איך לשמור רשימות מטלות ולא להיות מוסחת משטויות

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

להיות פרודוקטיבי זה לא קל. אבל אם אתה מכין במיומנות רשימות מטלות, תעזור לעצמך לא להסיח את דעתך ולהיכנס למחשבה הנכונה, בהחלט אפשרי להשלים את רוב המשימות המתוכננות.

להלן שבעה טריקים פשוטים שמומחי עסקים וניהול זמן מייעצים.

1. ערכו רשימת מטלות ליום המחרת בערב

אם בבוקר בעבודה אין לכם מושג מה אתם צריכים לעשות היום, סביר להניח שתבלו את היום בהתיזת עצמכם על עניינים קטנים וחסרי משמעות. נסו להכין רשימת מטלות בערב, ואז למחרת בבוקר תדעו בדיוק מה צריך לעשות.

תכנן זמן משוער לכל משימה כדי להקל על עמידה בלוח הזמנים שלך (ואל תשכח לכלול כמה הפסקות). אתה יכול לסמן את הדברים החשובים ביותר בכוכבית או איכשהו להדגיש אותם.

2. אל תתחיל את היום שלך עם אימייל

אל תסיח את דעתך באימייל בבוקר, עדיף להתחיל מיד את הדבר הראשון ברשימה שלך. והקדישו חצי שעה לניתוח דואר, למשל, בשעה 11:00 ו-15:00. אתה יכול לעשות הרבה יותר בדרך זו.

ואם אתה לא יכול לעזור לענות על כל השיחות והאימיילים שלך מיד, פשוט שים את הטלפון שלך במצב שקט וכבה את ההתראות.

3. התמודדו עם הקשה מיד

הרבה פעמים אנחנו מתחילים את היום במשימות קטנות, דוחים את הדבר החשוב ביותר למועד מאוחר יותר, אבל ככה אנחנו רק מותחים את הציפייה הלא נעימה ומגבירים את הלחץ. עדיף לקחת על עצמך את הדברים שלא בא לך לעשות מיד וליהנות מהגאווה כשתסיים. שאר העסקים ילכו עכשיו כמו שעון.

4. חסכו זמן בפגישות

אם יש לך הזדמנות, הקדיש מספיק זמן לפגישות כדי שיהיה לך זמן לדון בהכל. הזמינו רק את מי שבאמת צריך להשתתף.

אל תבזבז זמן על הסברים מילוליים. עדיף לספק מידע בכתב. אם כולם היו כותבים מראש את המידע הבסיסי, הפגישות עצמן היו מושקעות רק בקבלת החלטות ולא היו לוקחות כל כך הרבה זמן.

5. עודד את עצמך

כאשר אנו מפקפקים בעצמנו, אנו מתחילים להימנע מקשיים. אז נסה לעודד את עצמך ולסמוך על כך שאתה יכול להתמודד עם הכל. חשבו על הפעם האחרונה שבה סיימתם בהצלחה פרויקט מורכב. זה יקל עליך להתחיל ולא תרצה עוד להתמהמה.

6. קחו הפסקות

כמובן שכולנו רוצים שיום העבודה שלנו יהיה פרודוקטיבי ככל האפשר, ולפעמים אנחנו אפילו מתביישים לעשות הפסקות. עם זאת, יש צורך בהפסקות קצרות. הם יעזרו לך לאתחל את המוח שלך ולצבור כוח, כמו גם לעשות יותר כשתחזור לעבודה.

כדי לא לשכוח את ההפסקות נסו את שיטת פומודורו הידועה (אנחנו עובדים 25 דקות, נחים 5 דקות). או כל שיטה אחרת. העיקר להתמיד בזה כל הזמן. הרחבות שחוסמות גישה לאתרים מסוימים כמו פייסבוק ו-VKontakte יעזרו גם כן.

7. לזרוק את רשימת המטלות בסוף היום

אם לא עשית את כל מה שתכננת להיום, אל תשאיר את הרשימה הלא גמורה הזו למחר. זה רק יוריד את המורל שלך. לזרוק רשימה כזו ולעשות רשימה חדשה, שבה אתה כולל עסק לא גמור להיום ופריטים חדשים.