדיף לארגן פגישות משותפות כדי לא להפריע לאנשים מהעבודה ברגעים הכי לא מתאימים.

4. שלטו בצריכת האנרגיה שלכם

טוני שוורץ וג'ים לור בחיים בעוצמה מלאה! טוענים שהמשאב העיקרי לעובד יצרני הוא לא זמן, אלא אנרגיה. אתה יכול להשקיע יום שלם במשימה קשה, אבל אם חסר לך הכוח הפיזי והנפשי, אתה תעמוד בסטגנציה ולא תעשה שום דבר מועיל. אבל כשיש לך מספיק אנרגיה פנימית, אתה יכול להתמודד עם עניין קשה תוך כמה שעות, ולהקדיש את שארית היום למשהו פשוט יותר.

שוורץ ולור מבחינים בארבעה סוגי אנרגיה: פיזית, רגשית, נפשית ורוחנית. ואם אתה מתגעגע לאחד מהם, הפרודוקטיביות שלך תרד.

• אנרגיה גופנית משפיע ישירות על היכולת שלך להגיב לסביבה ולקבל את ההחלטות הנכונות. חוסר במשאב זה קשור לתזונה לקויה, חוסר שינה ועייפות.
• אנרגיה רגשית משפיע על היכולת לנהל נכון את הרגשות שלך במצבי לחץ.
• אנרגיה נפשית מאפשר לך להתמקד במשימה אחת ולא להסיח את דעתך. אדם עם היצע גדול ממנו יכול להתרכז גם במצב מלחיץ, כשכולם מסביבו מנסים להסיח את דעתו.
• אנרגיה רוחנית מאפשר לך לראות את המטרה בפעילויות שלך על מנת לשמור על מוטיבציה. היא מלבה התלהבות, עקשנות ומחויבות.

כדי לשמור על כל ארבעת האינדיקטורים ברמה המתאימה, אכלו נכון, השנו מספיק ותעשו פעילות גופנית (פעילות גופנית מעוררת פעילות מוחית). ולהשתמש בטכניקות פשוטות כדי לחדש אנרגיה.

החיים הם לא מרתון. החיים הם סדרה של ספרינטים.

טוני שוורץ

שיטה טובה לסירוגין בין עבודת טבילה מלאה למנוחה קצרה היא טכניקת Pomodoro, אשר מתאימה באופן מושלם לתפיסה של Cal Newport של Deep Work. העיקרון פשוט: אנו מודדים 25 דקות עם טיימר ועושים משימה אחת חשובה כל הזמן הזה ללא הסחות דעת. לאחר מכן - הפסקה של 5 דקות. במהלך תקופה זו, אנו ממלאים אנרגיה. לאחר מכן אנו חוזרים על המחזור ארבע פעמים נוספות ולוקחים הפסקה ארוכה של 20 דקות.

5. לאכול צפרדעים לארוחת בוקר

זה אי פעם קרה לכולם ככה: אתה נתקל במשימה כלשהי שאתה צריך להשלים, אבל אתה ממש לא רוצה לעשות אותה. אתה מתחיל לדחות את זה, וככל שהמועד מתקרב, זה תלוי עליך יותר ויותר, מסיח את הדעת מדברים אחרים וגורם לך לדאוג שוב.

הסופר הפופולרי בריאן טרייסי מכנה את הבעיות הללו "צפרדעים". והוא ממליץ לא לדחות אותם עד מאוחר יותר, אלא לעשות אותם מוקדם ככל האפשר.

אם תאכלו צפרדע בבוקר, שאר היום מבטיח להיות נפלא, שכן הגרוע ביותר להיום נגמר.

מרק טווין

לאחר שתפטרו ממשימה קשה, תרגישו סיפוק, תקבלו בוסט של אנרגיה חיובית להמשך היום, ותוכלו לעבור לפריטים הבאים ברשימה שלכם במצפון נקי.